آموزش برنامه و دانلود نرم افزار

تعریف انواع داده ها

در درس پيش مبحث طراحي جدول را آغاز كرديم و پنجره Design View آشنا شديدو توانستيم اقدام به ايجاد جداول جديد كنيم ولي يكي از مباحث مهم در طراحي جدول را ذكر نكرديم و قول آن را به جلسه بعد داديم و آن مبحث كه در اين درس به طور مفصل توضيح داده خواهد شد نوع داده هاي فيلدها مي باشد.
اگر به ياد داشته باشيد در پنجره Design View ما براي تعريف كردن فيلدها از سه ستون Field Name و Data Type و Description استفاده مي كرديم و همچنين گفته شد كه Field Name براي شرح نام فيلد و Description براي توضيح فيلد براي استفاده هاي بعدي مي باشد. اما نكته اي كه اينجا قابل ذكر مي باشد ستون Data Type مي باشد كه نوع داده هاي هر فيلد را مشخص مي كند مثلا داده هاي از نوع متن, عدد, تاريخ و غيره كه تمامي موارد در زير به طور كامل شرح داده خواهند شد.

تعريف انواع داده ها:

هر داده اي نوع خاصي دارد. هرفيلد جدول, داده هايي از يك نوع خاص را مي تواند در خود جاي دهد.مثلا براي فيلدي با اسم "نام كارگر" بايد داده هايي از نوع متن تعريف شود تا تمامي ركوردهاي ثبت شده در اين فيلد داراي يك نوع داده و آن هم از نوع متن باشند.لذا هرگاه جدولي طراحي مي كنيم بايد نوع داده هر فيلد را از فهرست پايين جهنده ستون Data Type انتخاب كنيم.(براي نمايش فهرست ستون Data Type كافي است بر روي فلش موجود در اين ستون كليك كنيم تا فهرستي از نوع تمامي داده هايي كه مي شود در اكسس ثبت كرد براي ما نشان داده شود)
توجه: هنگامي كه موردي را از فهرست بازشونده Data Type انتخاب مي كنيم اكسس فهرستي از اطلاعات را در بخش زيرين پنجره نمايش مي دهد كه به آنها Field Properties (يا خصوصيات فيلد) گفته مي شود. مثلا وقتي ما فيلدي از نوع Text (متن) را از ستون بازشونده انتخاب مي كنيم. در زير همين پنجره خصوصيات فيلد مربوط به متن براي ما نشان داده مي شود. اين خصوصيات عنوان درس بعدي ما مي باشد كه به طور مفصل شرح داده هاي خواهد شد كه در اين قسمت ما تنظيمات جالب توجه اي داريم.
حال در زير به تشريح تمامي انواع داده ها مي پردازيم:

داده از نوع Text(متن):

از داده نوع Text در فيلدهايي كه حروف, واژه ها, اسامي و عبارات را نگه مي دارد استفاده مي شود. لازم نيست كه محتواي فيلد متن فقط متون الفبايي باشد بلكه مي تواند اعداد و علايم خاص نيز باشد. ولي توجه كنيد كه براي اعدادي كه در محاسبات از آنها استفاده مي كنيد, از فيلد نوع متن استفاده نكنيد. فيلد متن براي داده هاي مناسب است كه مي خواهيد آنها را نگهداريد و نه آنهايي كه قصد انجام محاسبه بر روي آنها را داشته و يا به عنوان تاريخ و زمان بكار ببريد.مثلا داده هاي با عنوان "نام" بايد در اين نوع فيلد ذخيره شوند.
توجه: از فيلد متني براي داده هاي با طول حداكثر 255 كاراكتر استفاده كنيد. اگر طول داده بيش از اين مقدار است, از داده نوع Memo استفاده كنيد. همچنين دقت كنيد كه براي كنترل طول فيلد متني, از خصوصيات فيلد استفاده كنيد(در درس بعدي شرح داده خواهد شد) مثلا مي توانيد از اكسس بخواهيد تا در هز ركورد فيلد متني, تا 255 حرف را نگهدارد.
آدرس و شماره تامين اجتماعي مثالهاي كاملي از داده هاي متني هستند كه از اعداد و علايم خاص (مانند تيره و ويرگول) تشكيل مي شوند.

داده از نوع Memo (يادداشت):

از داده نوع Memo براي فيلدهايي استفاده مي شود كه تا 64000 كاراكتر (شامل حروف, اعداد و كاركترهاي خاص) طول دارند.تعيين طول فيلدهاي Memo ضروري نيست چون اكسس فقط به همان مقدار كه لازم است براي آنها جا تعيين مي كند. در واقع جدولهايي كه فيلد Memo دارند, ركوردهايي با طول متغير دارند, چون طول فيلد Memo در هر ركورد, با ركوردهاي ديگر فرق دارد. مثال براي اين نوع فيلد, فيلدي به نام "توضيحات" مي تواند باشد.
توجه كنيد كه اگر بخواهيد متون شكل بندي شده اي مانند متون واژه پردازي شده در Word را در اكسس نگه داري كنيد بايد از داده هاي نوع OLE استفاده كنيد نه داده هاي نوع Memo.

داده از نوع Number (عدد):

هر داده اي از جدول را كه بخواهيد در محاسبات بكار ببريد, از نوع Number تعريف كنيد. داده از نوع Number براي تمامي ارقام, بجز مقادير پولي و ارقام با دقت زياد كه در محاسبات علمي بكار ميرود مناسب است.(توجه كنيد كه از داده نوع Currency (ارز) براي ارقام پولي و دقت بالا استفاده مي شود). اكسس در ارقام با دقت بالا زياد دقيق نيست مگر اينكه از داده نوع Currency استفاده كنيد.مثال براي داده هاي نوع Number مي تواند مثلا شماره كدپستي يا شماره كارگري باشد.

داده از نوع Data/Time (زمان/تاريخ):

داده هاي از نوع تاريخ و زمان را در فيلدهايي كه نوع آنها Data/Time است نگهداريد. از اين نوع داده در فيلدهايي مانند تاريخ استخدام و زمان ملاقاتها استفاده مي شود. وقتي فيلدهاي تاريخ و زمان را از نوع Data/Time تعيين مي كنيد, اكسس به شما امكان مرتب كردن آنها را بر اساس تاريخ و زمان مي دهد. مثلا مي توانيد گزارشي از تمامي كرامنداني كه تاريخ شروع به كار آنها اول مهرماه 1377 بوده است و يا فهرستي از تمامي حسابهايي كه بيش از 60 روز به سررسيد آنها مانده را چاپ كنيد.

فيلد داده از نوع Currency (ارز):

از اين نوع داده ها براي نگهداري مقادير پولي يا ارزي استفاده مي شود. داده از نوع Currency, كاربر را مطمئن مي سازد كه مقادير پولي/ارزي كه در محاسبات بكار مي روند به درستي گرد شده اند.(ولي يك مشكل كوچك در اكسس 2000 در اين نوع فيلد براي ثبت نتايج به ريال وجود دارد) اكسس تمامي مقادير پولي/ارزي را با 15 رقم در سمت چپ و چهار رقم در سمت راست نقطه اعشار(مميز كسري) نگه مي دارد, لذا مي توانيد اعداد با دقت بالا را در فيلدهاي پولي نگه داريد. از مثالهاي بارز اين نوع فيلد مقدار حقوق كارمند را مي توان ذكر كرد.

فيلد داده از نوع Auto Number (عدد خودكار):

وقتي كه فيلدي را را از نوع داده Auto number تعريف مي كنيد, با هر ركوردي كه به جدول اضافه شود اكسس بطور خودكار عددي را در اين فيلد نگه مي دارد.سه نوع ارقامي كه اكسس در فيلد عدد خودكار نگه مي دارد, عبارتند از:
----------------
اعداد متوالي: هنگامي كه ركورد جدي را به جدول اضافه مي كنيد, اكسس رقمي متوالي را تخصيص مي دهد كه از 1 شروع مي شود. مقادير متوالي Auto Number معمولا براي كليد اصلي جدول بكار برده مي شوند.
اعداد تصادفي: اكسس در ركورد جديد به اين فيلد, عددي منحصر به فرد و تصادفي را اختصاص مي دهد. اعداد شناسائي انعكاسي: اكسس مقدار منحصر به فردي را به اين فيلد تخصيص مي دهد كه پايگاه داده هاي تكرار شونده را با يكديگر هماهنگ مي كند.
----------------
فيلد داده از نوع Yes/No (بلي/خير):

فيلدي كه از نوع Yes/No تعريف مي شود به ازاي Yes عدد 1- و به ازاي No عدد 0 را دارا مي شود. با استفاده از بخش Filed Properties در پنجره مذكور مي توانيد بسته به دليل استفاده از فيلد, يكي از سه حالت Yes/No, True/False (درست يا غلط) يا On/Off (روشن و خاموش) را به كار ببريد. از موارد استفاده از اين نوع داده مي توان به متاهل بودن اشاره كرد كه مي تواند يا بله يا خير را دربرگيرد.

فيلد داده از نوع شي OLE:

OLE مخفف Object Linking and Embedding (اتصال و نشاندن شي) است. اگر برنامه ديگري تحت ويندوز از OLE پشتيباني كند يعني بتواند شي قابل انتقال به برنامه ديگري را ايجاد كند آنگاه فيلد شي OLE در اكسس نيز قادر خواهد بود تا آن داده را در خود نگه دارد. فيلدهاي OLE براي نگهداري اشيايي از قبيل عكس, تصاوير ويديوئي و صدا مناسب است. (همانطور كه ملاحظه مي كنيد, پايگاه داده اكسس علاوه بر داده هاي عددي و متني مي تواند انواع متنوع ديگري از داده ها را نيز نگه دارد.)
وقتي كه فيلدي از نوع OLE را در جدول قرار مي دهيد, مي توانيد علاوه بر مثلا اطلاعات مربوط به اقلام موجودي, تصوير آن را نيز به شكل يك شي OLE در درون فيلد OLE قرار دهد. به اين ترتيب هنگامي كه ركورد را نمايش مي دهيد, اكسس داده هاي ركورد را همراه با تصوير نمايش مي دهد.
براي نگهداري فيلدهاي از نوع OLE در پايگاه داده اكسس به نرم افزاهاي كمكي از قبيل برنامه هاي گرافيكي و يا صفه گسترده نياز داريد.

داده از نوع Hyperlink (ابرمتن):

اين نوع فيلد براي نگهداري ابرمتنها بكار مي روند. اگر تا حالا تجربه كار كردن با برنامه هاي طراحي صفحات وب يا كاركردن با كدهاي HTML را داشته باشيد منظور از ابرمتنها را به خوبي مي دانيد. ابرمتنها در واقع لينكهاي اينترنتي هستند كه ما را به صفحات مختلف در اينترنت هدايت مي كنند مثلا ما اگر لينكي به صورت http://www.yahoo.com داشته باشيم و برروي آن كليك كنيد ما را به صفحه ياهو خواهد برد و در واقع اين نوع فيلد از انواع فيلدهايي است كه به ندرت مجبور به استفاده از آن مي شويم. عملكرد آنها درست مانند فيلو از نوع متن مي باشد با اين تفاوت كه در اينجا هر متني را كه براي نگهداري تايپ كنيم در واقع آن لينكي از به يك صفحه اينترنتي.
از موارد استفاده از اين فيلد مي توان به نگهداري آدرسهاي اينترنتي مرتبط با شركت اشاره كرد.

داده از نوع Lookup Wizard (جادوگر جستجوگر):

هنگامي كه فيلدي از نوع Lookup Wizard ايجاد مي كنيد, اكسس با بكار گرفتن جادوگري به آن امكان مي دهد تا بجاي يك مقدار, فهرستي از مقادير را نگهدارد. اين فيلد مي تواند فهرستي از مقادير را از يك جدول يا بازجست و يا فهرستي از مقادير ثابتي كه در هنگام ايجاد فيلد تعريف كرده ايد,( براي فهرستهايي كه مقادير ثابتي دارند) باشد.
فرض كنيد كه شركتي به پنج كشور كالا مي فروشد. هنگام طراحي پايگاه داده مي توانيد با بكار انداختن Lookup Wizard, فهرست ثابتي از اسامي كشورها بسازيد كه در هنگام ورود داده ها به جدول, ظاهر شود.
هنگام كه كاربر بخواهد كشوري را انتخاب كند به جاي تايپ نام كشور براي هر ركورد فقط بايد از فهرست ثابت انتخاب كند.
حال شما قادر به شناسايي انواع داده هاي موجود در اكسس مي باشيد و با نوع عملكرد آنها آشنا هستيد و تا حدودي قار به ايجاد جدول هستيد ولي يك نكته در اينجا باقي مانده و آن خصوصيت انواع فيلدها مي باشد كه موضوع درس آينده ما را تشكيل مي دهد كه موضوعي جالب مي باشد .

خصوصیات فیلدها

اگر به خاطر داشته باشيد در دروس قبلي شروع به طراحي پايگاه داده هاي خود كرديم و در مورد پنجره Design View كه ما را در طراحي جداول ياري مي كند به طور مفصل صحبت شد. همچنين در درس قبل در مورد انواع داده هايي كه از طرف اكسس پشتيباني مي شود و شما مي توانيد از آنها در ايجاد جداول خود كمك بگيريد بحث كرديم. حال كه ما با انواع داده ها آشنا شديم وقت آن رسيده است كه به تنظيم خصوصيات اين داده ها بپردازيم و اين همان موضوعي است كه در اين درس به آن پرداخته شده است.

تعريف خواص فيلد:

به محض آنكه شما نوع داده را از ليست قسمت Data Type انتخاب كرديد در پايين همان پنجره قسمتي كه به Field Properties مشهور است در پايين گوشه چپ نمايان مي شود كه در اين پنجره كوچك كه داراي دو شاخص General و Lookup مي باشد ما اقدام به تنظيم خواص فيلد مي كنيم. بسياري از فيلدهاي خواص فيلد, اختياري است. برخي از فيلدها به هيچ فيلد خاصه اي نياز ندارند حال آنكه برخي ديگر از فيلدها به چندين فيلد خاصه نياز دارند. شما مي توانيد در شكل 101 در زير پنجره خواص فيلد براي يك فيلد متني را مشاهده كنيد.
هر فيلدي كه داراي نوع خاصي است همچنين داراي خصوصيات مربوط به خود مي باشد كه با خصوصيات ديگر فيلدها متفاوت مي باشدمثلا در شكل بالا ما از ليست باز شده Text را كه فيلد متني ايجاد مي كند را انتخاب كرديم اگر به جاي آن يك نوع ديگر فيلد مانند Number (اعداد) را انتخاب مي كرديم خصوصيات فيلد ما كه در پايين پنجره مشخص است متفاوت از اين شكل مي شد يعني فيلد متني خصوصيات مربوط به خود را دارد و فيلد اعداد خصوصيات متمايز از فيلد متني اين موضوع در مورد انواع ديگر داده نيز صدق مي كند. همانطور كه براي فيلد خود نوع داده اي را انتخاب كرديم مانند Text بايد براي آن خصوصيات مخصوص به خود را نيز ذكر كنيم. براي اين كار مي توانيم بر روي كادرهاي موجود در قسمت خصوصيات فيلد كليك كرده و مقدار مورد نظر خود را در آنها وارد كنيم كه در طول اين درس ما با نحوه عملكرد كادرهاي خصوصيات فيلد آشنا خواهيم شد.
بخش Field properties (خصوصيات فيلد) خاصه هايي از قبيل اندازه فيلد, شكل نمايش و تعداد اعشار را مشخص مي كند. هر نوع فيلد داده, مجموعه فيلدهاي خاصه خودش را دارد. در زير به ترتيب به معرفي خاصه هاي مختلف هريك از انواع داده مي پردازيم.

خواص فيلد متني:

در زير هر يك از مقادير خاصه هاي فيلد از نوع Text را تشريح كرده ام:
--------------->
Field Size(اندازه فيلد): حداكثر طول داده اي را كه در فيلد قابل نگهداري است تعيين مي كند مثلا اگر ما بخواهيم كه كاربر در فيلد نام بيش از 15 كاراكتر قرار ندهد مي توانيم با تنظيم اين خصوصيت روي 15 بيش از اين مقدار را قبول نكنيم.
Format(شكل): شكلي را كه اكسس براي نمايش داده فيلد بكار مي برد تعيين مي كند. مثلا ما مي توانيم در اين قسمت تعيين كنيم كه حرف اول فيلد ما به صورت بزرگ نشان داده شود.
Input Mask(قالب ورودي): نحوه ورود داده به فيلد را تعيين مي كنيم مثلا اگر ما كد كارگري به شكل 2225-2 داشته باشيم مي توانيم تعيين كنيم كه كاربر به هنگام وارد كردن كد در اين قسمت حتما بايد در دومين كاراكتر خط فاصله قرار دهد.
Caption(عنوان): پيامي است كه در هنگام انتخاب فيلد در حالت نمايش Datasheet در ميله وضعيت نمايش داده مي شود.
Value Default(مقدار پيش فرض):مقداري است كه كاربر همواره در فيلد مشاهده مي كند مگر آنكه آن را تغيير دهد مثلا در فيلد جنسيت مي توان نام مرد را همواره براي كاربر نشان داد و اگر كاربر مايل باشد مي تواند آن را تغيير دهد و يا آنرا به صورت پيش فرض قبول كند.
Validation Rule(قاعده مقبوليت): مقاديري كه كاربر در فيلد وارد مي كند را محدود مي سازد (در اين مورد در دروس آتي بيشتر صحبت مي كنيم)
Validation text(متن مقبوليت):پيام خطايي است كه در صورتيكه كاربر اقدام به ورود مقداري كند كه قاعده مقبوليت را نقض كند نمايش داده مي شود.
Required(ضرورت):مشخص مي كند كه آيا كاربر مي تواند در هنگام ورود داده در جدول اين فيلد را خالي رد كند يا حتما بايد مقداري در آن وارد كند مثلا اگر كاربر فيلد كه كليد اصلي مي باشد خالي رد كند برنامه با مشكل روبرو مي شود.
Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر): مشخص مي كند كه آيا متني با طول صفر در فيلد قابل قبول است يا نه.
Indexed(نياز به ايجاد انديكس):مشخص مي كند كه آيا فيلد به انديكس نياز دارد يا نه. فيلد انديكس مرتب كردن و جستجو را تسريع مي كند.
Unicode Compression(فشرده سازي يونيكد): در اين قسمت تعيين مي كنيم كه مايليم فيلد ما با استفاده از سيستم Unicode فشرده سازي شود كه اين گزينه براي قابليت فارسي نويسي در اكسس مفيد مي باشد.(در مورد سيستم Unicode مي توانيد به دروس HTML در همين سايت مراجعه كنيد).
---------------
توجه: هنگامي كه خاصه اندازه فيلد را معين مي كنيد, آنرا بزرگتر از آنچه واقعا نياز داريد قرار ندهيد. اكسس فضاي تخصيص يافته را بر مبناي اين مقدار تعيين مي كند, صرفنظر از اينكه طول به كار گرفته شود يا خير. در صورت بزرگتر گرفتن آن , فضاي ديسك بيهوده اشغال مي شود.
فيلدهاي Format(شكل) و Input Mask(قالب ورودي) پيچيده ترين خاصه هاي هر فيلد هستند. به عبارت ديگر, هنگامي كه نحوه نمايش و ورود داده با استفاده از اين خاصه ها را ياد مي گيريد چنان است كه گويي زبان جديدي را فرامي گيريد. اينكه اكسس چگونه داده هاي وارد شده در فيلد را نمايش دهد, توسط فيلد خاصه Format تعيين مي شود و خاصه Input Mask چگونگي ورود داده در فيلد را تعيين مي كند.
در زير مقاديري را كه شما مي توانيد در فيلد خصوصيت شكل Format وارد كنيد تشريح شده اند كه به وسيله آنها مي توانيد نحوه نمايش داده ها را تعيين كنيد:
--------------->
! : برخلاف پيش فرض تراز از سمت راست, داده هاي درون فيلد را تراز به سمت چپ مي كند.
* : در اين مكان از فيلد كاراكتري بايد قرار گيرد.
& : در اين مكان از فيلد وجود كاراكتر دلخواه است. (الزامي نيست)
< : در اين مكان از فيلد كاراكتر به حروف كوچك تبديل مي شود.
> : در اين مكان از فيلد كاراكتر به حروف بزرگتر تبديل مي شود.
\ : بجاي اينكه كاراكتر بعدي را حرفي در نظر گيرد, آنرا بعنوان كد شكل در نظر مي گيرد. (براي نمايش * مفيد است, در غير اينصورت اكسس ستاره به عنوان كاراكتر علامت محل فيلد در نظر مي گيرد.)
--------------
مثال: بنابراين اگر خاصه format فيلدي را &>&&&&& تعيين كنيد و نخستين ركورد جدول بصورت lw3dp2 باشد اكسس آنرا به lw3dP2 تبديل مي كند (كاراكتر > حرف P را به صورت حرف بزرگ P نشان مي دهد).
در زير هم به معرفي مقاديري كه شما مي توانيد در خاصه Input Mask قرار دهيد ذكر شده اند:
------------->
0 : در اين مكان از فيلد عدد بايد باشد.
9 : در اين مكان از فيلد عدد يا فاصله بايد باشد.
# : در اين مكان از فيلد عدد, علامت مثبت, علامت منفي يا فاصله مي تواند قرار گيرد.
1 : در اين مكان از فيلد بايد يك حرف الفبايي باشد.
؟ : در اين مكان از فيلد هر حرف الفبايي به دلخواه مي تواند باشد.
A : در اين مكان از فيلد بايد يك حرف يا يك عدد باشد.
a : در اين مكان از فيلد به دلخواه يك حرف يا عدد مي تواند قرار گيرد.
& : در اين مكان از فيلد بايد يك كاراكتر يا فاصله قرار گيرد.
c : در اين مكان از فيلد يك كاراكتر دلخواه قرار مي گيرد.
> : كاراكتر در اين محل به حرف بزرگ تبديل مي شود.
< : كاراكتر در اين محل به حرف كوچك نبديل مي شود.
! : باعث مي شود تا كاراكترهاي ورودي در فيلد به جاي آنچه از سمت راست شروع شوند, از سمت چپ شروع شوند.
\ : بجاي اينكه كاراكتر بعدي را حرفي در نظر بگيرد آنرا به عنوان كد شكل در نظر مي گيرد (براي نمايش كاراكترهاي مانند * و ! مناسب است.)
--------------
مثال: بنابراين اگر خصوصيت شكل فيلدي را 0000-000(9999) تعريف كنيد اكسس كاربر را مجبور خواهد كرد تا شماره تلفن را به شكل ده رقمي وارد كند.

خواص فيلد Memo:

داده از نوع Memo (يادداشت) مقادير خاصه هاي فيلد زير را نيز داراست, كه تمامي آنها در بالا بخش مربوط به فيلد Text تشريح شدند پس فقط به ذكر آنها بسنده كرده و آنها را توضيح نمي دهيم:
Format (شكل), Caption(عنوان), Default Value(مقدار پيش فرض), Validation Rule(قاعده مقبوليت), Validation Text(متن مقبوليت), Required(لازم بودن), Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر), Unicode Compression(فشرده سازي يونيكد).
به عبارت ديگر اگر فيلدي از نوع Memo داشته باشيد مي توانيد درست مشابه فيلد متن شكل, عنوان و ساير خصوصيات آنرا را تعريف كنيد.

خواص فيلد عددي:

در زير مقادير خاصه هاي فيلد از نوع Number تشريح شده است( به خاطر تكرار نكردن آنچه قبلا ذكر شد آنهايي كه مشابه فيلد از نوع Text مي باشند ذكر نشده اند تا فقط موارد جديد به اطلاع شما برسند):
------------->
Field Size(اندازه فيلد): اگر فيلدي از نوع عدد داشته باشيد و بخواهيم اندازه فيلد را در خصوصيات آنرا تعريف كنيد شما مي توانيد از ليست موجود در اين قسمت يكي را انتخاب كنيد كه هر كدام را عناصر ليست را با نوع كاربرد آنرا ذكر مي كنيم: Byte(براي نگهداري يك عدد كوچك بين 0 تا 255), Integer(يك عدد بزرگتر تا 32767), Long Integer(يك عدد باز هم بزرگتر تا 2/1 ميليون), Single(عدد اعشاري), Double(عدد اعشاري با دقت زياد), Replication ID( يك مقدار عدد شناسائي انعكاسي براي هماهنگ كردن چندين جدول پايگاه داده), Decimal(براي اعدادبر مبناي دسيمال).
Format(شكل): در اين بخش از خصوصيات هم بايد يكي از موارد موجود در ليست را انتخاب كنيد كه به ذكر آنها بسنده مي كنيم: General Number(براي مقادير معمولي), Currency(براي مقادير پولي), Euro(براي مقاديري با واحد پول يورو), Fixed(همواره بايد يك رقم اعشار داشته باشد), Standard(كه در اعداد بزرگ ويرگول نشان مي دهد), Percent(براي نمايش ارقام درصدي همراه با علامت درصد),Scientific(براي نمايش ارقام علمي).
Decimal Places(ارقام اعشار): تعداد ارقام اعشاري كه براي يك مقدار نشان داده مي شود.
-------------
ديگر موارد موجود در خصوصيات فيلد از نوع عدد تكراري بوده و انها را مي توانيد مانند فيلد از نوع متن تنظيم كنيد.
اگر داده اي كه در فيلد وارد مي كنيد بزرگتر از نوع داده انتخابي باشد, اكسس پيام خطايي مبني بر وجود مشكل را نمايش مي دهد.

خواص فيلد تاريخ/زمان:

در زير به تشريح هر يك از مقادير خاصه هاي فيلد تاريخ/زمان مي پردازيم توجه كنيد كه از ذكر موارد تكراري اجتناب شده است.
------------>
Format(شكل): در اين بخش از خصوصيات بايد از ليست موجود يكي را به دلخواه و نحوه عملكرد برنامه انتخاب كنيد: General Data (براي تاريخ به شكل 1382/4/20 و زمان به شكل 3:12:2 عصر ), Long Data(براي نشان داده تاريخ به شكل بلند كه در آن نام ماه ذكر شده است), Medium Data(براي نشان دادن تاريخ به شكل 82-مرداد-20), Short Data(براي نشان دادن تاريخ به شكل معمول و كوچك), Long Time(براي نشان دادن زمان به شكل 3:12:2 عصر ), Medium Time:(براي نشان داده زمان به شكل 3:12 عصر ), Short Time(براي نشان دادن زمان به صورت 3:12).
------------
ديگر موارد و خصوصيات موجود در اين نوع داده مانند داده از نوع Text مي باشد.
توجه: اگر هيچ يك از اشكال دقيقا آنچه لازم داريد نبود, مي توانيد شكل مورد نظر خود را, با كاراكترهاي خاص بسازيد كه اين مبحث يك مبحث طولاني مي باشد در برنامه ما نمي گنجد شما مي تواند براي اينكار از Help بهره بگيريد.

خواص فيلد Currency (ارز/پول):

اين نوع از فيلد در واقع زيرمجموعه اي از داده نوع عدد مي باشد كه خصوصيات آن مانند داده از نوع عدد مي باشد ولي بايد براي ايجاد داده از نوع ارز از قسمت Format مورد Currency انتخاب شود.

خواص فيلد از نوع Auto Number(عدد خودكار):

در زير هر يك از موارد و خصوصيات داده از نوع عدد خودكار شرح داده شده است:
------------>
Fielg Size(اندازه فيلد): اگر مي خواهيد به صورت پيش فرض از اين نوع داده استفاده كنيد از ليت باز شده Long Integer را انتخاب كنيد ولي اگر مي خواهيد از پايگاه داده تكرار شونده استفاده شود بايد Replication ID انتخاب شود.
New Values(مقادير جديد): بايد تعيين كنيد كه اكسس اعدادي را كه در اين فيلد قرار مي دهد از نوع Increment(به صورت افزايشي) يا از نوع Random(به صورت تصادفي) باشد.
Format(شكل): ليست موجود در اين بخش از خصوصيات فيلد درست مانند داده از نوع عدد مي باشد كه مي توانيد مانند آن يكي از مقدارهاي موجود را انتخاب كنيد.)
------------
ديگر خصوصيات موجود در اين نوع داده در بالا ذكر شده كه از تكرار كردن آنها اجتناب مي كنيم.

خواص فيلد Yes/No(بلي/خير):

هر يك از خصوصيات اين فيلد در زير تشريح شده است و طبق معمول از تكرار اجتناب كرده ايم:
----------->
Format(شكل): براي اينكه نحوه نمايش فيلد براي اكسس مشخص شود يكي از حالات Yes/No(بلي يا خير), True/False(درست/غلط), On/Off(روشن/خاموش) را مي توانيد انتخاب كنيد.
-----------

خواص فيلد شي OLE :

خواص موجود در اين نوع از فيلد كه دو مورد مي باشد در قسمتهاي ديگر اين درس ذكر شده كه بسيار ساده و پيش پا افتاده مي باشد.

خواص فيلد از نوع Hyperlink(ابرمتن):

خاصيتهاي موجود براي اين نوع از داده همانند خواص موجود براي داده از نوع Text(متن) مي باشد كه من ضرورتي در تكرار موارد ساده اي مانند اين نمي بينم.

خواص فيلد Lookup Wizard(جادوگر جستجوگر):

داده از نوع Lookwizard جادوگري را به كار مي اندازد كه شما با طي مراحل اين جادوگر و انتخاب جدول و فيلدهاي جدولهايي كه انتخاب كرده ايد و مي خواهيد داده ها از آنها استخراج شده و در مقابل كاربر نشان داده شود خصوصيات متفاوتي را براي شما نمايان مي كند.(توجه كنيد كه براي استفاده از جادوگر جستجو قبلا بايد جدولي داشته باشيد كه داده ها از آن استخراج شده و در اين قسمت قرار داده شود پس اول جدولي حاوي داده هايي كه مي خواهيد در ليست قرار داده شود ايجاد كرده وسپس از جادوگر استفاده كنيد). بعد از طي مراحل جادوگر و ايجاد آن شما مي توانيد بر روي شاخص Lookup موجود در قسمت خصوصيات فيلد كليك كرده تا خصوصيات مربوط به جادوگر طراحي شده براي شما نمايان شود در زير هر يك از اين خصوصيات موجود تشريح شده است:
----------->
Display Control(كنترل نمايش داده شده): اين خاصه مشخص مي كند كه در هنگام دريافت اطلاعات در حالت نمايشي Datasheet چه كنترلي در اين فيلد اعمال شود ليست موجود در اين قسمت حاوي Text Box(جعبه متن), List Box(جعبه ليست شده), Combo Box(جعبه تركيب) مي باشد.
Row Source Type(نوع ماخذ سطر):مشخص كننده جايي است كه داده از آن منشا مي گيرد. گزينه هاي ممكن عبارتند از Table/Query(جدول يا بازجست), Value List( داده هايي كه وارد مي كنيد), Field list(فهرستي از فيلدهاي يك جدول يا جستجو).
Row Source(ماخذ سطر): مي تواند يك جدول يا بازجست يا معمولا يم عبارت SQL باشد. از شنيدن عبارت SQL مضطرب نشويد نمايشش شايد به چشم گيج كننده برسد اما در واقع همان چيزي است كه هنگام ايجاد بازجست آنرا مي سازيد. پس زياد اين قسمت از خصوصيات را دستكاري نكنيد تا با آن بيشتر آشنا شويد.
Bound Column(ستون مقيد): ستوني از List Box يا Combo Box است كه قبلا انتخاب شده است و اين فيلد داده هاي نمايش را از آن برمي دارد.
Column Count(تعداد ستونها): تعداد ستونهاي ماخذ سطري است كه مي خواهيد نمايش داده شود.
Column Heads(عناوين ستونها): تعيين مي كند كه آيا براي ستونها عنواني نيز نمايش داده شود يا نه.
Column width(پهناي ستونها): پهناي هر يك از ستونها را بر حسب سانتيمتر نشان مي دهد كه با ويرگول از هم جدا شده اند.
List Rows(تعداد سطور فهرست): اين خصوصيت همانطور كه از نامش پيدا است تعداد ستونها نمايش داده شده را تعيين مي كند.
List Width(پهناي فهرست): پهناي كلي Combo Box يا List Box را مشخص مي كند.
Limit to list(محدود به فهرست): مشخص مي كند كه آيا كاربر بايد از فهرست انتخاب كند يا اين كه مي تواند مقادير مورد نظرش را نيز وارد كند.
----------
Lookup Wizard قابليتي جالب است, اين قابليت ابزار قدرتمند و سودمندي است. هر چند تا زماني كه قدري با اكسس كار نكنيد از اين فهرستها در جدول استفاده نخواهيد كرد, ليكن هنگامي كه آماده استفاده از آن شديد متوجه خواهيد شد كه كار با آنها ساده است.

خواص جستجو:

در قسمت خصوصيات فيلد سربرگ ديگري به نام Lookup وجود دارد كه آنرا مي توانيد براي بعضي از نوع داده ها تنظيم كنيد نه براي همه و كار با اين سربرگ بسيار ساده و راحت است و تمامي موارد موجود در آن را توضيح داده ايم وشما در كار كردن با آن كه بسيار كم به آن احتياج خواهيد داشت مشكلي نخواهيد داشت.

ذخيره كردن جدول:

در هنگام طراحي جدول حتما به خاطر داشته باشيد كه كليد اصلي را در آن ايجاد كنيد يا به عبارت ديگر بهتر است قبل از هر كاري كليد اصلي را در ابتداي جدول ايجاد كنيد.
اما بعد از اينكه جدول خود را به طور كامل تعريف كرديدبايد آنرا ذخيره كنيد. براي اين كار مي توانيد با زدن علامت ضربدر گوشه سمت راست بالا جدول اقدام به بستن جدول كنيد و هنگام سوال كردن از شما مبني بر ذخيره جدول آنرا تائيد كرده و نامي را كه در نظر داريد به جدول خود اختصاص دهيد. پس از اين كار جدول بسته خواهد شد و نام آنرا مي توانيد در ميان فهرست جداول موجود ببينيد.

حالا شما قادر به طراحي جداول مي باشيد هرچند كه پيچيده باشند و به مرور زمان در اين كار استاد خواهيد شد. حال كه شما مي توانيد اولين شي موجود در پايگاه داده خود را ايجاد كنيد پس اقدام به اينكار كرده و چندين جدول را براي برنامه خود ايجاد كنيد كار زيبا و لذت آوري است. در درس آتي به نحوه وارد كردن داده هاي در جدول ايجاد شده خواهيم پرداخت پس تا درس آتي جداول خود را ايجاد كرده باشيد تا در وارد كردن داده ها دچار مشكل خاصي نشويد.

ورود داده‌ها به جدول

حال كه در سه درس قبلي با طراحي جداول در اكسس آشنا شديد و موفق شديد كه اولين جدول خود را طراحي و در پايگاه داده قرار دهيد موقع آن رسيده است كه از جداول طراحي شده توسط خودتان استفاده كامل را ببريد يعني داده ها خود را براي نگهداري و انجام عمليات در جداول خود وارد كنيد و اين موضوع يعني وارد كردن داده ها در جدول و اصلاحات در آنها موضوع درس اين جلسه مي باشد.
در ادامه اين درس به بررسي راه كارهاي موجود براي وارد كردن اطلاعات در جدول هاي طراحي شده خواهيم پرداخت. شايد ساده ترين و پركاربردترين راه براي ورود داده ها, استفاده از حالت نمايشي Datasheet يا صفحه گسترده باشد.اگر تا به حال تجربه كاركردن با برنامه هايي مانند Microsoft Excel را داشته باشيد حتما تشابه بسيار بين اين برنامه و حالت نمايشي Datasheet خواهيد ديد. با استفاده از حالت نمايشي Datasheet به راحتي مي توانيد مقادير را در سطرها (ركوردها) و ستونهاي (فيلدها) جدول وارد كنيد.در اين حالت نمايشي با ورود مقادير در سطرها و ستونها در واقع ركوردها و فيلدهاي جدول را پر مي كنيد. علاوه بر ورود داده هاي جديد هنگامي كه خطايي در داده وارد شده مشاهده كنيد يا وقتي بخواهيد مقادير را تغيير دهيد با يد داده هاي موجود را اصلاح كنيد. اكسس براي جستجو و اصلاح محتواي جدول ها, در حالت نمايشي Datasheet ابزارهاي اصلاحي متعددي دارد. حالت نمايشي Datasheet علاوه بر ورود و اصلاح داده ها, مي تواند در ميان داده هاي مورد نظر جستجو كند.

مقدمات جهت افزودن داده ها به جدول :

هنگامي كه با استفاده از حالت Design جدولي ايجاد كرديد براي ورود داده ها به آن آمادگي خواهيد داشت. پس اگر جدولي طراحي نكرده ايد يك جدول طراحي كنيد و اگر جدولي از پيش طراحي شده داريد مراحل زير را طي كنيد:
1) از ليست جدولهاي موجود جدولي را كه مي خواهيد داده ها را در آن وارد كنيد انتخاب كنيد, براي اينكار كافي است بر روي نام جدول موردنظر يك بار كليك كنيد.
2)براي باز كردن جدول روي كليد Open كليك كنيد. اكسس جدول را در حالت نمايشي Datasheet نمايش مي دهد. اگر اولين دفعه باشد كه اقدام به وارد كردن داده در جدول موردنظر مي كنيد جدول به صورت خالي ظاهر مي شود ولي اگر داده اي قبلا در آن وارد كرده باشيد داده هاي موجود نيز نشان داده خواهند شد. توجه: اگر قصد داشته باشيد كه تغييري در ساختار جدول ايجاد كنيد بايد بر روي دكمه Design كليك كنيد تا بتوانيد قسمتهاي موردنظر خود را تغيير داده يا فيلدهاي جديد خود را به آن اضافه كنيد( در اين مورد به صورت مفصل قبلا صحبت كرده ايم)
هنگامي كه براي اولين بار حالت نمايشي Datasheet ظاهر مي شود, اكسس نشانگر را در ابتداي نخستين فيلد در نخستين ركورد قرار مي دهد.

ورود داده ها در جدول :

به طور حتم تا حالا متوجه شده ايد كه براي وارد كردن داده ها در جدول به مهارت خاصي نياز نداريد. شروع به وارد كردن نخستين مقدار در جدول كنيد تا اكسس آنرا از شما قبول كند. با استفاده از تمامي كليدهاي صفحه كليد مي توانيد به راحتي داده ها را در جدول وارد كرده و بين فيلدها و ركوردهاي مختلف گشت بزنيد.
توجه: اگر براي فيلدي خصوصيات ويژه اي را تعريف كرده باشيد بايد مطابق با آن عمل كنيد. مثلا اگر طول فيلي را 12 كاراكتر تعيين كرده باشيد, اكسس فقط امكان ورود 12 كاراكتر را به شما خواهد داد. اگر توجه كرده باشيد متوجه مي شويد كه هنگامي كه شما شروع به وارد كردن اولين مقدار در نخستين فيلد ركورد كرديد, اكسس به طور خودكار ركورد خالي بعدي را ايجاد مي كند. بدين ترتيب مي توانيد پس از اتمام ورود داده در اولين ركورد به ركورد بعدي برويد. همچنين اگر دقت كنيد ستاره اي را در ابتداي ركورد خالي مي بينيد اين ستاره به اين معنا است كه ركورد جديد بوده و خالي نمي باشد. اگر در اين ركورد جديد داده اي وارد نكنيد اكسس آن را در جدول ذخيره نخواهد كرد.
يكي از راههاي متداول حدكت كردن در بين فيلدهاي جدول استفاده از كليد Tab است اگر كليد Tab را فشار بدهيد به فيلد بعدي موجود در جدول مي رويد و همچنين اگر Shift+Tab را فشار دهيد به فيلد قبلي موجود در جدول هدايت خواهيد شد. همچنين مي توانيد با اشاره گر ماوس بر روي فيلد مورد نظر كليك كرده و اقدام به ورود داده كنيد.
همواره نيم نگاهي هم به ميله وضعيت در پايين پنجره حالت نمايشي Datasheet داشته باشيد. وقتي كه داده ها را در فيلدهاي جدولي وارد مي كنيد ميله وضعيت توضيحي در باره آن فيلد مي دهد. در واقع اين توضيح همان توضيحي است كه شما در هنگام طراحي جدول در قسمت Description (شرح) فيلد واردكرده ايد و حال براي اطلاع كاربر در ميله وضعيت نشان داده مي شود. مثلا اگر در قسمت Description فيلد نام متن "نام كامل خود را وارد كنيد" را وارد كرده باشيد هنگامي كه كاربر مي خواهد اين فيلد را در جدول پر كند در ميله وضعيت عبارت "نام كامل خود را وارد كنيد" را مي بيند.
توجه: در ابتداي ركوردي كه در حال ورود داده يا اصلاح آن هستيد شكلك مداد نمايش داده مي شود.
توجه كنيد هنگامي كه تمامي فيلدهاي يك ركورد را پر كرديد و به ركورد بعدي رفتيد اكسس به طور خودكار ركورد را ذخيره مي كند. در اين صورت در صورت به وجود آمدن اتفاق غير قابل پيش بيني شما حداقل اطلاعات را از دست خواهيد داد. ولي چنانچه مايل هستيد به صورت دستي در ميانهاي وارد كردن داده ها در يك ركورد آن ركورد را ذخيره كنيد مي توانيد از كليدهاي Shift+Enter استفاده كنيد.

اصلاح فيلدهاي جدول :

در اكسس تغيير داده هاي وارد شده بسيار آسان است. فقط كافي است كه با استفاده از كليدهاي Tab و Shift+Tab يا با بهره گيري از ماوس به فيلد مورد نظر خود برويد تا اكسس تمامي محتويات آن فيلد را به صورت پر رنگ درآورد.حال مي توانيد اقدام به ورود داده جديد در آن فيلد بكنيد. فقط دقت كنيد چون تمامي محتويات فيلد به حالت پررنگ است داده جديد جايگزين آنها خواهد شد.
توجه: اكسس در ابتداي ركوردي كه در حال اصلاح است علامت فلش را قرار مي دهد. در واقع سه علامت مداد(ورود داده), فلش(اصلاح داده) و ستاره(ركورد جديد)علامتهاي متداول جدول است.
اگر قصد نداريد كه تمامي محتويات فيلد را پاك كنيد كافي است كليد F2 را فشار دهيد تا داده از حالت پر رنگ خارج شود. بدين ترتيب داده جديد به داده قبلي در همان فيلد اضافه مي شود.در واقع با زدن كليد F2 به حالت اصلاح وارد مي شويد.البته توجه كنيد كه با استفاده از ماوس مي توانيد در هرجايي از فيلد تغييرات لازم را بدهيد و استفاده از ماوس در اين كارها به مراتب راحتتر از صفحه كليد است.
در اينجا ذكر اين نكته را ضروري مي بينم شما مي توانيد از كليدهاي صفحه كليد تمامي بهره را ببريد و همه كليدها به طوري كه در برنامه هاي ديگر مانند ورد عمل مي كنند در اينجا نيز عمل خواهند كرد. همچنين شما مي توانيد با انتخاب گزينه هاي Copy و Paste از منو Edit محتواي يك فيلد را در فيلد ديگري كپي كنيد اين عمل درست مانند عمل كپي و الصاق در برنامه هاي واژه پرداز مانند Word مي باشد و عملكرد آن بسيار ساده و آسان است.

استفاده از ميله ابزار حالت نمايشي Datasheet

هنگام استفاده از حالت نمايشي Datasheet ميله ابزار مي تواند بسيار سودمند باشد. همانطور كه چندين بار نيز گفته ام اكسس در انجام فعاليتهاي مختلف ميله ابزار را تغيير مي دهد. در شكل 111 در زير شما مي توانيد با ميله ابزار اين پنجره آشنا شويد. حتما سعي كنيد تمامي امكانات ميله ابزار را به خاطر بسپاريد كه در مواقعي به آنها احتياج خواهيد داشت.يكي از كاربردهاي مفيد ميله ابزار دكمه view اولين دكمه موجود در اين ميله است كه با فشار دادن آن مي توانيد در بين حالتهاي نمايشي Datasheet و Design حركت كنيد.



كنترل بر روي ركوردهاي زياد:

فرض كنيد بخواهيد به جدولي كه قبلا چند صد ركورد وارد آن شده, ركوردهاي جديد را اضافه كنيد.ممكن است ركوردهاي جديد شما را گيج كنند و يا تشخيص ركوردهاي جديد دشوار باشد.قبل از ورود ركوردهاي جديد مي توانيد تمامي ركوردهاي پيشين را مخفي كنيد.براي اين كار كافي است از منو Records گزينه Data Entry را انتخاب كنيد اكسس بجز ركوردهايي كه به تازگي وارد شده, باقي را از ديد شما پنهان مي كند. در اين هنگام وقتي شما داده هاي جديد را وارد مي كنيد اكسس فقط ركوردهاي جديدي را كه وارد كرده ايد نمايش مي دهد.در واقع تمامي ركوردها در جدول وجود دارند ولي اكسس آنها را پنهان مي كند. براي بازگشت به وضعيت نمايش تمامي ركوردها مي توانيد از منو Records گزينه Remove File/Sort را انتخاب كنيد. در اين صورت اكسس تمامي ركوردهاي جدول را نشان مي دهد.
جدولهاي پايگاه داده ممكن است بسيار بزرگ باشد مثلا ممكن است در انبار يك شركت صدها جنس وجود داشته باشد كه در پايگاه داده ثبت شده اند.

براي حركت در جدولهاي بزرگ بجاي استفاده از كليدهاي صفحه كليد مي توانيد از منو Edit گزينه Goto را انتخاب كنيدتا ليستي باز شود كه به شما امكان رفتن به اولين ركورد, آخرين ركورد, ركورد قبلي يا بعدي در جدول را مي دهد.همچنين اگر از ليست باز شده گزينه New را انتخاب كنيد اكسس يك راست به ركورد جديدي در انتهاي جدول مي رود. در واقع اين ليست Goto درست مانند دكمه هاي حركت در زير پنجره Datasheet است كه قبلا درباره آنها صحبت كرديم. در اين دكمه شما مي توانيد با تايپ شماره ركورد مورد نظر يك راست به آن ركورد برويد. مثلا اگر در جدولي قصد رفتن به ركورد 1363 را داريد كافي است كليد F5 را فشار داده و عدد 1365 را وارد كنيد تا اكسس به آن ركورد رجوع كند.(البته در درس آتي جستجوي داده هاي معين توضيح داده خواهد شد)
حتما همگي با كاربرد دكمه Undo آشنا هستيد در واقع اين دكمه زماني به كار مي رود كه هنگام وارد كردن داده در يك فيلد متوجه شديد كه اشتباهي رخ داده است و قصد داريد داده هاي قبلي فيلد به آن بازگردند با زدن دكمه Undo(بازگرداندن) از ميله ابزار يا فشار كليد Esc از صفحه كليد اين عمل به راحتي انجام مي شود.

ورود داده هاي غير متني:

در اكثر فيلدهاي پايگاه داده شما نوع داده ذخيره شده در آن را قبلا در طراحي جدول تعيين كرده ايد مثلا فيلدي را از نوع متن و ديگري را از نوع عدد تعيين كرده ايد اگر در هنگام ورود داده مثلا در فيلدي از نوع عدد بخواهيد متن وارد كنيد اكسس پيغام خطايي به شما نشان مي دهد و اجازه اين كار به شما داده نخواهد شد. درست است كه تعداد فيلدهايي كه به غير از نوع متن و عدد هستند بسيار كم است ولي به هرحال ما مجبور به استفاده از آنها هستيم بعضي از اين انواع داده ها روشي خاصي را براي وارد كردن داده مي طلبند كه به آنها مي پرازيم:

ورود داده در فيلدي از نوع Memo :

همانطور كه در دروس پيش نيز ذكر شد داده از نوع Memo نسبت به داده از نوع متن مي تواند مقدار كاراكتر بيشتري را در خود نگهداري كند يعني چيزي حدود 64000 كاراكتر. اكسس براي كار با اين متن بزرگتر ابزار خاصي را در نظر گرفته است.
توجه: در حالت نمايشي Datasheet ابزارهاي ورود داده براي فيلدهاي از نوع Memo ضعيف است. فرمها و پنجره هاي محاوره(درون برنامه), قابليتهاي بهتري براي اين كار فراهم مي كنند.
معمولا در هنگامي كه در يك فيلد از نوع Memo قصد ورود داده اي را داشته باشيم روي آن Zoom مي كنيم براي اين كار كافي از كليدهاي shift+F2 را فشار دهيد.
كاركرد اين پنجره zoom به طرز خاصي تعجب آور است مثلا اگر شما بخواهيد پس از پايان يك پاراگراف در فيلد Memo يك پاراگراف ديگر را شروع به تايپ كنيدبايد به جاي Enter كليدهاي ctrl+Enter را فشار دهيد. تا اكسس نشانگر را به خط جديد ببرد.
اگر براي ورود داده ها از فرم استفاده كنيد فرم قادر خواهد بود تا تمامي فيلد Memo را در يك لحظه نمايش دهد و به شما امكان مي دهد تا به راحتي و بسيار طبيعي تر در فيلد از نوع Memo گردش كنيد.(البته بعدا در مورد فرمها به طور مفصل صحبت خواهيم كرد.)

ورود داده در فيلدي از نوع Data/Time (تاريخ/زمان):

در ورود داده در اين نوع فيلد بايد توجه كنيد كه شما در هنگام ايجاد پايگاه داده براي ورود داده در اين فيلد چه شكلي را انتخاب كرده ايد پس بايد بر اساس همان شكل انتخابي داده ها را وارد كنيد. واضح است كه در اين نوع فيلدها هم تاريخ و هم زمان را مي توانيد وارد كنيد يا يكي را وارد كنيد. براي درج تاريخ سيستمي خود در اين نوع فيلد (يعني تاريخ حال) كافي است دكمه هاي ;+Ctrl را فشار دهيد تا تاريخ موجود در سيستم در فيلد وارد شود.

ورود داده در فيلدي از نوع Yes/No (بلي/خير):

اگر داده اي از نوع Yes/No در جدول خود داشته باشيد به جاي آن يك جعبه انتخابي را خواهيد ديد كه اگر جعبه را انتخاب كنيد در واقع Yes و اگر انتخاب نكنيد در واقع No را برگزيده ايد. براي انتخاب جعبه هاي انتخابي يا بايد از ماوس استفاده كنيد يا اينكه كليد SpaceBar را از صفحه كليد فشار دهيد.

ورود داده در فيلدي از نوع OLE:

اگر بخواهيد داده هاي نرم افزارهاي ديگر را در اكسس ذخيره كنيد (مانند عكس,صوت,فيلم و غيره) بايد داده اي از نوع OLE ايجاد كرده باشيد نحوه ايجاد اين نوع داده در دروس پيش گفته شده است. براي وارد كردن اين نوع داده نمي توانيد از صفحه كليد استفاده كنيد پس بايد روش مخصوصي را طي كنيد. براي قرار دادن شي از نوع OLE ابتدا بايد مكان شي OLE را با استفاده از ماوس در جدول انتخاب كنيد بعد از منو Insert گزينه Object را انتخاب كنيد تا پنجره اي مانند شكل 112 در زير باز شود. اين پنجره راه ورود داده هاي ديگر در اكسس است.



در اين پنجره دو انتخاب وجود دارد يكي استفاده از نرم افزارهاي گوناگون براي ايجاد فايل مورد نظر(Create New) و ديگري استفاده از فايلهايي كه قبلا ايجاد و روي هارد ذخيره شده اند(Create form file). اگر از حالت اول استفاده كنيد يعني قصد داشته باشيد با استفاده از نرم افزاري ديگر اقدام به ايجاد فايل خود كنيد با انتخاب گزينه Create Now از ليست كناري آن نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب كنيد و بر روي OK كليك كنيد تا نرم افزار باز شود و شي جديد ايجاد گردد.(مانند استفاده از نرم افزار Photoshop براي ذخيره يك فايل فوتوشاپ در پايگاه داده)
ولي اگر حالت دوم را مورد استفاده قرار مي دهيدهرچند كه پيشنهاد من استفاده از مورد قبل است بايد گزينه Create form file را انتخاب كنيد تا كادري در مقابل شما ايجاد شود. با كليك روي دكمه Browse اقدام به انتخاب فايل موردنظر كنيد. توجه كنيد كه اكسس نمي تواند در حالت نمايشي Datasheet شي از نوع OLE را نمايش دهد و فقط به ذكر يك نام در مورد آن بسنده مي كند مانند Bitmap Image ولي با استفاده از فرمها يا گزارشها مي توان موضوع OLE را نمايش داد.
درس ورود داده ها در جدول هم به پايان رسيد. اميدواريم اين مبحث براي شما مفيد بوده باشد. در درس آتي در مورد جستجو و ديگر موارد لازم در كار با داده ها صحبت خواهيم كرد.

چه تجربه شما از کامپيوتر به زمان پادشاهی Dos برسد، چه به زمان ظهور ويندوز XP ، هميشه چيزهای جديدی براي يادگيری در مورد سيستم‌عامل مورد استفاده، وجود دارد. ما در اينجا تعدادی از نکات مهم در مورد استفاده از ويندوز را برای شما جمع‌آوری کرديم. غير از بعضی از نکات خاص که مشخص شدند، بقيه موارد در مورد ويندوزهای 98 ، ME ، 2000 و XP صادقند.


- کيبرد را به خاطر بسپار
محيط ويندوز بر اساس آيکون‌ها، پنجره‌ها و نشانگرهاست که تمام اين‌ها معمولا با موس اداره می‌شود و همين برداشتن دست از روی کيبرد، برای حرکت دادن موس، سرعت تايپ را کاهش می‌دهد. و حالا اگه اصلاً موسی نبود چی؟ مثلاً وقتی که مشکل درايوری وجود داره! تقريباً هر کاری که با موس انجام می‌شود را می‌توانيد با کيبرد هم انجام بدهید. به طور مثال؛


- استفاده از Alt + Tab
هنگامی که چندين پنجره و برنامه باز و در حال اجراست، اسامی آن‌ها روی نوار ابزار نشان داده می‌شود که با کليک کردن روی آن‌ها، می‌شود آن پنجره يا برنامه را فعال کرد. اما وقتی تعداد اين پنجره يا برنامه‌ها زياد باشد، اسامی‌ آن‌ها به علت کمبود جا خلاصه و غالبا نا‌مفهوم می‌شود و به علت کوچک شدن آيکن‌شان، دسترسی به آن‌ها مشکل. با زدن Alt + Tab ليست برنامه‌های جاری روی دسکتاپ ظاهر می‌شود و با زدن همين کليد‌ها می‌توان بين آن‌ها حرکت و هر کدام‌ را که می‌خواهيد، انتخاب و فعال کنيد. حتی بعضی مواقع برنامه‌هایی که روی نوار ابزار نشان داده نمی‌شوند هم، داخل اين ليست هستند.


- جانشين براي کليد‌های ويندوز
کليد‌های ويندوز همان کليد‌هایی هستند که معمولا عکس پنجره يا آرم ويندوز روی‌ آن‌هاست و برای باز کردن منوی Start و کليک‌‌راست استفاده می‌شوند. اگر هنوز به کيبردی که فاقد اين کليد هاست، وفادار مانديد. می‌توانید از ترکيب کليد‌های Ctrl + Esc برای کليد Start و Shift + F10 برای کليک‌راست استفاده کنيد.


- پيدا کردن عملگر پنجره
در ويندوز وقتی تنظيمی تغيير می‌کند، باعث می‌شود که پنجره‌ها در پشت صحنه قرار بگيرند، در واقع غير قابل انتخاب بشوند. با زدن Alt + Space منوی پنجره، در گوشه‌ی بالا (سمت چپ) ظاهر می‌شود که با زدن کليد M پنجره در حالت حرکت قرار ميگيرد. در این حالت می‌توانيد با کليد‌های جهت آن را جابجا کنيد. این‌ها فقط تعدادی از کليدهای ميانبر موجود در ويندوز هستند. برای پيدا کردن کليد‌های بيشتر از منوی Start وارد قسمت Help شوید و عبارت shortcut keys را جستجو کنید.


- استفاده از Disk Cleanup
سيستمی که پر از فايل‌های غيرضروری و بلا‌استفاده‌ است، به مرور زمان کند و کندتر می‌شود و جستجوی فايل‌های مهم در آن مشکل‌تر. براي پاک کردن اين فايل‌ها منوی Srart را باز کنيد و اين مسير را طی کنيد؛

Start Menu --> Accessories --> System Tools --> Disk Cleanup

ابتدا ويندوز به محاسبه فضایی که بعد از خالی شدن Recycle bin ، Temporary internet files و فايل‌های فشرده قديمی ( در درايو‌های NTFS ) آزاد می‌شود، می‌پردازد. بعد از اين کار گزينه‌های مورد نظرتان را علامت بزنيد و روی Ok کليک کنيد تا اين فايل‌ها پاک شده و مقداری از فضای هارد آزاد شود.


- تغيير حجم Recycle bin
بعضی مواقع ممکن است از فضایی که بعد از خالی شدن Recycle bin می‌بينید، شگفت‌زده بشين!

علت اين است که ويندوز بطور پيش فرض 10 درصد فضای هر درايو را به Recycle bin اختصاص می‌دهد. اين روش زمانی کاربرد داشت که درايو‌ها مقياس مگا‌بايتی داشتند ولی اين روزها که با گيگابايت سرو‌کار داريم، می‌توانید با کليک راست روی Recycle bin و انتخاب Propertise اين مقدار را به 1 درصد کاهش دهید.


- پاک کردن برنامه‌های بی‌استفاده
برای راحت شدن از برنامه‌هایی که اصلا يا به ندرت از آن‌‌ها استفاده می‌کنید به Control Panel رفته و Add / Remove Programs را اجرا کنيد. در اينجا ليست برنامه‌های نصب شده روی سيستم، به همراه مقدار استفاده و حجمی که اشغال کردند، نشان داده می‌شود. اگر گزينه‌ای برای‌تان آشنا نيست، به آن دست نزنید چون ممکن‌ است براي سيستم ضروری باشد. در غير اينصورت برنامه‌ای که می‌خواهید پاک شود را، انتخاب کنید و روی Remove کليک کنيد.


- پاکسازی Outlook Express
در OE یا همان Outlook Express وقتي ايميلی‌ را پاک می‌کنيد يا به پوشه‌ی ديگری منتقل می‌کنيد، آن ايميل به عنوان پاک‌شده، علامت‌گذاری می‌شود، بدون اينکه واقعاً پاک شود. که اين‌امر به مرور زمان باعث حجيم شدن پيغام‌ها و کند شدن برنامه می‌شود. روی پوشه‌ پيغام‌های پاک‌شده، راست‌کليک کرده و محتوای آن‌را خالی کنید. بعد اين مسير را طی کنید؛

Files --> Folder --> Compact all folders

تا فضایی که پيغام‌های علامت‌خورده اشغال کرده‌اند، آزاد شود. اگر قبلا اين کار را نکرديد، ممکن‌ است مقداری به‌طول بکشد. بعد از اين، Outlook بطور قابل‌توجهی سريع‌تر اجرا می‌شود.


- به دست آوردن مشخصات سيستم
مواقعی که در استفاده از ويندوز يا کلا کامپيوترتان به مشکل برمی‌خورید، معمولا اولين سؤالی که تعميرکارها از شما می‌پرسن، مشخصات سخت‌افزاری سيستم شماست. در اکثر مواقع اين مشخصات را بدون باز کردن Case می‌توان به دست آورد. روي My Computer کليک‌راست کرده و Propertiese را انتخاب کنيد يا به Control Panel رفته و روی System کليک کنید. سپس بسته به نوع ويندوز ( در ويندوز XP روي Hardware کلیک کنید ) به Device Manager برويد. در اينجا مشخصات سخت‌افزاری دستگاه شما، به همراه مدل هر قطعه، نشان داده می‌شود. با دوبار کليک بر روی هر گزينه مشخصات جزئی‌تر آن و در بعضی مدل‌ها گزينه‌ای برای عيب‌يابی ظاهر می‌شود.


- بدست آوردن مشخصات جزئی‌تر سیستم
براي ديدن اطلاعات دقيق‌تر و کامل‌تر از سخت‌افزار سيستم‌تان، به منوی Start رفته و روی Run کليک کنيد. حال عبارت dxdiag را وارد کرده و اینتر را بزنید. در اينجا اطلاعات کامل‌تر و همچنين گزينه‌ای برای تشخيص مشکلات مربوط به Directx وجود دارد. در گزينه Sound ، System و Display adapter اطلاعات مفيدی در مورد CPU، حافظه، کارت صدا و کارت گرافيک وجود دارد.

غير فعال كردن گزارش خطا درWindows XP :

کنترل پنل خود را باز کنيد. سپس واردSystem شويد. بر روي زبانه Advanced کليک کنيد. سپس بر روي error-reporting در زير پنجره کليک کنيد.Disable error reporting را انتخاب کنيد و با فشار بر روی OK صفحات خارج شويد.
________________________________________

غير فعال كردن پخش اتوماتيك CD در :Windowx XP

My Computer را باز و بر روي CD Rom خود كليك كنيد. سپسProperties را انتخاب كرده و بر روي Auto Play كليك نماييد. در Drop Down Box مي توانيد فعال يا غير فعال بودن اين ويژگي را معلوم كنيد.
________________________________________

غير فعال كردن Shared Do*****ent در:Windowx XP

وارد ريجستري شويد. حال به قسمت زير برويد :
HKEY_LOCAL_MACHINE/SOFTWARE/Microsoft/Windows/

CurrentVersion/Explorer/MyComputer/NameSpace/DelegateFolders
حالا {59031a47-3f7-2 44a7-89c5-5595fe6b30ee} را حذف کنيد.
________________________________________

استفاده از امكانات NTFS در :Windowx XP

اگر آشنايي شما با قابليتهاي NTFS به قبل از ورود ويندوز XP باز مي گردد حتماً بعد از نصب ويندوز XP با اين مساله مواجه شده ايد که بطور پيش فرض دسترسي لازم براي استفاده از امکانات NTFS از طريق برگه Security که يکي از چند برگه موجود هنگام مشاهده خصوصيات يک فايل و يا پوشه مي باشد وجود ندارد. چنانچه از فايل سيستم NTFS استفاده مي کنيد ، براي فعال کردن برگه Security مراحل زير را طي کنيد :
1- با Double-Click کردن بر روي My Computer آن را باز کنيد.
-2 به منوي Tools برويد و Folder Options را انتخاب کنيد. اين گزينه را مي توانيد در كنترل پنل نيز بيابيد.
3- به برگه view برويد و در پايين ليست گزينه File Sharing Use Simple را از حالت انتخاب خارج کنيد.
حالا اگر بر روي يک فايل و يا پوشه Right-Click کنيد و Properties را انتخاب کنيد شاهد ظاهر شدن برگه ي Security خواهيد بود که به شما اين امکان را ميدهد تا دسترسي به فايلها و پوشه ها توسط کاربراني که به صورت Local وارد سيستم مي شوند را محدود کنيد.
________________________________________

غير فعال کردن بالون هاي توضيحي:

اين تنظيمات نکات و اطلاعاتي را که ويندوز اغلب براي کاربران در داخل شکل هاي بالوني نوار ابزار نشان مي دهد غير فعال
مي کند. رجيستري را باز کرده و مسير زير را در آن پيدا کنيد.
[HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoft
WindowsCurrentVersionExplorerAdvanced]
در پنجره ي راست با راست كليك و انتخاب new يك كليد DWORD جديد بسازيد و نام آن را EnableBalloonTips بگذاريد. آن را باز كنيد. اگرمقدار آن را برابر 1 بگذاريد بالون ها نمايش داده مي شوند و اگر صفرقرار دهيد بالون ها نمايش داده نخواهند شد. پس از زدن كليد ok ري استارت كنيد.
________________________________________

قفل کردن اندازه و موقعيت نوار ابزار در :Windowx XP/Me

اگر مي خواهيد كسي نتواند اندازه و موقعيت نوار ابزار شما را تغيير دهد به اين صورت عمل كنيد : از منوي RAN ريجستري را باز كنيد. سپس مسير زير را دنبال كنيد :
[HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoft
WindowsCurrentVersionExplorerAdvanced]
حال يك كليد ازنوع DWORD Value بسازيدو نام آنرا TaskbarSizeMoveبگذاريد.حالا اگر مقدار اين كليد را صفر قرار دهيد نوار ابزار قفل و اگر 1 قرار دهيد نوار ابزارآزاد خواهد شد. سيستم را دوباره بوت كنيد.
________________________________________

جستجوي بدون دردسر درWindows XP :

هنگامي كه مي خواهيد در ويندوز XP جستجو كنيد با عناصري روبرو مي شويدكه شايد براي شما آزار دهنده باشند از جمله: وجود انيميشن سگ، وجود سوالهاي گوناگون قبل از جستجو و... شما مي توانيد اين عناصر را حذف كنيد و اين كار مسلما" در افزايش سرعت جستجوي شما نيز بي تاثير نخواهد بود.به منوي Start رفته و Search را انتخاب كنيد تا يك پنجره جداگانه براي جستجو باز شود. در ستون مخصوص جستجو گزينه Change Preferences را كليك كنيد. براي محو شدن سگ گزينه ي اولرا يعني Without an animated screen character را كليك كنيد. همچنين براي راحت شدن از مراحل خسته كننده دوباره Change Preferences را كليك كنيد و در مرحله بعديChange files and folders search behavior را كليك كرده و پس از آن گزينه دوم يعني Advanced را انتخاب كنيد. ملاحظه مي كنيد كه هم سگ محو شد هم آن مراحل طولاني.
________________________________________

دسترسي سريع برنامه ها از طرق کليک راست روي منوي استارت:

براي اين کار بايد در رجيستري کليد Hkey_Classes_Root/Directory/Shell را دنبال کنيد. حال بر روي shell کليک راست کرده و ابتدا new و بعد key را انتخاب کنيد. نام برنامه اي را که ميخواهيد به عنوان نام وارد کنيد و بعد Enter را بزنيد.در گام بعدي در ستون سمت راست روي default دو بار کليک کرده و در قسمتvalue نام برنامه را وارد کنيد. حال روي کليدي که در سمتچپ ايجاد کرده ايد کليک سمت راست کنيد و مانند قبل کليد ديگري با نام Command درست کنيد. دوباره روي ستون سمت راست default را دو بار کليک کرده و در value مسير کامل برنامه را بدهيد. حال از رجيستري خارج شويد. اين بار به ريست کردن نيازي نيست و براي امتحان ميتوانيد بر روي منوي استارت کليک راست کنيد و ببينيد برنامه اي که ايجاد کرده ايد وجود دارد.
________________________________________

هنگام ورود به برنامه OutLook برنامه MSN Messenger اجرا نشود :

ابتدا در ريجسرتي به شاخه زير مراجه كنيد :
HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftOutlook Express
يك متغير ايجاد كنيد به نام Hide Messenger از نوع REG_DWORD حال مقدار عددي 2 را به آن بدهيد.
________________________________________

روشن کردن کامپيوتر در زمان دلخواه :

وارد محيط setup شويد.
بعد بدنبال گزينه Power Management Setup بگرديد.
حالا گزينه PWron/Resume by alarm را پيدا كنيد.
گزينه فوق را از حالت غير فعال به فعال تغيير دهيد.
حالا گزينه date alarm در زير فعال شده و مي توانيد تاريخ خود را ثبت كنيد.
زمان را مي توانيد با گزينه Time alarm ثبت نماييد.
با فشردن كليد F10 و ذخيره اطلاعات و تغييرات كامپيوتر خود را خاموش كنيد و فقط سيم برق كامپيوتر به پريز باشد حال در تاريخ و تايم مورد نظر شما كامپيوتر بصورت اتوماتيك روشن مي شود.
________________________________________

جلوگيري از فراموش کردن پسورد ويندوز:

با اين کار شما در واقع يک نسخه پشتيبان(backup) از پسوردتان تهيه مي کنيد.
براي اين کار شما به يک ديسکت خام (بهتر است فرمت شده باشد) احتياج داريد.
مراحل زير را انجام دهيد:
1- به Control Panel برويد.
2- بر روي User Accounts کليک کنيد.
3- حال بر روي کاربري که مي خواهيد از پسوردش backup بگيريد کليک کنيد.
4- با اين کار شما وارد صفحه تنظيمات مربوط به آن کاربر خواهيد شد.
5- در قسمت بالاي سمت چپ و در زير بخش Related Tasks روي گزينه دوم
يعني Prevent a forgotten password کليک کنيد.
6- با اين کار يک پنجره جديد باز مي شود. در صفحه اول بر روي گزينه Next کليک کنيد.
7- در صفحه دوم از شما مي خواهد که يک ديسکت خالي وارد فلاپي درايو کنيد.
اين کار را انجام دهيد. و براي ادامه کار بر روي Next کليک کنيد.
8- حال از شما مي خواهد که پسورد جاري خود را وارد کنيد. پس از انجام اين کار
دوباره بر روي Next کليک کنيد.
9- منتظر بمانيد تا ساخته شود. پس از ساخته شدن دکمه Next فعال مي شود. بر روي آن کليک کنيد.
10- در مرحله آخر که موفقيت آميز بودن اين مراحل را نشان مي دهد بر روي Finish کليک کنيد.
خب تا اينجاي کار شما ديسکت پشتيبان را ايجاد کرده ايد. حال نحوه استفاده از آن را شرح مي دهم:
اگر زماني قصد وارد شدن به ويندوز را داشتيد و پسورد خود را فراموش کرديد طوري که با تايپ کردن پسورد اشتباه، ويندوز به شما هشدار مي دهد که رمز اشتباه است و دوباره آن را وارد کنيد.در اين هشدار (و در صورتي که ديسکت را قبلا آماده کرده باشيد) همچنين گفته شده که شما مي توانيد از ديسک reset پسورد استفاده کنيد
(You can use your password reset disk) که بصورت يک لينک مي باشد.
بر روي آن کليک کنيد.با اين کار يک پنجره با نام Password Reset Wizard باز خواهد شد.با کليک بر روي Next به مرحله بعد برويد.در اين مرحله از شما مي خواهد که ديسکت شامل پسورد را در درايو قرار دهيد. پس از انجام اين کار بر روي Next کليک کنيد.سپس از شما مي خواهد که پسورد جديد و تاييد آن را وارد کنيد. قسمت Password hint هم براي اين است که اشاره اي به رمزتان کنيد تا در صورت فراموش کردن آن و با ديدن آن اشاره رمزتان را به ياد آوريد.پس از انجام اين کار بر روي Next کليک کنيد و در مرحله آخر هم بر روي Finish کليک کنيد.حال با رمز جديد وارد ويندوز شويد.
________________________________________

يک ترفند ساده درWindows XP :

اگر شما نيز از Error Reporting ويندوز خسته شده ايد ميتونيد اآن را غير فعال كنيد.
براي اين كار مراحل زير را دنبال كنيد:
1- در منوي Start برنامه Run را اجرا كنيد.
-2 msconfig را تايپ كرده و OK را كليك كنيد.
3- به برگه Services برويد.
4- Error Reporting Service رو پيدا كرده و تيك كناري آن را برداريد و OK را كليك كنيد.
بار ديگر كه كامپيوترتان را Restart كرديد ديگر اين سرويس غير فعال است.
________________________________________

خنثی کردن قفل کلیک راست:

در برخی از سایت ها یا وبلاگ ها برای امنیت بیشتر مطالب و جلوگیری از کپی رایت کلیک راست را قفل می کنند.
برخی از روش های خنثی کردن قفل کلیک راست:
1- نگه داشتن کلیک وسط موس و بعد کلیک راست کردن.
2- نگه داشتن کلیک چپ موس و بعد کلیک راست کردن.
3- زدن کلیک راست وبعد زدن کلید esc یا enter و....
4- کلیک راست کردن با کیبورد.
________________________________________

ساختن Folder بدون نام :

بر روي فولدر مورد نظر راست کليک کنيد rename رو انتخاب کنيد.کليد alt رو نگه داريد و عدد 0160 يا 255 رو تايپ کنيد و کليد alt رو رها کنيد و Enter کنید.
________________________________________

آنلاين ماندن يک ID براي هميشه :

بااينکار شما حتي اگر در اينترنت هم نباشيد در ليست دوستانتان به شکل آنلاين هستيد. براي اين کار از منوي Login گزينه preferencec را انتخاب کنید و از صفحه باز شده گزينه Firewall with no peroxie را تیک بزنید.
________________________________________

تغيير سيستم عامل پيش فرض درWindows XP/2000/NT :

اين تنظيمات در فايل Boot.ini کنترل مي کند که کدام سيستم عامل بطور پيش فرض و در صورت عدم انتخاب از سوي کاربر اجرا شود.
ويژگي فقط خواندني فايل BOOT.INI را غير فعال کنيد. اين فايل بطور معمول در مسير: C قرار دارد. سپس آن را در يک ويرايشگر متني باز کنيد.
در قسمت [boot loader] مقدار گزينه '=default ' را برابر يکي از سيستم عامل هاي موجود در قسمت[operating systems] که مورد نظر شماست قرار دهيد.
براي مثال براي بارگذاري ويندوز NT که در اولين پارتيشن سيستم شما و در مسير /WINNT قرار دارد عبارت زير را وارد کنيد :
default=multi(0)disk(0)rdisk(0)partition(1)WINNT
تغييرات در مرحله بعدي راه اندازي به سيستم شما اعمال مي شوند.


________________________________________

چگونه با Windows Media Player عکس بگیریم:

اگر خواستید در زمانی که فیلمی را در ویندوز مدیا پلیر می بینید از صحنه ای عکس بگیرید با ترکیب دو کلید ctrl + I این کار را انجام دهید.
________________________________________

Backup گرفتن از آدرس ها و اطلاعات موجود در بخش Favorites:

اگر شما هم از كاربران پر و پا قرص اينترنت هستيد، به طور يقين ليست ارزشمندي از اسامي و آدرس سايت هاي مورد علاقه خود را در ستون Favorites نگه داري مي كنيد. بسياري از كاربران از اين مساله گلايه مند هستند كه با عوض كردن ويندوز و نصب يك ويندوز جديد، ليست سايت هاي مورد علاقه آنها در ستون Favorites از بين مي رود. در این قسمت چگونگي BackUp گرفتن از آدرس ها و اطلاعات موجود در اين ستون را آموزش دهيم. در ابتدا برنامه Internet Explorer خود را باز كنيد و از منوي File ، گزينه Import and Export … را انتخاب كنيد سپس بر روي Next كليك كنيد و از ليست موجود Export Favorites را انتخاب كرده و بر روي Next كليك كنيد. پس از مشاهده ليست آدرس سايت ها و تعيين محلي براي ذخيره شدن فايل BackUp ، بر روي Finish كليك كنيد. خب كار تمام است! هم اكنون شما از منوي Favorites خود يك نسخه پشتيبان در اختيار داريد. براي استفاده از اين نسخه پشتيبان در يك ويندوز جديد، در برنامه Internet Explorer از منوي File ، گزينه Import and Export … را انتخاب و سپس از ليست موجود Import Favorites را انتخاب كرده و بر روي Next كليك كنيد. سپس محل ذخيره فايل BackUp در سيستم خود را نيز وارد كنيد و كار را به پايان برسانيد. شما همچين مي توانيد اين نسخه بك آپ را كه يك فايل HTML است به كامپيوتر ديگري برده و در آنجا Import كنيد.
________________________________________

افزودن متن دلخواه در کنار ساعت ویندوز:

با این کار متن کنار ساعت ویندوز خود را تغییر خواهید داد:
1- فرمان Regedit را در قسمت RUN ویندوز وارد کنید.
2- به کلید زیر بروید.
HKEY_CURRENT_USERControl PanelInternation
۳- داده ای رشته ای ( نوع String ) با نام S1159 ایجاد کرده ( در صورتی که از قبل ایجاد نشده باشد) و متن دلخواه خود را در آن وارد کنید.
-4 داده رشته ای دیگر با نام S2359 ایجاد کرده و متن دلخواه دیگری را در آن وارد کنید. توجه کنید که در ویندوز XP اگر فارسی را فعال کرده باشید می توانید عبارات را فارسی تایپ کنید.
________________________________________

مشکلی که کاربران هنگام خروج از ویندوز دارند:

شايد تا کنون به این مشکل برخرد کرده باشيد که وقتی ميخواهيد از ويندوز خارج شويد، پيغامی مبنی بر اینکه آيا مي خواهيد برنامه ای که در حال اجراست از حافظه خارج کنيد يا نه. برای اینکه ويندوز
به طور اتوماتيک این برنامه ها را از حافظه بيرون بياورد، بدين شکل عمل کنيد: ابتدا در Run فرمان Regeditرا تايپ کرده و سپس آدرس زير را دنبال کنيد: HKEY_USERDEFAULTControl panelDesktop
حالا يک مقدار رشته ای Auto EndTasks بسازيد و به آن مقدار1 بدهيد. و اگر هم که بود فقط به مقدار عدد 1 تغییر دهید.
________________________________________
افزودن پسورد دوم برای ورود به ویندوز XP:

در ویندوز XP می توانید قبل از فعال شدن هر حساب کاربری ( USER ) ها پسورد دیگری قبل از همه این ها قرار دهید . انتخاب این پسورد سبب خواهد شد تا دیگران قبل از ورود به ویندوز از دو سپر امنیتی عبور کنند. برای اضافه نمودن این پسورد به ویندوز مراحل زیر را دنبال کنید :
1)در کادر محاوره ای RUN عبارت Syskey را تایپ کنید و سپس OK کنید .
2)در پنجره ظاهر شده با سر برگ Securing the Windows XP Account Database روي گزینه Update كليك كنيد.
3)حال در قسمت Password Startup پسورد دلخواه خود را وارد کنید و پنجره را با OK ببندید.
4) در صورت لزوم می توانید در قسمتSystem Generated Password پسورد را بر روی Floppy Disk ذخیره نمائید تا فقط با استفاده از آن قادر به عبور باشید. از این پس زمانی که سیستم روشن و یا ریبوت شود . پسورد امنیتی قبل از ورود به حساب های کاربری ظاهر می شود و برای ورود از شما پسورد در خواست می کند.
( توجه: اگر پسورد را سه مرتبه اشتباه وارد کنید سیستم ریبوت می شود.)
________________________________________

نحوه تغییر اطلاعات نام و کمپانی بعد از نصب ویندوز:

توسط اين ترفند شما ميتوانيد نام شركت و خريدار ويندوز XP خود را به دلخواه تغيير دهيد. مراحل زير را دنبال كنيد :
ابتدا از طريق قسمت RUN تايپ كنيد regedit و Enter بزنيد، بعد از اين كه وارد رجيستري شديد اين كليد را بيابيد :
HKEY_LOCAL_MACHINSOFTWAREMicrosoftWindows NTCurrentVersion
در صفحه سمت راست بر روي RegisteredOrganization دوبار كليك كنيد و در قسمت Value data اسمي را كه مي خواهيد تايپ كنيد. سپس OK بزنيد. براي تغيير نام شركت يا همان كمپاني سازنده در صفحه سمت راست بروي RegisteredOwner كليك كنيد و بعد نامي كه مي خواهيد بگذاريد و Ok را بزنيد.
________________________________________

تغییر مدت زمان مشاهده لیست Startup:

اين تنظيمات به شما امکان مي دهد تا تنظيمات پيش فرض Startup List را که 30 ثانيه مي باشد و امکان تغيير منو را در اين مدت به کاربران مي دهدرا تغيير دهيد. ويژگي فقط خواندني فايل BOOT.INI را غير فعال کنيد . اين فايل بطور معمول در مسير: C قرار دارد. سپس آن را در يک ويرايشگر متني باز کنيد . در قسمت [boot loader] مقدار گزينه '=timeout' را برابر مقادير زير قرار دهيد : مدت زمان را بين 1 تا 999 ثانيه در نظر بگيريد . براي آنکه ويندوز فورا بوت شود مقدار آن را برابر '0' قرار دهيد براي آنکه سيستم تا زماني که شما تعيين نکرده ايد در همان وضعيت منو باقي بماند مقدار را برابر '1-' قرار دهيد. تغييرات در مرحله بعدي راه اندازي به سيستم شما اعمال مي شوند.

________________________________________

نمايش زمان در دسترس بودن ويندوز

شما يک مدير سيستم هستيد و نگهداری از سرور يکی از مهمترين وظايف شماست. آيا برای شما جالب نخواهد بود که بدانيد از زمان راه اندازی سرور تا اين لحظه زمانی که سرور در دسترسی بوده (Uptime) به روز/ساعت/دقیقه/ثانيه مجموعاً چقدر است و همينطور زمانی که در دسترس نبوده (Downtime) و نسبت اين دو، که تشکيل دهنده درصد در دسترس بودن را نمايش ميدهد. جالب است، نه؟! شايد جالب تر هم باشد اگر بدانيد سرور در چه تاريخ ها و زمانهايی دوباره راه اندازی شده (Boot) و فاصله زمانی بين هر Boot چقدر بوده و باز شايد جالب باشد که بدانيد چه تاريخ و زمانهايی دستور Shutdown صادر شده! و قبل از هر Shutdown سرور چه زمانی Up بوده؟ و اينکه تعداد BlueScreenها تا اين لحظه چه مقدار است!؟
همه آنچه گفته شد با Uptime Tool و دستور uptime.exe در ويندوز NT،2000 و XP امکان پذير است و فقط بايد ابتدا آن را از سايت مايکروسافت که در بالا به آن لينک دادم دريافت کنيد. (اگر آدرس تغيير کرده بود در سايت مايکروسافت uptime.exe را جستجو کنيد.)
روش کار با اين فرمان بسيار ساده است و اگر بعد از استخراج فايل uptime.exe آن را در systemroot که در ويندوز 2000 بنام WINNT و در ويندوز XP بنام Windows ايجاد ميگردد قرار دهيد از هر نقطه از Command Prompt مي توانيد به راحتی با اجرای دستور بدون پارامتر خاصی يک گزارش کلی از آخرين بار که سيستم بوت شده ببينيد.
با دستور uptime /s مي توانيد اطلاعات ريزتری را نيز نمايش دهيد.

اما يک نکته مهم که بايد به آن توجه داشته باشيد استفاده از پارامتر Hearbeat است. برای اينکه سرور قادر باشد اطلاعات مربوط به مدت Shutdown بودن را زمانيکه به درستی نتوانسته پروسه Shutdown را طی کند ذخيره سازد بايد با استفاده از uptime /heartbeat آن را فعال کنيم (اگر از اين دستور بر روی سرور استفاده ميکنيد حتماً Heartbeat را فعال کنيد). بايد توجه داشت که با فعال کردن اين گزينه uptime هر پنج دقيقه اطلاعاتی را بر روی Registry ثبت ميکند لذا برنامه پيشنهاد ميکند از فعال کردن اين گزينه بر روی سيستم عاملهايی که بر روی Notebook نصب شده خودداری کنيد تا اختلالی در Power Management ايجاد نگردد.
برای آگاهی از پارامترهای مختلف اين دستور از ?/ Uptime استفاده کنيد.

________________________________________

محدود کردن دسترسی به Control Panel و اجزای آن

شايد محدود کردن کاربر در اعمال تغييرات در سيستم يکی از روشهای مناسب برای جلوگيری از از کار افتادگی سيستم در اثر تغييرات غير لازم ميباشد. بسيار ديده شده که کاربران از تغيير محيط، شرايط و يا نحوه کار سيستم نسبت به قبل گلايه دارند و مدعی هم هستند که هيج تغييری اعمال نکرده اند. اين مساله ای است که اغلب سرپرستان سيستمها با آن مواجه هستند و مايکرسافت در ويندوز 2000 و XP امکانی را بنام Group Policy در ويندوز گنجانده که بتوان دسترسی یه سيستم را به طرق مختلف محدود کرد.
Group Policy اين امکان را فراهم ميکند تا بتوان Control Panel را به روشهای مختلف کنترل کرد:

1- دسترسی به Control Panel و اجزای آن را به طور کل از کار بيندازيد.
2- فقط گزينه های خاصی در Control Panel نمايش داده شوند.
3- گزينه های خاصی را از ديد کاربر مخفی کند.
برای آغاز کار ابتدا بايد وارد کنترل Group Plolicy بشويد که يکی از روشهای دسترسی به آن اجرا gpedit.msc از گزينه RUN در منوی Start مي باشد.
جهت از کار انداختن Control Panel مراحل زير را طی کنيد:
1- از منوی Start گزينه Run را انتخاب کنيد و بعد از نوشتن gpedit.msc با زدن دکمه OK آن را تاييد کنيد.
2- در قسمت User Configuration به Administrative Templates برويد و با زدن علامت + کنار آن به گزينه های آن دسترسی پيدا کنيد و Control Panel را انتخاب کنيد.
3- اگر از ويندوز 2000 استفاده ميکنيد بر روی Disable Control Panel و اگر از XP استفاده ميکنيد بر روی Prohibit access to the Control Panel دوبار کليک کنيد.
4- گزينه Enable را انتخاب کنيد و OK را بزنيد
حالا ديگر هيج يک از کاربرها قادر به دسترسی به Control Panel نيستند حتی شما Administrator عزيز!!!
متاسفانه در يک سيستم Workgroup محدوديت به تمامی کاربرهای سيستم اعمال ميشود حتی Administrator و برای رهايی از اين مشکل بايد از يک سيستم مبتنی بر Domain استفاده کرد تا بتوان با استفاده از OU ها تغييرات را به کاربرها و گروههای خاص اعمال کرد.
نمايش و عدم نمايش گزينه های مورد نظر:
شما مي توانيد جهت دور کردن کاربر از گزينه های خاص در Control Panel اقدام به مخفی کردن گزينه های خاص بکنيد و يا اگر قصد مخفی کردن اغلب کنترلها را داريد مي توانيد از گزينه ديگری استفاده کنيد که به شما اجازه مي دهد به فقط گزينه هايی که مايليد را نمايش دهد:
1- مراحل 1 و 2 حالت قبل را دنبال کنيد.
2- بر روی Hide Specified Control Panel Applets دو بار کليک کنيد و Enable را انتخاب کنيد.
3-بر روی Show کليد کنيد و در پنجره جديد دکمه Add را بزنيد.
4- حالا در پنجره جديد نام کنترل مورد نظر خود را بنويسيد. نامی که وارد ميکنيد بايد عيناً نام کنترل مورد نظر در Control Panel باشد. در اين مثال ما قصد داريم کنترل System را که کاربر در صورت دسترسی به آن ميتواند بسياری از تنظيمات حساس سيستم را تغيير دهد از ديد خارج کنيم لذا بنويسيد system و همه پنجره ها را OK کنيد.
حالا در صورت مراجعه به Control Panel ديگر System را در آن نمي بينيد. به ياد داشته باشيد که فقط قادر به ديدن آن نيستيد و اين به معنی محدود کردن دسترسی به اين کنترل نيست و يک کاربر حرفه ای ميتواند هنوز با نوشتن sysdm.cpl در خط فرمان آن را فرا بخواند.

________________________________________

نمايش شماره ساخت ويندوز بر روی Desktop

با اعمال يک تغيير کوچک در Registry ويندوز 2000 و XP بر روی قسمت پايين سمت راست صفحه نمايش شماره ساخت ويندوز به نمايش در مي آيد:
1- Run را از منوی Start انتخاب کنيد.
2- بنويسيد regedit و OK را بزنيد.
3- به HKEY_CURRENT_USERCONTROL PANELDESKTOP برويد.
4- در قسمت سمت راست صفحه بر روی PaintDesktopVersion دوبار Click کنيد.
5- مقدار Hexadecimal را برابر 1 قرار دهيد و پنجره را ببنديد.
6- Log off کنيد و مجددا وارد سيستم بشويد.
در ويندوز XP علاوه بر شماره ساخت شماره Service Pack نصب شده بر روی سيستم هم نمايش داده مي شود.

________________________________________

قفل کردن کامپيوتر توسط يک Shortcut

شايد تا به حال به فکر يافتن راهی بوده ايد که کامپيوتر خود را راحت تر از آنچه متداول است در حالت Lock قرار دهيد. اين کار بسيار ساده است و با طی کردن مراحل زير شما ميتوانيد یک Icon به صفحه نمايش یا Quick Launch اضافه کنيد که با يک ضربه ماوس بر روی آن سيستم شما در حالت Lock قرار مي گیرد.
1- بر روی صفحه نمايش خود Right-Click کنيد و از Shortcut، New را انتخاب کنيد
2- در پنجرهای که ظاهر شده در قسمت Type the location of the item فرمان زير را بنويسيد:
user32.dll,LockWorkStation rundll32.exe
3- Next را بزنيد و نام Shortcut را وارد کنيد و کليد Finish را بزنيد.
جهت راحتي بيشتر پيشنهاد مي توانید ميانبر (Shortcut) ايجاد شده را با ماوس به یک قسمت از فضای خالی Quick Launch بکشيد تا از اين پس در هنگام نياز با زدن يک کليد دستگاه شما در حالت Lock قرار گيرد.



________________________________________

حذف کردن فایلهای غیر قابل حذف

این اتفاق حتماً تا به حال برای شما پیش آمده است. قصد دارید فایل و یا پوشه ای را حذف کنید ولی با پیغام خطایی مواجه می شوید.
اگر شما مطمئن هستید که فایل و یا پوشه مورد نظر شما در حال استفاده نیست می توانید در اینگونه مواقع برای رهایی از این مشکل بجای راه اندازی مجدد سیستم از روش زیر استفاده کنید:
1- تمام برنامه های باز خود را ببندید.
2- Command Prompt را باز کنید
3- Task Manager را با Right-Click کردن بر روی Taskbar و انتخاب گزینه Task Manager و يا فشردن ترکیب Ctrl-Shift-Esc باز کنید.
4- به برگه Processes برويد، Explorer.exe را انتخاب کنید و دکمه End Process رl بزنيد.
5- بدون اینکه Task Manager را ببندید به پنجره Command Prompt برويد.
6- در خط فرمان فایل مورد نظرتان را با دستور Del حذف کنید.
7- دوباره به Task Manager رجوع کنید در برگه Applications دکمه New Task را بزنيد و Explorer.exe را اجرا کنید.

________________________________________

دو نكته جهت افزايش سرعت ويندوز XP

اگر كامپيوتر شما خانگي است و د داخل هيچ شبكه اي نمي باشيد، با غير فعال كردن سرويس هاي زير مي توانيد سرعت ويندوز خود را به ميزان زيادي افزايش دهيد، ويندوز، تمام سرويس ها را در حالت پيش فرض خود دارد. اما براي كامپيوتر مخصوص شما بسياري از آنها اصلا مورد نيازتان نخواهد بود.
پس چه بهتر كه آنها را غير فعال كنيد. اما براي غير فعال كردن اين سرويس ها دوباره لازم است كه پنجره Run را گشوده و از آنجا Msconfig را اجرا نموده سپس به برگه سرويس رفته و تيك كنار سرويس هاي زير را با خيال راحت حذف كنيد.
Alerter
Fastuser switching Compatibility
TCP/IP Net Bios Helper
Remote Desktop Sharing
Session Manager
Themes
Universal Plug and Play Device host
Wireless Zero Configuration
2- منوي Start را باز كنيد. داخل منوي All Programs منوي Accessovies را باز كنيد. داخل اين منو System Tools را باز كنيد و گزينه Disk Defragmenter را انتخاب كنيد.
براي شما پنجره اي با همين نام باز مي شود.
ابتدا (Analyze) را انتخاب كنيد تا اطلاعات شما بررسي شود. پس از بررسي گزينه (Defragment) را انتخاب كنيد. البته اين عمل نسبت به اطلاعات شما ممكن است ساعتي طول بكشد

________________________________________

بدون هیچ برنامه ای درایو خود را مخفی کنید

با یک ترفند بسیار ساده دوستان عزيز مي توانند هر يک از درايوهاي موجود در سيستم خود را ناپديد کنند البته لازم است برای انجام این کار از رجیستری کمک بگیرید. ابتدا به کمک دستور regedit رجيستري خود را باز نماييد Start -- > Run -- > را تایپ کنید regedit سپس در پنجره سمت چپ به اين کليد مراجعه کنيد : HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrent VersionPoliciesExplorer و يک متغير جديد از نوع DWORD ساخته و نام آن را NoDrivers بگذاريد . برای اینکار در قسمت سفید و خالی پنجره سمت راست راست کلیک کرده New سپس DWORD VALUE را انتخاب نمائید پس از آن نام آنرا NoDrivers بگذارید . ( دقت کنید حروف بزرگ و کوچک در رجیستری بسیار مهم بوده و باید دقیق تایپ شوند بهترین راه جهت جلوگیری از هرگونه اشتباهی کپی کردن اسامی است ) بر روی NoDrivers دابل کلیک کنید و Value Data آنرا اعداد زیر بگذارید . مقداري که براي اين متغير تعيين مي کنيد نشان مي دهد که چه درایوی از سیستم باید مخفی شود.اعداد به ترتیب خود درایوها به مرور 2 برابر میشوند . مثلا براي مخفي کردن هر درايو يا چند درايو می توانید از اعداد زیر استفاده کنيد مثل : A:1 , B:2 , c:4 , D:8 , E:16 , F:32 و... براي ناپديد کردن تمام درايوها مي توانيد عدد دسيمال ۶۷۱۰۸۸۶۳ را به متغير NoDrives بدهيد . نکته : برای ظاهر شدن مجدد درایو به همان مسیر قبلی در رجیستری رفته و مقدار NoDrives را خالی بگذارید. با استفاده از این روش به سادگی می توانید بدون استفاده از هیچ برنامه ای هر درایو را که مایل باشید از MY COMPUTER حذف نمایید . دقت کنید اگر بر روی سیستم خود از چند ویندوز استفاده میکنید و قصد دارید درایوها را در تمامی آنها حذف نمائید این عمل را باید برای تک تک آنها تکرار نمائید .

________________________________________

به كمك اين ترفند مي توانيد برنامه هاي را كه با CD اجرا مي شوند را بدون نياز به CD اجرا كنيد

برنامه Nero رانصب كنيد.
ازمنوي Stars وارد Programs شويد و فايل Ahead Nero را باز كنيد وگزينه Nero ImageDrive Installer را اجرا ونصب كنيد .كامپيوتر را Restart كنيد.
My Computer را باز كنيد يك درايو CD-Rom به درايوهايتان اضافه شده است. این درايو مجازي شما است.
حال شما بايد از CD مورد نظر خود به وسيله برنامه Nero يك Image بگيريد. وبعد از اتمام كار بر روي Image خود راست كليك كنيد وگزينه Image Drive را كليك كنيد. وبعد برنامه خودرا بدون نياز به CD اجرا كنيد.

اول يک سری به BIOS زدم تا مطمئن بشم با قرار دادن CD لينوکس در درايو، سيستم از CD بوت ميشه يا نه که همه چيز رديف بود. اولين چيزی که با شروع بوت لينوکس روی صفحه ظاهر شد يک صفحه خوش آمد گويی بود که در مورد گزينه های مختلف بوت توضيح داده بود که برای کسی که از يک سيستم ساده و خونگی استفاده ميکنه دونستنشون زياد واجب نيست فقط اگر مشکلی تو روال نصب پيش اومد بايد از اين گزينه ها کمک بگيره. پس فقط کافيه که Enter را بزنم!
يک سری نوشته همينجور پشت سر هم روی صفحه حرکت کرد و ظاهراً يک شناسايی سخت افزاری هم روی بعضی از قطعات مثل VGA، CD-ROM و H.D.D انجام داد و وارد يک محيط گرافيکی شد که از دو قسمت تشکيل شده. قسمت سمت چپ به اصطلاح قسمت HELP و سمت راست هم که مربوط به گزينه هايی ميشد که بايد برای شروع روال نصب به آنها پاسخ بدم. يک دکمه Next هم در پايين سمت راست برای حرکت در برنامه نصب در نظر گرفته شده و به منزله تاييد تنظيمات موجود در يک پنجره است.
با زدن دکمه NEXT در صفحه خوش آمد گويی و گذر از سه پنجره بعدی که به ترتيب مربوط به انتخاب زبان، صفحه کليد و ماوس بود (که تو همشون از گزينه پيش فرض انتخاب شده استفاده کردم) به پنجره انتخاب نوع نصب رسيدم که قبلاً توی فصل اول در موردش خونده بودم رسيدم. بصورت پيش فرض Workstation انتخاب شده بود و من هم هيچ تغييری ندادم و Next را زدم. البته بد نيست که اگر اولين باره که نصب لينوکس انجام ميديد توضيخات سمت راست را هم بخوانيد تا از نتيجه گزينه های هر صفحه مطلع بشويد.
صفحه بعد با عنوان Disk Partitioning Setup سه گزينه برای پارتيشن کردن معرفی کرد:

hda: Maxtor 32049H2 – 19540 MB

hdb: QUANTUM FIREBALLlct20 40 – 38170 MB

Partition	Size	Type	Mount Point
/dev/hda6	47MB	ext3	/boot
/dev/hda7	8989MB	ext3	/
/dev/hda8	510MB	ext3	/swap

GNOME

KDE

Software Development

Games and Entertainment

تعریف انواع داده ها

در درس پيش مبحث طراحي جدول را آغاز كرديم و پنجره Design View آشنا شديدو توانستيم اقدام به ايجاد جداول جديد كنيم ولي يكي از مباحث مهم در طراحي جدول را ذكر نكرديم و قول آن را به جلسه بعد داديم و آن مبحث كه در اين درس به طور مفصل توضيح داده خواهد شد نوع داده هاي فيلدها مي باشد.
اگر به ياد داشته باشيد در پنجره Design View ما براي تعريف كردن فيلدها از سه ستون Field Name و Data Type و Description استفاده مي كرديم و همچنين گفته شد كه Field Name براي شرح نام فيلد و Description براي توضيح فيلد براي استفاده هاي بعدي مي باشد. اما نكته اي كه اينجا قابل ذكر مي باشد ستون Data Type مي باشد كه نوع داده هاي هر فيلد را مشخص مي كند مثلا داده هاي از نوع متن, عدد, تاريخ و غيره كه تمامي موارد در زير به طور كامل شرح داده خواهند شد.

تعريف انواع داده ها:

هر داده اي نوع خاصي دارد. هرفيلد جدول, داده هايي از يك نوع خاص را مي تواند در خود جاي دهد.مثلا براي فيلدي با اسم "نام كارگر" بايد داده هايي از نوع متن تعريف شود تا تمامي ركوردهاي ثبت شده در اين فيلد داراي يك نوع داده و آن هم از نوع متن باشند.لذا هرگاه جدولي طراحي مي كنيم بايد نوع داده هر فيلد را از فهرست پايين جهنده ستون Data Type انتخاب كنيم.(براي نمايش فهرست ستون Data Type كافي است بر روي فلش موجود در اين ستون كليك كنيم تا فهرستي از نوع تمامي داده هايي كه مي شود در اكسس ثبت كرد براي ما نشان داده شود)
توجه: هنگامي كه موردي را از فهرست بازشونده Data Type انتخاب مي كنيم اكسس فهرستي از اطلاعات را در بخش زيرين پنجره نمايش مي دهد كه به آنها Field Properties (يا خصوصيات فيلد) گفته مي شود. مثلا وقتي ما فيلدي از نوع Text (متن) را از ستون بازشونده انتخاب مي كنيم. در زير همين پنجره خصوصيات فيلد مربوط به متن براي ما نشان داده مي شود. اين خصوصيات عنوان درس بعدي ما مي باشد كه به طور مفصل شرح داده هاي خواهد شد كه در اين قسمت ما تنظيمات جالب توجه اي داريم.
حال در زير به تشريح تمامي انواع داده ها مي پردازيم:

داده از نوع Text(متن):

از داده نوع Text در فيلدهايي كه حروف, واژه ها, اسامي و عبارات را نگه مي دارد استفاده مي شود. لازم نيست كه محتواي فيلد متن فقط متون الفبايي باشد بلكه مي تواند اعداد و علايم خاص نيز باشد. ولي توجه كنيد كه براي اعدادي كه در محاسبات از آنها استفاده مي كنيد, از فيلد نوع متن استفاده نكنيد. فيلد متن براي داده هاي مناسب است كه مي خواهيد آنها را نگهداريد و نه آنهايي كه قصد انجام محاسبه بر روي آنها را داشته و يا به عنوان تاريخ و زمان بكار ببريد.مثلا داده هاي با عنوان "نام" بايد در اين نوع فيلد ذخيره شوند.
توجه: از فيلد متني براي داده هاي با طول حداكثر 255 كاراكتر استفاده كنيد. اگر طول داده بيش از اين مقدار است, از داده نوع Memo استفاده كنيد. همچنين دقت كنيد كه براي كنترل طول فيلد متني, از خصوصيات فيلد استفاده كنيد(در درس بعدي شرح داده خواهد شد) مثلا مي توانيد از اكسس بخواهيد تا در هز ركورد فيلد متني, تا 255 حرف را نگهدارد.
آدرس و شماره تامين اجتماعي مثالهاي كاملي از داده هاي متني هستند كه از اعداد و علايم خاص (مانند تيره و ويرگول) تشكيل مي شوند.

داده از نوع Memo (يادداشت):

از داده نوع Memo براي فيلدهايي استفاده مي شود كه تا 64000 كاراكتر (شامل حروف, اعداد و كاركترهاي خاص) طول دارند.تعيين طول فيلدهاي Memo ضروري نيست چون اكسس فقط به همان مقدار كه لازم است براي آنها جا تعيين مي كند. در واقع جدولهايي كه فيلد Memo دارند, ركوردهايي با طول متغير دارند, چون طول فيلد Memo در هر ركورد, با ركوردهاي ديگر فرق دارد. مثال براي اين نوع فيلد, فيلدي به نام "توضيحات" مي تواند باشد.
توجه كنيد كه اگر بخواهيد متون شكل بندي شده اي مانند متون واژه پردازي شده در Word را در اكسس نگه داري كنيد بايد از داده هاي نوع OLE استفاده كنيد نه داده هاي نوع Memo.

داده از نوع Number (عدد):

هر داده اي از جدول را كه بخواهيد در محاسبات بكار ببريد, از نوع Number تعريف كنيد. داده از نوع Number براي تمامي ارقام, بجز مقادير پولي و ارقام با دقت زياد كه در محاسبات علمي بكار ميرود مناسب است.(توجه كنيد كه از داده نوع Currency (ارز) براي ارقام پولي و دقت بالا استفاده مي شود). اكسس در ارقام با دقت بالا زياد دقيق نيست مگر اينكه از داده نوع Currency استفاده كنيد.مثال براي داده هاي نوع Number مي تواند مثلا شماره كدپستي يا شماره كارگري باشد.

داده از نوع Data/Time (زمان/تاريخ):

داده هاي از نوع تاريخ و زمان را در فيلدهايي كه نوع آنها Data/Time است نگهداريد. از اين نوع داده در فيلدهايي مانند تاريخ استخدام و زمان ملاقاتها استفاده مي شود. وقتي فيلدهاي تاريخ و زمان را از نوع Data/Time تعيين مي كنيد, اكسس به شما امكان مرتب كردن آنها را بر اساس تاريخ و زمان مي دهد. مثلا مي توانيد گزارشي از تمامي كرامنداني كه تاريخ شروع به كار آنها اول مهرماه 1377 بوده است و يا فهرستي از تمامي حسابهايي كه بيش از 60 روز به سررسيد آنها مانده را چاپ كنيد.

فيلد داده از نوع Currency (ارز):

از اين نوع داده ها براي نگهداري مقادير پولي يا ارزي استفاده مي شود. داده از نوع Currency, كاربر را مطمئن مي سازد كه مقادير پولي/ارزي كه در محاسبات بكار مي روند به درستي گرد شده اند.(ولي يك مشكل كوچك در اكسس 2000 در اين نوع فيلد براي ثبت نتايج به ريال وجود دارد) اكسس تمامي مقادير پولي/ارزي را با 15 رقم در سمت چپ و چهار رقم در سمت راست نقطه اعشار(مميز كسري) نگه مي دارد, لذا مي توانيد اعداد با دقت بالا را در فيلدهاي پولي نگه داريد. از مثالهاي بارز اين نوع فيلد مقدار حقوق كارمند را مي توان ذكر كرد.

فيلد داده از نوع Auto Number (عدد خودكار):

وقتي كه فيلدي را را از نوع داده Auto number تعريف مي كنيد, با هر ركوردي كه به جدول اضافه شود اكسس بطور خودكار عددي را در اين فيلد نگه مي دارد.سه نوع ارقامي كه اكسس در فيلد عدد خودكار نگه مي دارد, عبارتند از:
----------------
اعداد متوالي: هنگامي كه ركورد جدي را به جدول اضافه مي كنيد, اكسس رقمي متوالي را تخصيص مي دهد كه از 1 شروع مي شود. مقادير متوالي Auto Number معمولا براي كليد اصلي جدول بكار برده مي شوند.
اعداد تصادفي: اكسس در ركورد جديد به اين فيلد, عددي منحصر به فرد و تصادفي را اختصاص مي دهد. اعداد شناسائي انعكاسي: اكسس مقدار منحصر به فردي را به اين فيلد تخصيص مي دهد كه پايگاه داده هاي تكرار شونده را با يكديگر هماهنگ مي كند.
----------------
فيلد داده از نوع Yes/No (بلي/خير):

فيلدي كه از نوع Yes/No تعريف مي شود به ازاي Yes عدد 1- و به ازاي No عدد 0 را دارا مي شود. با استفاده از بخش Filed Properties در پنجره مذكور مي توانيد بسته به دليل استفاده از فيلد, يكي از سه حالت Yes/No, True/False (درست يا غلط) يا On/Off (روشن و خاموش) را به كار ببريد. از موارد استفاده از اين نوع داده مي توان به متاهل بودن اشاره كرد كه مي تواند يا بله يا خير را دربرگيرد.

فيلد داده از نوع شي OLE:

OLE مخفف Object Linking and Embedding (اتصال و نشاندن شي) است. اگر برنامه ديگري تحت ويندوز از OLE پشتيباني كند يعني بتواند شي قابل انتقال به برنامه ديگري را ايجاد كند آنگاه فيلد شي OLE در اكسس نيز قادر خواهد بود تا آن داده را در خود نگه دارد. فيلدهاي OLE براي نگهداري اشيايي از قبيل عكس, تصاوير ويديوئي و صدا مناسب است. (همانطور كه ملاحظه مي كنيد, پايگاه داده اكسس علاوه بر داده هاي عددي و متني مي تواند انواع متنوع ديگري از داده ها را نيز نگه دارد.)
وقتي كه فيلدي از نوع OLE را در جدول قرار مي دهيد, مي توانيد علاوه بر مثلا اطلاعات مربوط به اقلام موجودي, تصوير آن را نيز به شكل يك شي OLE در درون فيلد OLE قرار دهد. به اين ترتيب هنگامي كه ركورد را نمايش مي دهيد, اكسس داده هاي ركورد را همراه با تصوير نمايش مي دهد.
براي نگهداري فيلدهاي از نوع OLE در پايگاه داده اكسس به نرم افزاهاي كمكي از قبيل برنامه هاي گرافيكي و يا صفه گسترده نياز داريد.

داده از نوع Hyperlink (ابرمتن):

اين نوع فيلد براي نگهداري ابرمتنها بكار مي روند. اگر تا حالا تجربه كار كردن با برنامه هاي طراحي صفحات وب يا كاركردن با كدهاي HTML را داشته باشيد منظور از ابرمتنها را به خوبي مي دانيد. ابرمتنها در واقع لينكهاي اينترنتي هستند كه ما را به صفحات مختلف در اينترنت هدايت مي كنند مثلا ما اگر لينكي به صورت http://www.yahoo.com داشته باشيم و برروي آن كليك كنيد ما را به صفحه ياهو خواهد برد و در واقع اين نوع فيلد از انواع فيلدهايي است كه به ندرت مجبور به استفاده از آن مي شويم. عملكرد آنها درست مانند فيلو از نوع متن مي باشد با اين تفاوت كه در اينجا هر متني را كه براي نگهداري تايپ كنيم در واقع آن لينكي از به يك صفحه اينترنتي.
از موارد استفاده از اين فيلد مي توان به نگهداري آدرسهاي اينترنتي مرتبط با شركت اشاره كرد.

داده از نوع Lookup Wizard (جادوگر جستجوگر):

هنگامي كه فيلدي از نوع Lookup Wizard ايجاد مي كنيد, اكسس با بكار گرفتن جادوگري به آن امكان مي دهد تا بجاي يك مقدار, فهرستي از مقادير را نگهدارد. اين فيلد مي تواند فهرستي از مقادير را از يك جدول يا بازجست و يا فهرستي از مقادير ثابتي كه در هنگام ايجاد فيلد تعريف كرده ايد,( براي فهرستهايي كه مقادير ثابتي دارند) باشد.
فرض كنيد كه شركتي به پنج كشور كالا مي فروشد. هنگام طراحي پايگاه داده مي توانيد با بكار انداختن Lookup Wizard, فهرست ثابتي از اسامي كشورها بسازيد كه در هنگام ورود داده ها به جدول, ظاهر شود.
هنگام كه كاربر بخواهد كشوري را انتخاب كند به جاي تايپ نام كشور براي هر ركورد فقط بايد از فهرست ثابت انتخاب كند.
حال شما قادر به شناسايي انواع داده هاي موجود در اكسس مي باشيد و با نوع عملكرد آنها آشنا هستيد و تا حدودي قار به ايجاد جدول هستيد ولي يك نكته در اينجا باقي مانده و آن خصوصيت انواع فيلدها مي باشد كه موضوع درس آينده ما را تشكيل مي دهد كه موضوعي جالب مي باشد .

خصوصیات فیلدها

اگر به خاطر داشته باشيد در دروس قبلي شروع به طراحي پايگاه داده هاي خود كرديم و در مورد پنجره Design View كه ما را در طراحي جداول ياري مي كند به طور مفصل صحبت شد. همچنين در درس قبل در مورد انواع داده هايي كه از طرف اكسس پشتيباني مي شود و شما مي توانيد از آنها در ايجاد جداول خود كمك بگيريد بحث كرديم. حال كه ما با انواع داده ها آشنا شديم وقت آن رسيده است كه به تنظيم خصوصيات اين داده ها بپردازيم و اين همان موضوعي است كه در اين درس به آن پرداخته شده است.

تعريف خواص فيلد:

به محض آنكه شما نوع داده را از ليست قسمت Data Type انتخاب كرديد در پايين همان پنجره قسمتي كه به Field Properties مشهور است در پايين گوشه چپ نمايان مي شود كه در اين پنجره كوچك كه داراي دو شاخص General و Lookup مي باشد ما اقدام به تنظيم خواص فيلد مي كنيم. بسياري از فيلدهاي خواص فيلد, اختياري است. برخي از فيلدها به هيچ فيلد خاصه اي نياز ندارند حال آنكه برخي ديگر از فيلدها به چندين فيلد خاصه نياز دارند. شما مي توانيد در شكل 101 در زير پنجره خواص فيلد براي يك فيلد متني را مشاهده كنيد.
هر فيلدي كه داراي نوع خاصي است همچنين داراي خصوصيات مربوط به خود مي باشد كه با خصوصيات ديگر فيلدها متفاوت مي باشدمثلا در شكل بالا ما از ليست باز شده Text را كه فيلد متني ايجاد مي كند را انتخاب كرديم اگر به جاي آن يك نوع ديگر فيلد مانند Number (اعداد) را انتخاب مي كرديم خصوصيات فيلد ما كه در پايين پنجره مشخص است متفاوت از اين شكل مي شد يعني فيلد متني خصوصيات مربوط به خود را دارد و فيلد اعداد خصوصيات متمايز از فيلد متني اين موضوع در مورد انواع ديگر داده نيز صدق مي كند. همانطور كه براي فيلد خود نوع داده اي را انتخاب كرديم مانند Text بايد براي آن خصوصيات مخصوص به خود را نيز ذكر كنيم. براي اين كار مي توانيم بر روي كادرهاي موجود در قسمت خصوصيات فيلد كليك كرده و مقدار مورد نظر خود را در آنها وارد كنيم كه در طول اين درس ما با نحوه عملكرد كادرهاي خصوصيات فيلد آشنا خواهيم شد.
بخش Field properties (خصوصيات فيلد) خاصه هايي از قبيل اندازه فيلد, شكل نمايش و تعداد اعشار را مشخص مي كند. هر نوع فيلد داده, مجموعه فيلدهاي خاصه خودش را دارد. در زير به ترتيب به معرفي خاصه هاي مختلف هريك از انواع داده مي پردازيم.

خواص فيلد متني:

در زير هر يك از مقادير خاصه هاي فيلد از نوع Text را تشريح كرده ام:
--------------->
Field Size(اندازه فيلد): حداكثر طول داده اي را كه در فيلد قابل نگهداري است تعيين مي كند مثلا اگر ما بخواهيم كه كاربر در فيلد نام بيش از 15 كاراكتر قرار ندهد مي توانيم با تنظيم اين خصوصيت روي 15 بيش از اين مقدار را قبول نكنيم.
Format(شكل): شكلي را كه اكسس براي نمايش داده فيلد بكار مي برد تعيين مي كند. مثلا ما مي توانيم در اين قسمت تعيين كنيم كه حرف اول فيلد ما به صورت بزرگ نشان داده شود.
Input Mask(قالب ورودي): نحوه ورود داده به فيلد را تعيين مي كنيم مثلا اگر ما كد كارگري به شكل 2225-2 داشته باشيم مي توانيم تعيين كنيم كه كاربر به هنگام وارد كردن كد در اين قسمت حتما بايد در دومين كاراكتر خط فاصله قرار دهد.
Caption(عنوان): پيامي است كه در هنگام انتخاب فيلد در حالت نمايش Datasheet در ميله وضعيت نمايش داده مي شود.
Value Default(مقدار پيش فرض):مقداري است كه كاربر همواره در فيلد مشاهده مي كند مگر آنكه آن را تغيير دهد مثلا در فيلد جنسيت مي توان نام مرد را همواره براي كاربر نشان داد و اگر كاربر مايل باشد مي تواند آن را تغيير دهد و يا آنرا به صورت پيش فرض قبول كند.
Validation Rule(قاعده مقبوليت): مقاديري كه كاربر در فيلد وارد مي كند را محدود مي سازد (در اين مورد در دروس آتي بيشتر صحبت مي كنيم)
Validation text(متن مقبوليت):پيام خطايي است كه در صورتيكه كاربر اقدام به ورود مقداري كند كه قاعده مقبوليت را نقض كند نمايش داده مي شود.
Required(ضرورت):مشخص مي كند كه آيا كاربر مي تواند در هنگام ورود داده در جدول اين فيلد را خالي رد كند يا حتما بايد مقداري در آن وارد كند مثلا اگر كاربر فيلد كه كليد اصلي مي باشد خالي رد كند برنامه با مشكل روبرو مي شود.
Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر): مشخص مي كند كه آيا متني با طول صفر در فيلد قابل قبول است يا نه.
Indexed(نياز به ايجاد انديكس):مشخص مي كند كه آيا فيلد به انديكس نياز دارد يا نه. فيلد انديكس مرتب كردن و جستجو را تسريع مي كند.
Unicode Compression(فشرده سازي يونيكد): در اين قسمت تعيين مي كنيم كه مايليم فيلد ما با استفاده از سيستم Unicode فشرده سازي شود كه اين گزينه براي قابليت فارسي نويسي در اكسس مفيد مي باشد.(در مورد سيستم Unicode مي توانيد به دروس HTML در همين سايت مراجعه كنيد).
---------------
توجه: هنگامي كه خاصه اندازه فيلد را معين مي كنيد, آنرا بزرگتر از آنچه واقعا نياز داريد قرار ندهيد. اكسس فضاي تخصيص يافته را بر مبناي اين مقدار تعيين مي كند, صرفنظر از اينكه طول به كار گرفته شود يا خير. در صورت بزرگتر گرفتن آن , فضاي ديسك بيهوده اشغال مي شود.
فيلدهاي Format(شكل) و Input Mask(قالب ورودي) پيچيده ترين خاصه هاي هر فيلد هستند. به عبارت ديگر, هنگامي كه نحوه نمايش و ورود داده با استفاده از اين خاصه ها را ياد مي گيريد چنان است كه گويي زبان جديدي را فرامي گيريد. اينكه اكسس چگونه داده هاي وارد شده در فيلد را نمايش دهد, توسط فيلد خاصه Format تعيين مي شود و خاصه Input Mask چگونگي ورود داده در فيلد را تعيين مي كند.
در زير مقاديري را كه شما مي توانيد در فيلد خصوصيت شكل Format وارد كنيد تشريح شده اند كه به وسيله آنها مي توانيد نحوه نمايش داده ها را تعيين كنيد:
--------------->
! : برخلاف پيش فرض تراز از سمت راست, داده هاي درون فيلد را تراز به سمت چپ مي كند.
* : در اين مكان از فيلد كاراكتري بايد قرار گيرد.
& : در اين مكان از فيلد وجود كاراكتر دلخواه است. (الزامي نيست)
< : در اين مكان از فيلد كاراكتر به حروف كوچك تبديل مي شود.
> : در اين مكان از فيلد كاراكتر به حروف بزرگتر تبديل مي شود.
\ : بجاي اينكه كاراكتر بعدي را حرفي در نظر گيرد, آنرا بعنوان كد شكل در نظر مي گيرد. (براي نمايش * مفيد است, در غير اينصورت اكسس ستاره به عنوان كاراكتر علامت محل فيلد در نظر مي گيرد.)
--------------
مثال: بنابراين اگر خاصه format فيلدي را &>&&&&& تعيين كنيد و نخستين ركورد جدول بصورت lw3dp2 باشد اكسس آنرا به lw3dP2 تبديل مي كند (كاراكتر > حرف P را به صورت حرف بزرگ P نشان مي دهد).
در زير هم به معرفي مقاديري كه شما مي توانيد در خاصه Input Mask قرار دهيد ذكر شده اند:
------------->
0 : در اين مكان از فيلد عدد بايد باشد.
9 : در اين مكان از فيلد عدد يا فاصله بايد باشد.
# : در اين مكان از فيلد عدد, علامت مثبت, علامت منفي يا فاصله مي تواند قرار گيرد.
1 : در اين مكان از فيلد بايد يك حرف الفبايي باشد.
؟ : در اين مكان از فيلد هر حرف الفبايي به دلخواه مي تواند باشد.
A : در اين مكان از فيلد بايد يك حرف يا يك عدد باشد.
a : در اين مكان از فيلد به دلخواه يك حرف يا عدد مي تواند قرار گيرد.
& : در اين مكان از فيلد بايد يك كاراكتر يا فاصله قرار گيرد.
c : در اين مكان از فيلد يك كاراكتر دلخواه قرار مي گيرد.
> : كاراكتر در اين محل به حرف بزرگ تبديل مي شود.
< : كاراكتر در اين محل به حرف كوچك نبديل مي شود.
! : باعث مي شود تا كاراكترهاي ورودي در فيلد به جاي آنچه از سمت راست شروع شوند, از سمت چپ شروع شوند.
\ : بجاي اينكه كاراكتر بعدي را حرفي در نظر بگيرد آنرا به عنوان كد شكل در نظر مي گيرد (براي نمايش كاراكترهاي مانند * و ! مناسب است.)
--------------
مثال: بنابراين اگر خصوصيت شكل فيلدي را 0000-000(9999) تعريف كنيد اكسس كاربر را مجبور خواهد كرد تا شماره تلفن را به شكل ده رقمي وارد كند.

خواص فيلد Memo:

داده از نوع Memo (يادداشت) مقادير خاصه هاي فيلد زير را نيز داراست, كه تمامي آنها در بالا بخش مربوط به فيلد Text تشريح شدند پس فقط به ذكر آنها بسنده كرده و آنها را توضيح نمي دهيم:
Format (شكل), Caption(عنوان), Default Value(مقدار پيش فرض), Validation Rule(قاعده مقبوليت), Validation Text(متن مقبوليت), Required(لازم بودن), Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر), Unicode Compression(فشرده سازي يونيكد).
به عبارت ديگر اگر فيلدي از نوع Memo داشته باشيد مي توانيد درست مشابه فيلد متن شكل, عنوان و ساير خصوصيات آنرا را تعريف كنيد.

خواص فيلد عددي:

در زير مقادير خاصه هاي فيلد از نوع Number تشريح شده است( به خاطر تكرار نكردن آنچه قبلا ذكر شد آنهايي كه مشابه فيلد از نوع Text مي باشند ذكر نشده اند تا فقط موارد جديد به اطلاع شما برسند):
------------->
Field Size(اندازه فيلد):اگر فيلدي از نوع عدد داشته باشيد و بخواهيم اندازه فيلد را در خصوصيات آنرا تعريف كنيد شما مي توانيد از ليست موجود در اين قسمت يكي را انتخاب كنيد كه هر كدام را عناصر ليست را با نوع كاربرد آنرا ذكر مي كنيم: Byte(براي نگهداري يك عدد كوچك بين 0 تا 255), Integer(يك عدد بزرگتر تا 32767), Long Integer(يك عدد باز هم بزرگتر تا 2/1 ميليون), Single(عدد اعشاري), Double(عدد اعشاري با دقت زياد), Replication ID( يك مقدار عدد شناسائي انعكاسي براي هماهنگ كردن چندين جدول پايگاه داده), Decimal(براي اعدادبر مبناي دسيمال).
Format(شكل): در اين بخش از خصوصيات هم بايد يكي از موارد موجود در ليست را انتخاب كنيد كه به ذكر آنها بسنده مي كنيم: General Number(براي مقادير معمولي), Currency(براي مقادير پولي), Euro(براي مقاديري با واحد پول يورو), Fixed(همواره بايد يك رقم اعشار داشته باشد), Standard(كه در اعداد بزرگ ويرگول نشان مي دهد), Percent(براي نمايش ارقام درصدي همراه با علامت درصد),Scientific(براي نمايش ارقام علمي).
Decimal Places(ارقام اعشار): تعداد ارقام اعشاري كه براي يك مقدار نشان داده مي شود.
-------------
ديگر موارد موجود در خصوصيات فيلد از نوع عدد تكراري بوده و انها را مي توانيد مانند فيلد از نوع متن تنظيم كنيد.
اگر داده اي كه در فيلد وارد مي كنيد بزرگتر از نوع داده انتخابي باشد, اكسس پيام خطايي مبني بر وجود مشكل را نمايش مي دهد.

خواص فيلد تاريخ/زمان:

در زير به تشريح هر يك از مقادير خاصه هاي فيلد تاريخ/زمان مي پردازيم توجه كنيد كه از ذكر موارد تكراري اجتناب شده است.
------------>
Format(شكل): در اين بخش از خصوصيات بايد از ليست موجود يكي را به دلخواه و نحوه عملكرد برنامه انتخاب كنيد: General Data (براي تاريخ به شكل 1382/4/20 و زمان به شكل 3:12:2 عصر ), Long Data(براي نشان داده تاريخ به شكل بلند كه در آن نام ماه ذكر شده است), Medium Data(براي نشان دادن تاريخ به شكل 82-مرداد-20), Short Data(براي نشان دادن تاريخ به شكل معمول و كوچك), Long Time(براي نشان دادن زمان به شكل 3:12:2 عصر ), Medium Time:(براي نشان داده زمان به شكل 3:12 عصر ), Short Time(براي نشان دادن زمان به صورت 3:12).
------------
ديگر موارد و خصوصيات موجود در اين نوع داده مانند داده از نوع Text مي باشد.
توجه: اگر هيچ يك از اشكال دقيقا آنچه لازم داريد نبود, مي توانيد شكل مورد نظر خود را, با كاراكترهاي خاص بسازيد كه اين مبحث يك مبحث طولاني مي باشد در برنامه ما نمي گنجد شما مي تواند براي اينكار از Help بهره بگيريد.

خواص فيلد Currency (ارز/پول):

اين نوع از فيلد در واقع زيرمجموعه اي از داده نوع عدد مي باشد كه خصوصيات آن مانند داده از نوع عدد مي باشد ولي بايد براي ايجاد داده از نوع ارز از قسمت Format مورد Currency انتخاب شود.

خواص فيلد از نوع Auto Number(عدد خودكار):

در زير هر يك از موارد و خصوصيات داده از نوع عدد خودكار شرح داده شده است:
------------>
Fielg Size(اندازه فيلد): اگر مي خواهيد به صورت پيش فرض از اين نوع داده استفاده كنيد از ليت باز شده Long Integer را انتخاب كنيد ولي اگر مي خواهيد از پايگاه داده تكرار شونده استفاده شود بايد Replication ID انتخاب شود.
New Values(مقادير جديد): بايد تعيين كنيد كه اكسس اعدادي را كه در اين فيلد قرار مي دهد از نوع Increment(به صورت افزايشي) يا از نوع Random(به صورت تصادفي) باشد.
Format(شكل): ليست موجود در اين بخش از خصوصيات فيلد درست مانند داده از نوع عدد مي باشد كه مي توانيد مانند آن يكي از مقدارهاي موجود را انتخاب كنيد.)
------------
ديگر خصوصيات موجود در اين نوع داده در بالا ذكر شده كه از تكرار كردن آنها اجتناب مي كنيم.

خواص فيلد Yes/No(بلي/خير):

هر يك از خصوصيات اين فيلد در زير تشريح شده است و طبق معمول از تكرار اجتناب كرده ايم:
----------->
Format(شكل): براي اينكه نحوه نمايش فيلد براي اكسس مشخص شود يكي از حالات Yes/No(بلي يا خير), True/False(درست/غلط), On/Off(روشن/خاموش) را مي توانيد انتخاب كنيد.
-----------

خواص فيلد شي OLE :

خواص موجود در اين نوع از فيلد كه دو مورد مي باشد در قسمتهاي ديگر اين درس ذكر شده كه بسيار ساده و پيش پا افتاده مي باشد.

خواص فيلد از نوع Hyperlink(ابرمتن):

خاصيتهاي موجود براي اين نوع از داده همانند خواص موجود براي داده از نوع Text(متن) مي باشد كه من ضرورتي در تكرار موارد ساده اي مانند اين نمي بينم.

خواص فيلد Lookup Wizard(جادوگر جستجوگر):

داده از نوع Lookwizard جادوگري را به كار مي اندازد كه شما با طي مراحل اين جادوگر و انتخاب جدول و فيلدهاي جدولهايي كه انتخاب كرده ايد و مي خواهيد داده ها از آنها استخراج شده و در مقابل كاربر نشان داده شود خصوصيات متفاوتي را براي شما نمايان مي كند.(توجه كنيد كه براي استفاده از جادوگر جستجو قبلا بايد جدولي داشته باشيد كه داده ها از آن استخراج شده و در اين قسمت قرار داده شود پس اول جدولي حاوي داده هايي كه مي خواهيد در ليست قرار داده شود ايجاد كرده وسپس از جادوگر استفاده كنيد). بعد از طي مراحل جادوگر و ايجاد آن شما مي توانيد بر روي شاخص Lookup موجود در قسمت خصوصيات فيلد كليك كرده تا خصوصيات مربوط به جادوگر طراحي شده براي شما نمايان شود در زير هر يك از اين خصوصيات موجود تشريح شده است:
----------->
Display Control(كنترل نمايش داده شده): اين خاصه مشخص مي كند كه در هنگام دريافت اطلاعات در حالت نمايشي Datasheet چه كنترلي در اين فيلد اعمال شود ليست موجود در اين قسمت حاوي Text Box(جعبه متن), List Box(جعبه ليست شده), Combo Box(جعبه تركيب) مي باشد.
Row Source Type(نوع ماخذ سطر):مشخص كننده جايي است كه داده از آن منشا مي گيرد. گزينه هاي ممكن عبارتند از Table/Query(جدول يا بازجست), Value List( داده هايي كه وارد مي كنيد), Field list(فهرستي از فيلدهاي يك جدول يا جستجو).
Row Source(ماخذ سطر): مي تواند يك جدول يا بازجست يا معمولا يم عبارت SQL باشد. از شنيدن عبارت SQL مضطرب نشويد نمايشش شايد به چشم گيج كننده برسد اما در واقع همان چيزي است كه هنگام ايجاد بازجست آنرا مي سازيد. پس زياد اين قسمت از خصوصيات را دستكاري نكنيد تا با آن بيشتر آشنا شويد.
Bound Column(ستون مقيد): ستوني از List Box يا Combo Box است كه قبلا انتخاب شده است و اين فيلد داده هاي نمايش را از آن برمي دارد.
Column Count(تعداد ستونها): تعداد ستونهاي ماخذ سطري است كه مي خواهيد نمايش داده شود.
Column Heads(عناوين ستونها): تعيين مي كند كه آيا براي ستونها عنواني نيز نمايش داده شود يا نه.
Column width(پهناي ستونها): پهناي هر يك از ستونها را بر حسب سانتيمتر نشان مي دهد كه با ويرگول از هم جدا شده اند.
List Rows(تعداد سطور فهرست): اين خصوصيت همانطور كه از نامش پيدا است تعداد ستونها نمايش داده شده را تعيين مي كند.
List Width(پهناي فهرست): پهناي كلي Combo Box يا List Box را مشخص مي كند.
Limit to list(محدود به فهرست): مشخص مي كند كه آيا كاربر بايد از فهرست انتخاب كند يا اين كه مي تواند مقادير مورد نظرش را نيز وارد كند.
----------
Lookup Wizard قابليتي جالب است, اين قابليت ابزار قدرتمند و سودمندي است. هر چند تا زماني كه قدري با اكسس كار نكنيد از اين فهرستها در جدول استفاده نخواهيد كرد, ليكن هنگامي كه آماده استفاده از آن شديد متوجه خواهيد شد كه كار با آنها ساده است.

خواص جستجو:

در قسمت خصوصيات فيلد سربرگ ديگري به نام Lookup وجود دارد كه آنرا مي توانيد براي بعضي از نوع داده ها تنظيم كنيد نه براي همه و كار با اين سربرگ بسيار ساده و راحت است و تمامي موارد موجود در آن را توضيح داده ايم وشما در كار كردن با آن كه بسيار كم به آن احتياج خواهيد داشت مشكلي نخواهيد داشت.

ذخيره كردن جدول:

در هنگام طراحي جدول حتما به خاطر داشته باشيد كه كليد اصلي را در آن ايجاد كنيد يا به عبارت ديگر بهتر است قبل از هر كاري كليد اصلي را در ابتداي جدول ايجاد كنيد.
اما بعد از اينكه جدول خود را به طور كامل تعريف كرديدبايد آنرا ذخيره كنيد. براي اين كار مي توانيد با زدن علامت ضربدر گوشه سمت راست بالا جدول اقدام به بستن جدول كنيد و هنگام سوال كردن از شما مبني بر ذخيره جدول آنرا تائيد كرده و نامي را كه در نظر داريد به جدول خود اختصاص دهيد. پس از اين كار جدول بسته خواهد شد و نام آنرا مي توانيد در ميان فهرست جداول موجود ببينيد.

حالا شما قادر به طراحي جداول مي باشيد هرچند كه پيچيده باشند و به مرور زمان در اين كار استاد خواهيد شد. حال كه شما مي توانيد اولين شي موجود در پايگاه داده خود را ايجاد كنيد پس اقدام به اينكار كرده و چندين جدول را براي برنامه خود ايجاد كنيد كار زيبا و لذت آوري است. در درس آتي به نحوه وارد كردن داده هاي در جدول ايجاد شده خواهيم پرداخت پس تا درس آتي جداول خود را ايجاد كرده باشيد تا در وارد كردن داده ها دچار مشكل خاصي نشويد.

ورود داده‌ها به جدول

حال كه در سه درس قبلي با طراحي جداول در اكسس آشنا شديد و موفق شديد كه اولين جدول خود را طراحي و در پايگاه داده قرار دهيد موقع آن رسيده است كه از جداول طراحي شده توسط خودتان استفاده كامل را ببريد يعني داده ها خود را براي نگهداري و انجام عمليات در جداول خود وارد كنيد و اين موضوع يعني وارد كردن داده ها در جدول و اصلاحات در آنها موضوع درس اين جلسه مي باشد.
در ادامه اين درس به بررسي راه كارهاي موجود براي وارد كردن اطلاعات در جدول هاي طراحي شده خواهيم پرداخت. شايد ساده ترين و پركاربردترين راه براي ورود داده ها, استفاده از حالت نمايشي Datasheet يا صفحه گسترده باشد.اگر تا به حال تجربه كاركردن با برنامه هايي مانند Microsoft Excel را داشته باشيد حتما تشابه بسيار بين اين برنامه و حالت نمايشي Datasheet خواهيد ديد. با استفاده از حالت نمايشي Datasheet به راحتي مي توانيد مقادير را در سطرها (ركوردها) و ستونهاي (فيلدها) جدول وارد كنيد.در اين حالت نمايشي با ورود مقادير در سطرها و ستونها در واقع ركوردها و فيلدهاي جدول را پر مي كنيد. علاوه بر ورود داده هاي جديد هنگامي كه خطايي در داده وارد شده مشاهده كنيد يا وقتي بخواهيد مقادير را تغيير دهيد با يد داده هاي موجود را اصلاح كنيد. اكسس براي جستجو و اصلاح محتواي جدول ها, در حالت نمايشي Datasheet ابزارهاي اصلاحي متعددي دارد. حالت نمايشي Datasheet علاوه بر ورود و اصلاح داده ها, مي تواند در ميان داده هاي مورد نظر جستجو كند.

مقدمات جهت افزودن داده ها به جدول :

هنگامي كه با استفاده از حالت Design جدولي ايجاد كرديد براي ورود داده ها به آن آمادگي خواهيد داشت. پس اگر جدولي طراحي نكرده ايد يك جدول طراحي كنيد و اگر جدولي از پيش طراحي شده داريد مراحل زير را طي كنيد:
1) از ليست جدولهاي موجود جدولي را كه مي خواهيد داده ها را در آن وارد كنيد انتخاب كنيد, براي اينكار كافي است بر روي نام جدول موردنظر يك بار كليك كنيد.
2)براي باز كردن جدول روي كليد Open كليك كنيد. اكسس جدول را در حالت نمايشي Datasheet نمايش مي دهد. اگر اولين دفعه باشد كه اقدام به وارد كردن داده در جدول موردنظر مي كنيد جدول به صورت خالي ظاهر مي شود ولي اگر داده اي قبلا در آن وارد كرده باشيد داده هاي موجود نيز نشان داده خواهند شد. توجه: اگر قصد داشته باشيد كه تغييري در ساختار جدول ايجاد كنيد بايد بر روي دكمه Design كليك كنيد تا بتوانيد قسمتهاي موردنظر خود را تغيير داده يا فيلدهاي جديد خود را به آن اضافه كنيد( در اين مورد به صورت مفصل قبلا صحبت كرده ايم)
هنگامي كه براي اولين بار حالت نمايشي Datasheet ظاهر مي شود, اكسس نشانگر را در ابتداي نخستين فيلد در نخستين ركورد قرار مي دهد.

ورود داده ها در جدول :

به طور حتم تا حالا متوجه شده ايد كه براي وارد كردن داده ها در جدول به مهارت خاصي نياز نداريد. شروع به وارد كردن نخستين مقدار در جدول كنيد تا اكسس آنرا از شما قبول كند. با استفاده از تمامي كليدهاي صفحه كليد مي توانيد به راحتي داده ها را در جدول وارد كرده و بين فيلدها و ركوردهاي مختلف گشت بزنيد.
توجه: اگر براي فيلدي خصوصيات ويژه اي را تعريف كرده باشيد بايد مطابق با آن عمل كنيد. مثلا اگر طول فيلي را 12 كاراكتر تعيين كرده باشيد, اكسس فقط امكان ورود 12 كاراكتر را به شما خواهد داد. اگر توجه كرده باشيد متوجه مي شويد كه هنگامي كه شما شروع به وارد كردن اولين مقدار در نخستين فيلد ركورد كرديد, اكسس به طور خودكار ركورد خالي بعدي را ايجاد مي كند. بدين ترتيب مي توانيد پس از اتمام ورود داده در اولين ركورد به ركورد بعدي برويد. همچنين اگر دقت كنيد ستاره اي را در ابتداي ركورد خالي مي بينيد اين ستاره به اين معنا است كه ركورد جديد بوده و خالي نمي باشد. اگر در اين ركورد جديد داده اي وارد نكنيد اكسس آن را در جدول ذخيره نخواهد كرد.
يكي از راههاي متداول حدكت كردن در بين فيلدهاي جدول استفاده از كليد Tab است اگر كليد Tab را فشار بدهيد به فيلد بعدي موجود در جدول مي رويد و همچنين اگر Shift+Tab را فشار دهيد به فيلد قبلي موجود در جدول هدايت خواهيد شد. همچنين مي توانيد با اشاره گر ماوس بر روي فيلد مورد نظر كليك كرده و اقدام به ورود داده كنيد.
همواره نيم نگاهي هم به ميله وضعيت در پايين پنجره حالت نمايشي Datasheet داشته باشيد. وقتي كه داده ها را در فيلدهاي جدولي وارد مي كنيد ميله وضعيت توضيحي در باره آن فيلد مي دهد. در واقع اين توضيح همان توضيحي است كه شما در هنگام طراحي جدول در قسمت Description (شرح) فيلد واردكرده ايد و حال براي اطلاع كاربر در ميله وضعيت نشان داده مي شود. مثلا اگر در قسمت Description فيلد نام متن "نام كامل خود را وارد كنيد" را وارد كرده باشيد هنگامي كه كاربر مي خواهد اين فيلد را در جدول پر كند در ميله وضعيت عبارت "نام كامل خود را وارد كنيد" را مي بيند.
توجه: در ابتداي ركوردي كه در حال ورود داده يا اصلاح آن هستيد شكلك مداد نمايش داده مي شود.
توجه كنيد هنگامي كه تمامي فيلدهاي يك ركورد را پر كرديد و به ركورد بعدي رفتيد اكسس به طور خودكار ركورد را ذخيره مي كند. در اين صورت در صورت به وجود آمدن اتفاق غير قابل پيش بيني شما حداقل اطلاعات را از دست خواهيد داد. ولي چنانچه مايل هستيد به صورت دستي در ميانهاي وارد كردن داده ها در يك ركورد آن ركورد را ذخيره كنيد مي توانيد از كليدهاي Shift+Enter استفاده كنيد.

اصلاح فيلدهاي جدول :

در اكسس تغيير داده هاي وارد شده بسيار آسان است. فقط كافي است كه با استفاده از كليدهاي Tab و Shift+Tab يا با بهره گيري از ماوس به فيلد مورد نظر خود برويد تا اكسس تمامي محتويات آن فيلد را به صورت پر رنگ درآورد.حال مي توانيد اقدام به ورود داده جديد در آن فيلد بكنيد. فقط دقت كنيد چون تمامي محتويات فيلد به حالت پررنگ است داده جديد جايگزين آنها خواهد شد.
توجه: اكسس در ابتداي ركوردي كه در حال اصلاح است علامت فلش را قرار مي دهد. در واقع سه علامت مداد(ورود داده), فلش(اصلاح داده) و ستاره(ركورد جديد)علامتهاي متداول جدول است.
اگر قصد نداريد كه تمامي محتويات فيلد را پاك كنيد كافي است كليد F2 را فشار دهيد تا داده از حالت پر رنگ خارج شود. بدين ترتيب داده جديد به داده قبلي در همان فيلد اضافه مي شود.در واقع با زدن كليد F2 به حالت اصلاح وارد مي شويد.البته توجه كنيد كه با استفاده از ماوس مي توانيد در هرجايي از فيلد تغييرات لازم را بدهيد و استفاده از ماوس در اين كارها به مراتب راحتتر از صفحه كليد است.
در اينجا ذكر اين نكته را ضروري مي بينم شما مي توانيد از كليدهاي صفحه كليد تمامي بهره را ببريد و همه كليدها به طوري كه در برنامه هاي ديگر مانند ورد عمل مي كنند در اينجا نيز عمل خواهند كرد. همچنين شما مي توانيد با انتخاب گزينه هاي Copy و Paste از منو Edit محتواي يك فيلد را در فيلد ديگري كپي كنيد اين عمل درست مانند عمل كپي و الصاق در برنامه هاي واژه پرداز مانند Word مي باشد و عملكرد آن بسيار ساده و آسان است.

استفاده از ميله ابزار حالت نمايشي Datasheet

هنگام استفاده از حالت نمايشي Datasheet ميله ابزار مي تواند بسيار سودمند باشد. همانطور كه چندين بار نيز گفته ام اكسس در انجام فعاليتهاي مختلف ميله ابزار را تغيير مي دهد. در شكل 111 در زير شما مي توانيد با ميله ابزار اين پنجره آشنا شويد. حتما سعي كنيد تمامي امكانات ميله ابزار را به خاطر بسپاريد كه در مواقعي به آنها احتياج خواهيد داشت.يكي از كاربردهاي مفيد ميله ابزار دكمه view اولين دكمه موجود در اين ميله است كه با فشار دادن آن مي توانيد در بين حالتهاي نمايشي Datasheet و Design حركت كنيد.

كنترل بر روي ركوردهاي زياد:

فرض كنيد بخواهيد به جدولي كه قبلا چند صد ركورد وارد آن شده, ركوردهاي جديد را اضافه كنيد.ممكن است ركوردهاي جديد شما را گيج كنند و يا تشخيص ركوردهاي جديد دشوار باشد.قبل از ورود ركوردهاي جديد مي توانيد تمامي ركوردهاي پيشين را مخفي كنيد.براي اين كار كافي است از منو Records گزينه Data Entry را انتخاب كنيد اكسس بجز ركوردهايي كه به تازگي وارد شده, باقي را از ديد شما پنهان مي كند. در اين هنگام وقتي شما داده هاي جديد را وارد مي كنيد اكسس فقط ركوردهاي جديدي را كه وارد كرده ايد نمايش مي دهد.در واقع تمامي ركوردها در جدول وجود دارند ولي اكسس آنها را پنهان مي كند. براي بازگشت به وضعيت نمايش تمامي ركوردها مي توانيد از منو Records گزينه Remove File/Sort را انتخاب كنيد. در اين صورت اكسس تمامي ركوردهاي جدول را نشان مي دهد.
جدولهاي پايگاه داده ممكن است بسيار بزرگ باشد مثلا ممكن است در انبار يك شركت صدها جنس وجود داشته باشد كه در پايگاه داده ثبت شده اند.

براي حركت در جدولهاي بزرگ بجاي استفاده از كليدهاي صفحه كليد مي توانيد از منو Edit گزينه Goto را انتخاب كنيدتا ليستي باز شود كه به شما امكان رفتن به اولين ركورد, آخرين ركورد, ركورد قبلي يا بعدي در جدول را مي دهد.همچنين اگر از ليست باز شده گزينه New را انتخاب كنيد اكسس يك راست به ركورد جديدي در انتهاي جدول مي رود. در واقع اين ليست Goto درست مانند دكمه هاي حركت در زير پنجره Datasheet است كه قبلا درباره آنها صحبت كرديم. در اين دكمه شما مي توانيد با تايپ شماره ركورد مورد نظر يك راست به آن ركورد برويد. مثلا اگر در جدولي قصد رفتن به ركورد 1363 را داريد كافي است كليد F5 را فشار داده و عدد 1365 را وارد كنيد تا اكسس به آن ركورد رجوع كند.(البته در درس آتي جستجوي داده هاي معين توضيح داده خواهد شد)
حتما همگي با كاربرد دكمه Undo آشنا هستيد در واقع اين دكمه زماني به كار مي رود كه هنگام وارد كردن داده در يك فيلد متوجه شديد كه اشتباهي رخ داده است و قصد داريد داده هاي قبلي فيلد به آن بازگردند با زدن دكمه Undo(بازگرداندن) از ميله ابزار يا فشار كليد Esc از صفحه كليد اين عمل به راحتي انجام مي شود.

ورود داده هاي غير متني:

در اكثر فيلدهاي پايگاه داده شما نوع داده ذخيره شده در آن را قبلا در طراحي جدول تعيين كرده ايد مثلا فيلدي را از نوع متن و ديگري را از نوع عدد تعيين كرده ايد اگر در هنگام ورود داده مثلا در فيلدي از نوع عدد بخواهيد متن وارد كنيد اكسس پيغام خطايي به شما نشان مي دهد و اجازه اين كار به شما داده نخواهد شد. درست است كه تعداد فيلدهايي كه به غير از نوع متن و عدد هستند بسيار كم است ولي به هرحال ما مجبور به استفاده از آنها هستيم بعضي از اين انواع داده ها روشي خاصي را براي وارد كردن داده مي طلبند كه به آنها مي پرازيم:

ورود داده در فيلدي از نوع Memo :

همانطور كه در دروس پيش نيز ذكر شد داده از نوع Memo نسبت به داده از نوع متن مي تواند مقدار كاراكتر بيشتري را در خود نگهداري كند يعني چيزي حدود 64000 كاراكتر. اكسس براي كار با اين متن بزرگتر ابزار خاصي را در نظر گرفته است.
توجه: در حالت نمايشي Datasheet ابزارهاي ورود داده براي فيلدهاي از نوع Memo ضعيف است. فرمها و پنجره هاي محاوره(درون برنامه), قابليتهاي بهتري براي اين كار فراهم مي كنند.
معمولا در هنگامي كه در يك فيلد از نوع Memo قصد ورود داده اي را داشته باشيم روي آن Zoom مي كنيم براي اين كار كافي از كليدهاي shift+F2 را فشار دهيد.
كاركرد اين پنجره zoom به طرز خاصي تعجب آور است مثلا اگر شما بخواهيد پس از پايان يك پاراگراف در فيلد Memo يك پاراگراف ديگر را شروع به تايپ كنيدبايد به جاي Enter كليدهاي ctrl+Enter را فشار دهيد. تا اكسس نشانگر را به خط جديد ببرد.
اگر براي ورود داده ها از فرم استفاده كنيد فرم قادر خواهد بود تا تمامي فيلد Memo را در يك لحظه نمايش دهد و به شما امكان مي دهد تا به راحتي و بسيار طبيعي تر در فيلد از نوع Memo گردش كنيد.(البته بعدا در مورد فرمها به طور مفصل صحبت خواهيم كرد.)

ورود داده در فيلدي از نوع Data/Time (تاريخ/زمان):

در ورود داده در اين نوع فيلد بايد توجه كنيد كه شما در هنگام ايجاد پايگاه داده براي ورود داده در اين فيلد چه شكلي را انتخاب كرده ايد پس بايد بر اساس همان شكل انتخابي داده ها را وارد كنيد. واضح است كه در اين نوع فيلدها هم تاريخ و هم زمان را مي توانيد وارد كنيد يا يكي را وارد كنيد. براي درج تاريخ سيستمي خود در اين نوع فيلد (يعني تاريخ حال) كافي است دكمه هاي ;+Ctrl را فشار دهيد تا تاريخ موجود در سيستم در فيلد وارد شود.

ورود داده در فيلدي از نوع Yes/No (بلي/خير):

اگر داده اي از نوع Yes/No در جدول خود داشته باشيد به جاي آن يك جعبه انتخابي را خواهيد ديد كه اگر جعبه را انتخاب كنيد در واقع Yes و اگر انتخاب نكنيد در واقع No را برگزيده ايد. براي انتخاب جعبه هاي انتخابي يا بايد از ماوس استفاده كنيد يا اينكه كليد SpaceBar را از صفحه كليد فشار دهيد.

ورود داده در فيلدي از نوع OLE:

اگر بخواهيد داده هاي نرم افزارهاي ديگر را در اكسس ذخيره كنيد (مانند عكس,صوت,فيلم و غيره) بايد داده اي از نوع OLE ايجاد كرده باشيد نحوه ايجاد اين نوع داده در دروس پيش گفته شده است. براي وارد كردن اين نوع داده نمي توانيد از صفحه كليد استفاده كنيد پس بايد روش مخصوصي را طي كنيد. براي قرار دادن شي از نوع OLE ابتدا بايد مكان شي OLE را با استفاده از ماوس در جدول انتخاب كنيد بعد از منو Insert گزينه Object را انتخاب كنيد تا پنجره اي مانند شكل 112 در زير باز شود. اين پنجره راه ورود داده هاي ديگر در اكسس است.



در اين پنجره دو انتخاب وجود دارد يكي استفاده از نرم افزارهاي گوناگون براي ايجاد فايل مورد نظر(Create New) و ديگري استفاده از فايلهايي كه قبلا ايجاد و روي هارد ذخيره شده اند(Create form file). اگر از حالت اول استفاده كنيد يعني قصد داشته باشيد با استفاده از نرم افزاري ديگر اقدام به ايجاد فايل خود كنيد با انتخاب گزينه Create Now از ليست كناري آن نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب كنيد و بر روي OK كليك كنيد تا نرم افزار باز شود و شي جديد ايجاد گردد.(مانند استفاده از نرم افزار Photoshop براي ذخيره يك فايل فوتوشاپ در پايگاه داده)
ولي اگر حالت دوم را مورد استفاده قرار مي دهيدهرچند كه پيشنهاد من استفاده از مورد قبل است بايد گزينه Create form file را انتخاب كنيد تا كادري در مقابل شما ايجاد شود. با كليك روي دكمه Browse اقدام به انتخاب فايل موردنظر كنيد. توجه كنيد كه اكسس نمي تواند در حالت نمايشي Datasheet شي از نوع OLE را نمايش دهد و فقط به ذكر يك نام در مورد آن بسنده مي كند مانند Bitmap Image ولي با استفاده از فرمها يا گزارشها مي توان موضوع OLE را نمايش داد.
درس ورود داده ها در جدول هم به پايان رسيد. اميدواريم اين مبحث براي شما مفيد بوده باشد. در درس آتي در مورد جستجو و ديگر موارد لازم در كار با داده ها صحبت خواهيم كرد.

هنگام كار با رايانه، چه سندی تحت Word باز باشد و چه صفحات وب، به اين معنی‌ست كه اين صفحات از Ram برای اجرا شدن استفاده می‌كنند. برای داشتن Ram بيشتر، ويندوز از Page File استفاده می‌كند. مايكروسافت برای پاك كردن Page file در هنگام Shutdown، گزينه‌ای در اختيار كاربران قرار داده كه برای اجرای آن می‌بايست در رجيستری تغييراتی به وجود بياوريم. اما به خاطر داشته باشيد كه با اجرای اين دستور زمان Shutdown افزايش می‌يابد.

از كادر محاوره‌ای Run در منوی استارت، با وارد‌كردن Regedit وارد رجيستری شويد. سپس آدرس زير را دنبال كنيد:


HKEY_LOCAL_MACHINE \ SYSTEM \ CurrentControlSet \ Control \Session Manager \ Memory Management


حال، در ليست سمت راست بر روی مقدار ClearPageFileAtShutdown راست‌كليك كرده، گزينه‌ی Modify را انتخاب كنيد و مقدار آن را يك قرار دهيد و سپس رايانه‌ را Restart كنيد.

انواع ویرایش های ویندوز Xp :
1 - ویرایش خانگی ( Home Edition ) : مایکروسافت این ویرایش را برای کسانی طراحی کرده است که میخواهند برای فرزندانشان روی سیستم بازی یا نرم افزار های آموزشی نصب کنند . این ویرایش محدودیت های عجیبی به خصوص در مسایل امنیتی دارد که آن را برای کاربرد های بازرگانی نا مناسب میسازد . صحبت درباره این مقوله در اینجا همین قدر کفایت میکند که بدانید برخی نسخه خانگی را که ارزانتر است ( به غیر از ایران ! ) میخرند ولی بعدآ با محدودیت های امنیتی آن دچار مشکل میشوند .

2 - ویرایش حرفه ای ( Professional Edition ) : این ویرایش جانشین خلف Windows 2000 Professional است . در این نسخه مسایل امنیتی به شدت رعایت شده و لذا برای مقاصد بازرگانی مناسب به نظر میرسد . در آینده بیشتر با این گونه مسایل امنیتی شما را آشنا خواهیم کرد . فقط این را بگویم که ویندوز Xp خاصیت بسیار مناسبی به نام ICF دارد که بسیار مفید است . البته هنوز امنیت کامل نیست ، ولی از نسخه های قبلی ویندوز خیلی کمتر مسآله زاست . در اینجا امنیت از طریق NTFS تآمین میشود . البته ، ویندوز Xp به دلیل هسته آن که ریشه در ویندوز 2000 دارد دارای محدودیت های زیادی در برابر بازی ها دارد . ولی این را برانید که بیشتر از ویندوز 2000 بازی ها را اجرا میکند .
ویرایش خانگی و حر فه ای تفاوت های بسیار زیادی دارند که میتوانید در آدرس های زیر مشاهده کنید

1	Workstation
2	Server
3	Laptop
4	Custom
5	Upgrade

درک بهتر مفهوم ارتباط

در دروس پيشين به طور تدريجي آشنايي نسبتا كاملي با اجزاي يك پايگاه داده آشنا شديم و محيط پنجره Database را به خوبي شناختيم. حال نوبت آن رسيده است كه شروع به طراحي كنيم و با دستان قدرتمند خود پايگاه داده زيبايي را خلق كنيم ولي قبل از اينكار بايد مفهوم ارتباطات بين جداول را بهتر درك كنيم.
در اين درس مفهوم ارتباط بين جدولهاي يك پايگاه داده را بهتر درك خواهيم كرد و روشهاي مختلف ارتباط را ياد خواهيم گرفت و بدين ترتيب براي ايجاد جداول پايگاه داده خود را آماده تر خواهيم كرد.گاهي دقيقا نمي دانيم كه چه نوع داده هايي وارد جدول خواهند شد پس براي رفع اين مشكل به تدريج با نظريه طراحي پايگاه داده آشنا مي شويم.

درك ارتباط بين جداول:

قبلا گفته شد كه جداول از طريق فيلدهاي مشترك به يكديگر مرتبط هستند. هرچند كه فيلدهاي مشترك مرتبط شده, سبب تكرار برخي داده ها ميشوند.(در هرجدولي كه به ديگري مرتبط است خود فيلد مشترك دوباره ظاهر مي شود), ولي خواهيد ديد كه وقتي قدام به ايجاد پايگاه داده مي كنيد, فيلد مشترك كمك مي كند تا بسياري از داده هاي تكراري, كه در صورت نبود فيلد مشترك ايجاد مي شود, از بين ببريد.
ممكن است واژه شناسي پايگاه داده ها گيج كننده باشد اما خوشبختانه ساده ترين زبان زبان ارتباطي است, كه چگونگي ارتباط جداول به يكديگر را تعريف مي كند. در اين درس به سه روش ارتباط خواهيم پرداخت: 1-ارتباط يكي به يك 2-ارتباط يك به چند 3-ارتباط چند به چند

فيلدهاي كليدي منحصر به فرد ركوردها:

قبل از تشريح ارتباطات جداول, دقت داشته باشيد كه اغلب جداول پايگاه داده, فيلدي به نام فيلد كليد دارند, كه به ساير فيلدهاي جدول تقدم دارد. هرچند كه فيلد كليد لزوما مهمترين ارزش اطلاعاتي را ندارد, ولي دري هستند براي ورود به جدول كه نياز اصلي ما در ارتباط شمرده مي شود.فيلد كليد, فيلدي از جدول است كه بصورتي منحصر به فرد هر ركورد را تبيين مي كند.(يعني امكان اينكه فيلد كليد در دو ركورد مانند هم باشند وجود ندارد.)
توجه: فيلد كليد اصلي جدول بايد مقداري منحصر به فرد داشته باشد. اكسس امكان تعيين چندين فيلد كليد را مي دهد. اگر كليد از چندين فيلد تشكيل شده باشد, يك يا چند تا از اين فيلدها ممكن است داده هاي تكراري داشته باشندولي وقتي تركيب شوند, فيلد ادغامي بايد مقدار منحصر به فردي را ايجاد كند. توجه بيشتر به اين مثال خالي از لطف نيست: جدول كارمندان معمولا شامل فيلدهايي از قبيل نام كارمند, نشاني, تاريخ تولد, ميزان حقوق مي شود. بعلاوه هميشه مانند كد ملي, يك شماره كارمندي دارند. كد ملي شما منحصر به فرد است يعني تنها به يك نفر اختصاص دارد بنابراين اين شماره كارمندي فيلد كليدي خوبي براي فايل كارمندان است.

براي دسترسي به نام, نشاني يا حقوق هر كارمند, صرفنظر از تعداد كارمندان جدول اكسس فقط به شماره كارمند احتياج دارد.هر كارمند شماره منحصر بفردي دارد لذا هنگامي كه اكسس يكبار شماره كارمندي را گرفت, مي تواند آنرا با ركوردي از جدول پيوند دهد, يكبار براي هر ركورد. به اين ترتيب اكسس مي تواند به بقيه داده هاي ركورد در ساير فيلدها دسترسي داشته باشد.
توجه: اسامي فيلدها كليدهاي خوبي نيستند, چون افراد بسياري نام يكسان دارندو يا بسياري از افراد اسامي را به شكلهاي گوناگون مي نويسند. زماني كه يك شركت به مشتريان, كارمندان و اجناس خود عددي را تخصيص مي دهد, احتمالا آن شركت پروژه هايش را كامپيوتري كرده است. اين اعداد مي تواند كليد منحصر به فردي براي يافتن بقيه داده هاي مرتبط با آن باشند.
همچنين بايد به نكته توجه داشته باشيد كه فيلد كليد همواره فيلد ارتباط دوجدول مرتبط نيست ولي براي اين كار بسيار مناسب است و غالبا براي همين منظور به كار مي رود.
دو يا چند فيلد نيز مي توانند يك كليد منحصر به فرد را تشكيل دهند. اغلب به فيلد كليد, فيلد كليد اصلي گفته مي شود. اگر بخواهيد كه دو يا چند فيلد همراه با يكديگر به عنوان كليدي منحصر به فرد عمل كنند, بايد اكسس را واداريد تا فيلدهاي ادغام شده را به عنوان يك فيلد منحصر به فرد در نظر گيرد. مثلا ممكن است بخواهيد كه دو فيلد نام خانوادگي و كد پستي را يكديگر ادغام كنيد تا فيلد كليد نحصر به فردي ايجاد شود.
حال كه با مفهوم فيلد كليد براي ارتباط آشنا شديد به انواع ارتباط موجود در اكسس مي پردازيم:

ارتباطات يك به يك(One to One):

شايد ارتباط يك به يك نادرترين ارتباط ممكن بين جداول باشد. هنگامي كه در دو جدول تعداد ركوردها يكسان باشد و هر ركورد يك جدول به ركورد ديگري در جدول ديگر مرتبط باشد, بك ارتباط يك به يك بوجود مي آيد. ارتباط يك به يك نادرست است چون معمولا مي توانيد آن دو جدول را در يك جدول ادغام كنيد.
در شكل 62 در زير مثالي از ارتباط يك به يك بين دو جدول نشان داده شده است. فيلد كد كالا كليد و فيلد ارتباط را تشكيل مي دهد. نخستين ركورد در نخستين جدول به نخستين ركورد در دومين جدول مرتبط شده است.

خود شركت ماكروسافت توصيه مي كند كه از ارتباط يك به يك اجتناب كنيد. زيرا بهتر آن است كه دو جدول را در يك جدول بزرگتر ادغام كنيد, كه اين طريقه بسيار كارآتر است. در اكسس هر جدول مي تواند تا 256 فيلد داشته باشد ولي اگر وجود جدولي با بيش از 256 فيلد ضرورت داشته باشد,فقط با ايجاد دو يا چند جدول و برقراري ارتباط يك به يك بين آنها, قادر به برآوردن اين نياز خواهيد بود. كه براي اين منظور هم ماكروسافت امكانات بسياري را فراهم آورده است از ان جمله امكان دسترسي سريع به اطلاعات جدول دوم از طريق جدول اول بدون باز كردن آن جدول.

ارتباط يك به چند(One to Many):

ارتباط يك به چند شايد متداولترين نوع ارتباط بين جداول باشد. اين ارتباط زماني اتفاق مي افتد كه يك ركورد از جدول به يك يا چند ركورد از جدول ديگر مرتبط باشد. به عنوان مثال در جدول موجودي براي هر كالايي كه فروخته مي شود, يك ركورد وجود دارد. ولي در جدول سفارشات مشتريان ممكن است براي يك كالا, سفارشات متعددي وجود داشته باشد. در شكل 63 در زير نمونه اي از ارتباط يك به چند جداول مشاهده مي شود.
ارتباط يك به چند صرف جويي زيادي در فضاي ديسك را سبب مي شود. مثلا ارتباط يك به چندي كه در شكل 63 در بالا نشان داده شد, به شما امكان مي دهد تا گزارشي تهيه كنيد كه شامل مشتري همراه با شرح كالاي سفارشي باشد. ولي شرح در هر ركورد سفارش نمي آيد. شرح هركالا در جايي مستقل,در ركوردي منحصر بفرد در فايل موجودي قرار دارد. اكسس مي تواند در هنگام نياز, با استفاده از فيلد ارتباطي مشترك از جدول سفارش در جدول موجودي جستجو كند و شرح كالا را از آنجا بردارد. اكسس بدون فيلد كليد نمي تواند تعيين كند كه در برابر هر سفارش چه شرحي را بايد قرار دهد.
توجه داشته باشيد كه اكسس جدولهاي مرتبط را مي شناسدو در موقع لزوم اطلاعات صحيح را از آنها استخراج مي كند. لذا بايد هنگام ايجاد پايگاه داده اكسس اين ارتباطات را به اكسس بفهمانيد تا در هنگام مشاهده و چاپ داده ها از جداول مرتبط اكسس تمام كارها را انجام دهد.
همچنين قابل ذكر است كه ارتباط چند به يك و يك به چند مشابه هستند, لذا هر دو عبارت به يك معني به كار مي روند.

ارتباطات چند به چند(Many to Many):

اكسس ارتباطات چند به چند را مستقيما پشتيباني نمي كند ولي مي توانيد آن را شبيه سازي كنيد. ارتباط چند به چند هنگامي ايجاد مي شود كه ركوردهاي متعددي از يك جدول به يك يا چند ركورد از جدول ديگر مرتبط باشند. براساس تصاوير جداولي كه قبلا مشاهده كرده ايد, مي توان چنين تصور كرد كه خريداران متعددي, محصولات متعددي را سفارش دهند. بنابراين بين خريداران و محصولات يك ارتباط چند به چند وجود دارد.
جدول خريداران و جدول موجودي محصولات از طريق جدول سفارش به هم متصل مي شوند.بنابراين براي ارتباط چند به چند بين خريداران و موجودي محصولات, جدول سفارشات بعنوان واسطه بين اين دو جدول عمل مي كند.جدول خريداران ارتباطي يك به چند با جدول سفارشات دارد و جدول محصولات نيز ارتباطي يك به چند با جدول سفارشات دارد.پس همانطور كه در شكل 64 در زير مي بينيد جدول سفارشات بطور غير مستقيم بين خريداران و محصولات ارتباط چند به چند ايجاد مي كند.


گاهي اوقات, جدول مركزي يا واسطه در ارتباط چند به چند جدول اتصال خوانده مي شود. فيلدهاي كليد اصلي هر دو جدولي كه قرار است به هم مرتبط شوند, بايد در اين جدول وجود داشته باشد.
درس ارتباطات هم در اين قسمت تمام شد و اميدوارم ديگر جاي ابهامي در مورد انواع ارتباطات باقي نمانده باشد.

طراحی یک پایگاه داده های جدید

در درس پيش در مورد ارتباطات جداول به طور مفصل توضيحاتي داديم و انواع ارتباطات را شناختيم حال ديگر قادر به ايجاد پايگاه داده دلخواه خود هستيم و اين كار را به تدريج از اين درس كه مقدمي بر ايجاد پايگاه داده جديد است آغاز مي كنيم.
در اين درس در مورد جادوگرهاي اكسس (Wizards) صحبت خواهيم كرد. اين جادوگرها شما را در ايجاد برنامه هاي كاربردي متداول پايگاه داده ها, از قبيل مديريت فهرست پستي يا ورود سفارشات راهنمايي مي كنند.هرچند كه نيازهاي شما به كار خاص موردنظر يا احتياجات شخصيتان مربوط است, اما بيشتر پايگاه داده ها به يكي از نمونه هاي كلي پايگاه داده تعلق دارند. جادوهاي اكسس چهارچوب پايگاه داده برنامه كاربردي را ايجاد مي كنند, در مرحله بعد شما مي توانيد آن را اصلاح كنيد تا با نيازهاي خاص شما تطابق داشته باشد. اما به هرحال براي ايجاد پايگاه داده مجبور به استفاده از جادوگر نيستيد. شايد جادوگرها به كنترل مورد نظر شما به عنوان يك پايگاه داده امكانات لازم را فراهم نكنند.

ايجاد پايگاه داده هاي جديد با استفاده از جادوگر:

براي ايجاد يك پايگاه داده با بهره گيري از جادوگر(Wizard) بايد هنگام وارد شدن به اكسس از طريق پنجره اوليه قسمت Access database wizards,pages and projects را انتخاب كنيد و يا اگر وارد محيط اكسس شده ايد از منو File گزينه New را انتخاب كنيد,تا پنجره محاوره اي New كه داراي دو سربرگ است ظاهر شود.
هنگامي كه سربرگ General (عمومي) را انتخاب مي كنيد, صفحه General ظاهر مي شود كه با آن مي توانيد يك پايگاه داده خالي ايجاد كنيد. در دروس بعدي نحوه ايجاد يك پايگاه داده خالي را شرح خواهم داد. اصولا زماني پايگاه داده خالي ليجاد مي كنيم كه بخواهيم تمامي جنبه هاي اوليه طراحي و ايجاد پايگاه داده را كنترل كنيم. زماني كه يك پايگاه داده جديد و خالي ايجاد مي كنيم اكسس كاري براي شما انجام نمي دهد و هيچ پيش فرضي راجع به پايگاه داده اي كه مي خواهيد ايجاد كنيد,ندارد.
ولي به جاي ايجاد يك پايگاه داده خالي مي توانيد بر روي سربرگ Databases كليك كنيد تا صفحه Databases در پنجره محاوره اي New, نمايان شود. توجه داشته باشيد كه جادوگر راهنماي گام به گام اكسس است كه در انجام كارهايي از قبيل ايجاد پايگاه داده جديد به شما كمك مي كند. اگر اكسس جادوگري داشته باشد كه امكان ايجاد پايگاه داده اي مشابه آنچه لازم داريد را فراهم سازد راحتتر آن است كه بجاي اين كه از ابتدا پايگاه داده ايجاد كنيد, جادوگر را به كار اندازيد. در زير هر يك از پايگاه داده هايي كه توسط جادوگر مي توان ايجاد كرد تشريح شده است, براي اجراي آن كافي است كه نماد مربوطه را انتخاب كنيد و بر روي كليد Ok كليك كنيد.
حال به جادوگرهاي موجود و كاري كه براي شما در اكسس انجام مي دهند توجه كنيد:
------------------
Asset Tracking(پيگيري اموال): پايگاه داده اي براي مديريت, نگهداري اموال, فروشندگان و كارمندان شركت ايجاد مي كند.
Contact Managment(مديريت ملاقاتها): پايگاه داده اي براي قرارهاي ملاقات و تماسهاي تلفني شخصي شما ايجاد مي كند.
Event Managment(مديريت وقايع):يك پايگاه داده براي وقايعي مانند قراردادها(موافقت نامه ها), كارمندان و قيمتها ايجاد مي كند.
Expenses(مخارج و هزينه ها):يك پايگاه داده براي نگهداري گزارشهاي مخارج ايجاد مي كند.
Inventory Control(كنترل موجودي):پايگاه داده اي براي اطلاعات محصولات, خريداران و سفارشات ايجاد مي كند.
Ledger(حساب كل): پايگاه داده اي براي حسابهاي كل, شامل تبادلات و حسابها ايجاد مي كند.
Order Entry(دريافت سفارش): پايگاه داده اي براي مديريت سفارشات خريداران, پرداختها و محصولات ايجاد مي كند. در اين پايگاه داده سيستمي از جداول ايجاد ميشود كه تاحدودي به جداولي كه در قبلا در درسهاي پيش شرح داديم تطابق دارد.
Resource Scheduling(زمانبندي منابع): پايگاه داده اي براي مديريت منابعي از قبيل زمانبندي و اقلام خريداران ايجاد مي كند.

Service Call Managment(مديريت سرويس تلفن):

پايگاه داده اي براي نگهداري اطلاعات خريداران, كار, دستورات كار, قطعات و پرداختها ايجاد مي كند. Time and billing(زمان و صورتحساب): پايگاه داده اي براي نگهداري مشتريان, پروژه ها, كارتهاي زماني, كارمندان و پرداختها ايجاد مي كند.
-------------------
توجه كنيد كه اگر جادوگري انتخاب كنيد در همان پنجره New در طرف راست زير قسمت Preview شكلي هدف پايگاه داده را كه چندان واضح نيست نشان مي دهد يعني شما مي توانيد با انتخاب پايگاه داده ابتدا از هدف ايجاد آن از طريق اين شكل مطلع شويد و سپس برروي Ok كليك كنيد.
جادوگر نه تنها جداول اصلي پايگاه داده را ايجاد مي كند, بلكه همچنين فرمها, گزارشها و حتي ماكروها و برنامه هاي اصلي را نيز در صورت لزوم ايجاد مي كند. استفاده از جادوگر براي ايجاد پايگاه داده اصلي, تهيه پايگاه داده اصلي را بسيار ساده تر مي كند. بطور خلاصه مراحل ايجاد يك پايگاه داده با استفاده از جادوگر را شرح مي دهم:
1-جادوگر مورد نظر خود را در پنجره New انتخاب كنيد و بر روي Ok كليك كنيد.
2-نامي براي ذخيره شدن پايگاه داده انتخاب كنيد يا نام پيش فرض را قبول كنيد و بر روي Create كليك كنيد.
3-پنجره اي ظاهر مي شود كه پايگاه داده اي را كه مي خواهيد ايجاد كنيد به شما معرفي مي كند و شكل كلي آن را اعلام مي كند. اگر اين همان پايگاه داده مورد نظر شماست بر روي Next كليك كنيد.
4- در پنجره بعدي در مورد جداول و ديگر اجزايي كه ايجاد خواهد شد به شما اطلاعاتي مي دهد شما مي توانيد از ليست موجود جدولهاي مورد نظر خود را انتخاب يا حذف كنيد و سپس بر روي Next كليك كنيد.
5-در پنجره بعدي ليستي ظاهر مي شود كه شما مي توانيد شكل ظاهري پايگاه داده خود را از ليست انتخاب كنيد شكل مورد علاقه خود را انتخاب كرده بر روي Next كليك كنيد.
6-در پنجره بعدي شكل كلي گزارشهاي شما را نشان مي دهد در اين قسمت هم با انتخاب شكل موردنظر خود روي Next كليك كنيد.
7-در اين قسمت عنوان پايگاه داده از شما سوال مي شود مي توانيد نام پيش فرض را انتخاب كرده و بر روي Next كليك كنيد.
8- حال ديگر كار جادوگر تمام شده است مي توانيد بر روي Finish كليك كنيد.
9- بعدي مدتي كه اكسس تمامي جداولها و اجزا را ايجاد كرد مي توانيد با پايگاه داده كار كنيد. توجه كنيد كه در هر مرحله اي كه منصرف شديد مي توانيد بر روي Cancel كليك كنيد.
10-ذكر اين نكته نيز ضروري به نظر مي رسدبعضي از سوالها كه در هنگام ايجاد پايگاه داده با استفاده از جادوگر از شما مي شود شايد براي شما گنگ به نظر برسد ولي مطمئنا بعد از يادگيري كامل اين سوالات را مي توانيد به راحتي جواب دهيد. پس حتما بايد با ايجاد يك پايگاه داده خالي آشنا شويد.

طراحي يك پايگاه داده جديد:

اگر قصد داريد كه از جادوگر استفاده نكنيد كه به نظر من كار معقولانه اي است بايد مراحل زير را بپيماييد:
1-هنگام وارد شدن به اكسس از پنجره اوليه باز شده گزينه Blank access database راانتخاب كنيد و اگر وارد محيط اكسس شده ايد مي توانيد از منو File گزينه New را انتخاب كنيد و از پنجره New در سربرگ General شكل database را انتخاب كرده و برروي Ok كليك كنيد.
2- حال بايد محل ذخيره شده پايگاه داده را انتخاب كرده و نامي براي آن انتخاب كنيد كه من مطمئن هستم با اينكار آشنايي لازم را داريد پس نامي براي پايگاه داده خود انتخاب كرده و بر روي Create كليك كنيد.
3- حال اكسس پايگاه داده را ايجاد كرده و صفحه خالي در برابر شما ظاهر شده است از اين قسمت به بعد بايد آشنايي لازم را به كارهاي پيشرفته داشته باشيد.
توجه كنيد كه هنگامي اصول كار اكسس را رفته رفته بهتر ياد گرفتيد جادوگرها هم بهتر درك خواهيد كرد.

ميله ابزار پنجره Database:

هنگامي كه يك پايگاه داده جديد ايجاد كرده باشيد ميله ابزار به صورت شكل 71 در زير درمي آيد. اين ميله ابزار در حالات مختلف تغيير مي كند و امكانات ديگري را به شما مي رساند.


درس مربوط به طراحي پايگاه داده جديد نيز در اينجا تمام مي شود اميدوارم حالا شما قادر به ايجاد پايگاه داده اي جديد با استفاده از جادوگر شده باشيد. در درس بعدي يكي از مفاهيم پيشرفته و ضروري اكسس را ياد خواهيد گرفت يعني با تعريف جدول و نحوه عملكرد آن به صورت پيشرفته آشنا مي شويد.

تعریف جدول

حال كه با مفهوم ارتباطات آشنا شديم و در درس قبل كاربرد ويزارد و همچنين ايجاد پايگاه داده خالي را شرح داديم نوبت آن رسيده است كه به سراغ مهمترين و اصلي ترين جز در يك پايگاه داده برويم و آن جداول مي باشند. در اين درس قصد داريم با آنها آشنايي لازم را كسب كنيم.
در اين درس نحوه تعريف جداول پايگاه داده را شرح خواهم داد. صرف نظر از اينكه ما براي ايجاد پايگاه داده از جادوگر استفاده كرده يا پايگاه داده خالي ايجاد كرده ايم آشنايي با نحوه ايجاد, جابجايي و تغيير جداول پايگاه داده امري ضروري و اجتناب ناپذير است.همانگونه كه قبلا هم گفته شد داده هاي موجود در پايگاه داده در جدولها جاي مي گيرند و تسلط بر جداول مهمترين مهارتي است كه بايد بعنوان كاربر اكسس داشته باشيد. من در اين درس شرح خواهم داد كه چگونه جدول جديدي درست كنيد. براي ايجاد جدول نخست بايد انرا نامگذاري كنيد و سپس نوع داده هاي درون انرا تعريف كنيد. اين امور كه مربوط به طراحي جدول است يكي از ساده ترين كارها در اكسس است و البته جالب پس اين درس نكات قابل توجهي براي شما خواهد داشت.

ايجاد جدول جديد:

وقتي كه مي خواهيد يك جدول جديد ايجاد كنيد, با كليك كردن بر روي شاخص Tables در پنجره Database به صفحه جداول(Tables) مي رويد.(البته توجه كنيد كه اين صفحه هنگامي كه پايگاه داده را باز يا ايجاد مي كنيد به صورت پيش فرض ظاهر مي شود).حال براي ايجاد جدولي جديد بايد بر روي دكمه New در بالاي پنجره Database كليك كنيد. هنگامي كه بر روي اين دكمه كليك مي كنيداكسس پنجره محاوره اي كوچكي به نام New Table را نشان مي دهد.(كليد ميانبري كه شما مي توانيد براي دسترسي به اين پنجره كوچك استفاده كنيد كليد Alt+N مي باشد كه به سرعت شما را به اين پنجره مي برد).
در اين پنجره بايد انتخاب كنيم كه مي خواهيم ايجاد جدول را در چه محيطي ادامه دهيم كه به نظر من حالت نمايشي Design بهترين حالت نمايشي براي ايجاد و كار با جدول است,براي ايجاد جدول گزينه Design View را از پنجره محاوره اي New Table انتخاب كرده و بر روي Ok كليك كنيد. براي آشنايي شما با ديگر گزينه هاي اين پنجره يعني New Table آنها را در زير به طور خلاصه شرح مي دهم.
---------------
Datasheet View: جدولي كلي به شكل صفحه گسترده مي سازد كه مي توانيد داده هاي جديد را در آن اضافه كنيد. اين جدول بسيار ساده بوده و براي ايجاد پايگاه داده پيشرفته اصلا مناسب نيست.
Design View: امكان تعيين تمامي خصوصيات جدول جديد مانند نام فيلد, نوع داده, و حتي ملاحظات امنيتي, را فراهم مي كند.اين گزينه براي ايجاد هر گونه جدول مناسب است.
Table Wizard: امكان انتخاب از ميان فهرستي از جادوگرهاي از پيش نوشته شده را فراهم مي سازد كه از اين جادوگرها براي ايجاد جداول خاص مانند فهرست پستي يا جدول موجودي استفاده مي شود. من اين گزينه را براي ايجاد جدول به هيچ وجه پيشنهاد نمي كنم.
Import Table: از يك فايل داده غير اكسس, جدولي ايجاد مي كند.
Link Table: از يك فايل داده اكسس يا غيراكسس, جدول ديگري مي سازد. اين جدول اتصالي را نگه مي دارد كه اگر فايل داده خارجي تغيير كند جدول اكسس نيز تغيير كند.
---------------
به موضوع اصلي برمي گرديم يعني حالت نمايشي Design. اين حالت نمايشي بيشترين ميزان كنترل را برروي جدولي كه قصد ايجاد آنرا داريد فراهم مي سازد. هنگامي كه برحالت نمايشي Design تسلط پيدا كرديد, مي توانيد هر جدولي را ايجاد و اصلاح كرده و يا مطابق ميلتان دستكاري كنيد, و اين شامل جداولي كه با جادوگر ايجاد كرده اين نيز مي شود.بعد از انتخاب حالت Design View از پنجره New Table جدول جديدي را خواهيد ديد كه اصول كار ما از اينجا شكل مي گيرد.
لازم به يادآوري است كه همانطور كه قبلا گفتم براي رفتن از حالت نمايشي Design View به حالت نمايشي Datasheet View مي توانيد از منو View يا ميله ابزار استفاده كنيد. در ميله ابزار اولين انتخاب كه به شكل جدول كوچكي است براي اينكار طراحي شده است.در شكل 81 در زير شما مي توانيد ميله ابزار را در بعد از باز شدن پنجره Design تغيير كرده است ببينيد و با آن آشنا شويد و سعي كنيد آنرا به خاطر بسپاريد.ذكر اين نكته قابل توجه است كه اكسس همواره ميله ابزار را تغيير مي دهد را فرامين كارايي بهتري را ايجاد كنند.

نخستين جدول خود را طراحي كنيد:
در ميله عنوان پنجره Design View, نام جدول همراه با كلمه Table كه معرف پنجره است, نشان داده مي شود.اكسس به طور خودكار نخستين جدول را Table1 مي نامد(يعني شما در ميله عنوان اين عبارت را مي بينيد Table1:Table)اما هرگاه كه بخواهيد جدول را در فايل پايگاه داده ذخيره كنيد,امكان تغيير نام وجود دارد. هر سطر در پنجره Design View يك فيلد را مشخص مي كنديعني در اين پنجره ما مي توانيم نوع فيلدها و نام آنها را در سطرها تعريف كنيم و كار اصلي اين پنجره به شمار مي رود.همانگونه كه ملاحظه مي شود, پنجره Design View داراي ميله گردان عمودي در سمت راست است لذا در صورت تمايل تا 256 فيلد مي توانيد اضافه كنيد و با استفاده از ميله گردان قادر به حركت بين فيلدها هستند.
هنگامي كه فيلدي مي خواهيم اضافه كنيم بايد در سه ستون پنجره Design View آن فيلد را به طور كامل تعريف مي كنيم.در زير وظيف هر يك از ستونها كه در تعريف فيلدهاي جدول كاربرد دارند تشريح شده است:
---------------
Field Name(نام فيلد): بايد به هر فيلدنامي تخصيص دهيد.طول نام آن تا 64 حرف مي تواند باشد.نام فيلد بايد عنواني منحصر بفرد باشد.براي فيلدي كه ارقام حقوق را نگه مي دارد,بهترين نام حقوق يا مبلغ حقوق است.نام فيلد مي تواند فضاي خالي و ساير علايم خاص بجز نقطه,علامت تعجب,علامت تكيه صدا(')يا براكت را شامل شود.توجه داشته باشيد كه هنگام كار با جدول براي رجوع به فيلد از نام آن استفاده مي شود.
Data Type(نوع داده): نوع داده اي را كه در فيلد جاي مي گيرد را تعيين مي كند. اكسس داده هاي مختلفي را دارا است.به عنوان مثال براي فيلد حقوق بايد داده اي از نوع ارز يا انتخاب كرد.(در درس آتي در اين مورد به صورت مفصل توضيح خواهم داد).
Description(شرح): شرح اختياري است و براي توضيح فيلد به كار مي رود.مي توانيد منشا و محتواي فيلد را در آن تشرح كنيد.توجه داشته باشيد كه پر كردن يا نكردن اين قسمت اصلا تاثيري در جدول نخواهد داشت.
---------------
توجه:

ايجاد شرح براي هر فيلد عاذت خوبي است.در هنگام توسعه بعدي برنامه,اين كار بسيار سودمند خواهد بود.براي فيلدها اسامي معني دار انتخاب كنيدتا بعدا داده هاي داخل فيلد از طريق نامش قابل شناسايي باشند. مثلا:تاريخ تولد,نام فيلد خوبي براي تاريخ تولد كارمند است, حال آنكه نامي مانند فيلد3, محتواي فيلد را مشخص نمي كند.

مفهوم اولين و آخرين ستونهاي جدول پنجره Design view يعني ستونهاي نام فيلد و شرح از نامشان مشخص است.
نام فيلد شرح كوچكي از فيلد است و براي رجوع به فيلد و محتواي آن مورد استفاده قرار مي گيرد.مثلا: در يك گزارش دستمزد اگر قرار باشد مقادير حقوق كه در فيلد حقوق ذخيره شده است چاپ شود به اين فيلد رجوع مي شود.فيلد شرح بعنوان مرجعي براي مستندسازي محتواي فيلد به كار مي رود.اكسس از اين فيلد هيچ استفاده اي نمي كند, ولي شما بايد از اين بخش براي شرح هر فيلد پايگاه داده استفاده كنيد. اگر با ساير همكاران برروي يك پروژه پايگاه داده كار مي كنيد,هريك از شما بايد هر فيلدي را كه به پايگاه داده اضافه مي كنيد را مستند كنيد,تا ديگران از علت وجود فيلد كاملا آگاه باشند.
توجه:فيلدها را بيش از حد مستند نكنيد.براي نمونه,يك ستون خالي شرح بهتري از شرحي است كه تاثيري نداشته باشد.مثلا نوشتن شرح "فيلد سوم" زائد بوده و در واقع توضيحي نمي دهد.بعلاوه شرحي كه مشابه نام فيلد باشدنيز غيرضروري است. هرفيلدي به شرح نياز ندارد.مثلا فيلدي با نام نرخ ماليات, در جدول دستمزد, به فيلد شرح احتياجي ندارد. اگر نامي كه براي فيلد انتخاب مي كنيد بامعني باشد اصلا به شرح نياز ندارد.
ستون مياني در پنجره Design View نوع داده را تعيين مي كند.براي اين فيلد,به اطلاعات بيشتري نياز داريد.داده هاي اكسس به اشكال مختلفي ظاهر مي شوند.شكل داده هاي فيلد مشخص كننده كاري است كه با فيلد و محتواي آن مي توانيد انجام دهيد. ستون Data Type و كليه موارد مربوط به آن در درس بعدي توضيح داده خواهد شد.

هرگاه فيلدي (يا فيلدهايي)را اضافه كرديد كه مي خواهيد كليد اصلي باشد,بايد موقعي كه نشانگر ماوس روي سطر موردنظر است دكمه Primary Key را از ميله ابزار فشار دهيد(دكمه اي كه تصوير كليد روي آن است).يا مي توانيد با انتخاب سطر موردنظر از منو Edit گزينه Primary Key را انتخاب كنيد. همچنين يك روش ديگر براي مشخص كردن كليد اصلي كليك راست كردن برروي سطر مورد نظر و انتخاب Primary Key از منو ظاهر شده است. پس از انتخاب فيلد كليد اصلي اكسس در سمت چپ فيلد تصوير كليد را نشان مي دهد. توجه كنيد كه هر جدولي كه ايجاد مي كنيد بايد حتما يك كليد اصلي داشته باشد در درسهاي پيش در مورد كليد اصلي به طور مفصل صحبت كرديم. پس بايد به ياد داشته باشيم كه در هنگام ايجاد جدول يك فيلد را به عنوان كليد اصلي انتخاب كنيم.

توجه:

براي اينكه بيش از يك فيلد را در كليد اصلي قرار دهيد بايد كليد Ctrl را پايين نگه داريد و همزمان سطرهايي را كه مي خواهيد به عنوان كليد اصلي باشند انتخاب كنيد سپس از ميله ابزار Primary Key را كليك كنيد. اكسس در سمت چپ كليه فيلدهايي كه جز كليد اصلي هستند تصوير كليد را قرار مي دهد.
توجه:اگر فيلد كليد اصلي را تعريف نكنيد در هنگام بستن يا ذخيره كردن جدول طراحي شده اكسس از شما سوال مي كند كه آيا مي خواهيد چنين فيلدي داشته باشيد اگر پاسخ Yes را بدهيد اكسس فيلدي از نوع Auto Number(بعدا توضيح داده خواهد شد)به جدول اضافه كرده و آن را كليد اصلي قرار مي دهد. اگر مطمئن هستيد كه هرگز به كليد اصلي نياز نداريد (معمولا به يك فيلد كليد اصلي نياز است) No را انتخاي كنيد.
درس تعريف جدول هم تمام شد حال شما مي توانيد جدول خود را ايجاد كنيد ولي يك مشكل كوچك وجود دارد و آن هم نوع داده هاي موجود در ستون Data Type مي باشد نوع داده ها خود بحث مفصلي است كه آنرا به درس بعدي موكول مي كنيم.

Virus :
به برنامه يا قطعه اي كد گفته مي شود كه پس از اجرا در سيستم كپي هايي از خودش را به فايلهاي مورد نظر اضافه كرده و آنها را آلوده مي كند و بسته به نوع آن اعمال مختلفي را از ظاهر شدن پيغامي خاص در صفحه تا رساندن آسيبهاي بسيار جدي به سيستم انجام مي دهد. ويروسها اين قابليت را دارند كه خود را تكثير كنند. حتي ويروس ساده اي كه اقدام به توليد كپي از خود در سيستم ميكند مي تواند خطر آفرين باشد چون براي اين كار از منابع سيستم بهره مي گيرد و ممكن ياعث ايجاد وقفه در سيستم شود. ويروسهاي خطرناكتر قابليت انتشار در شبكه ها و عبور از سيستمهاي امنيتي را دارند. Micro Virus ها نوع خاصي از ويروسها هستند كه به جاي آلوده كردن فايلهاي اجرايي يا بوت سكتور، Document هاي Word را آلوده مي كنند.


Worm :
كرم را مي توان نوع خاصي از ويروس دانست كه براي انتشار از طريق شبكه طراحي شده اند. كرمها معمولا از طريق ايميل يا برنامه هاي اشتراك گذاري فايلها ( p2p ) منتشر مي شوند. كرمها ضمن آلوده كردن كامپيوتري كه در آن قرار دارد از طريق Contact هاي موجود در آن براي تمامي آنها ارسال مي شود و با عناوين فريبنده گيرنده را به گشودن فايل الحاقي ترغيب مي كند. كرمها بدليل ارسال به كاربران بسيار زياد در زمان كم، ترافيك شبكه را بسيار بالا برده و باعث كند شدن فعاليت Mail Server ها مي شود.


Dropper :
همچنين با نامهاي Virus Dropper و Dropper Program شناخته مي شود. برنامه اي است كه پس از اجرا يك ويروس اسب تروا يا يك كرم را درون كامپوتر شما بارگذاري مي كند. Dropper خود يك ويروس نيست و خواص ويروس نظير تكثير شدن را ندارد. شايد بيشتر بتوان آنرا شبيه اسب تروا دانست كه حاوي كدهاي مخرب است و توسط برنامه هاي ويروس ياب قابل شناسايي نيست خوشبختانه استفاده از Dropper ها غير متداول است وگرنه مطمئنا مشكلات بزرگي را باعث مي شدند.


Spyware :
نام ديگر آن Ad-Aware است. Spyware به هر برنامه اي كه به جمع آوري اطلاعات شخصي افراد هنگام اتصال به اينترنت مي پردازد اطلاق مي شود. Spywareها معمولا جزئي پنهاني درون برنامه هاي رايگان و يا برنامه هايي با مدت استفاده محدود ( Freeware Or Shareware ) هستند كه مي توان آنها را از اينترنت دانلود كرد. Spywareها پس از نصب به Monitor كردن فعاليتهاي شما در اينترنت مي پردازند و اطلاعات كسب شده را در پس زمينه ارتباط اينترنتي شما براي نويسندگانش مي فرستد. Spywareها قابليت جمع آوري اطلاعات در مورد آدرسهاي ايميل، شماره كارتهاي اعتباري و حتي پسوردهاي شما را دارند. Spyware را مي توان شبيه اسب تروا دانست چون در هر دو مورد شما هنگام نصب يك برنامه اين برنامه ها را نيز ناخواسته در سيستمتان نصب مي كنيد. يكي از روشهاي معمول قرباني شدن نصب برنامه هايي است كه براي تبادل فايل ها در اينترنت وجود دارد ( اين برنامه ها peer-to-peer ناميده مي شوند نظير Kaaza ). نكته دردناكتر در مورد Spywareها اينست كه اين برنامه ها چون براي فعاليت از منابع سيستم شما استفاده مي كنند ممكن است باعث ناپايداري سيستم و يا حتي Crash بشود. همچنين اين برنامه ها از پهناي باند اتصال اينترنتي شما مي كاهند.( بدليل استفاده از اتصال اينترنتي براي ارسال اطلاعات به سرقت رفته )
چون Spywareها برنامه هاي اجرايي مستقلي هستند قابليت هاي ديگري از جمله Monitor كردن كليد هاي فشرده شده كيبورد، گشتن بدنبال فايل يا برنامه اي خاص در سيستم، نصب Spyware هاي ديگر خواندن Cookie ها و تغيير صفحه وب پيش فرض را دارند.Licensing Agreement ها كه قبل از نصب اكثر برنامه ها بايد با مفاد آن موافقت كنيد ممكن است در مورد نصب Spyware توسط برنامه مورد نظر به شما هشدار دهد ( البته در جايي كه كمترين احتمال ديده شدن را دارد ) ولي از آنجا كه هيچكس تمايلي به خواندن متن طولاني Licensing Agreement را ندارد Spywareها را با موافقت خودتان در سيستم نصب مي كنيد.


Trojan Horse :
برنامه ايست مخرب كه ظاهرعادي و بي آزاري دارد. اين برنامه پس از اجرا در كامپيوتر هدف،‌ اختيار كامل آنرا بدست نفوذ گران مي دهد و به آنها اجازه انجام هر كاري را در سيستم مورد حمله مي دهد. اسب تروا قابليت تكثير خود را ندارد ولي مي تواند حامل ويروس يا كرم باشد. يك اسب تروا از دو قسمت تشكيل شده است: يك قسمت كه بايد توسط طعمه دانلود و اجرا شود كه معمولا حجم كمي دارد (زير kb 100 ) مثلا برنامه اي كه ادعا مي كند كشنده فلان ويروس است ممكن است خود يك اسب تروا باشد، و قسمت دوم اسب تروا كه روي كامپوتر مهاجم قرار دارد و پس از اجراي جزء ديگر برنامه روي كامپيوتر قرباني و دريافت آدرس IP قرباني توسط مهاجم اين دو قسمت برنامه با هم ارتباط برقرار كرده و مهاجم قادر خواهد بود در كامپيوتر قرباني مانند كامپيوتر خود Expelor كند و به حذف اضافه و تغيير هر چيز مورد علاقه اش بپردازد. همانطور كه اشاره شد طعمه يك اسب تروا شدن به اين آساني ها نيست زيراخود فرد بايد مرتكب اين اشتباه بشود. البته بعضي سايتها اين كار را براي شما انجام مي دهند! كه اين مشكل هم با نصب يك فايروال مناسب حل شدني است. به حملاتي از اين دست Back Door مي گويند چون شبيه زماني است كه شخصي از در پشتي منزل وارد شود و بدون اطلاع شما و در حضور خودتان به شما آسيب برساند.
عبارت اسب تروا يا Trojan Horse برگرفته از يكي از داستانهاي كتاب ايلياد هومر نويسنده يونان باستان است كه در آن مهاجمان اسب بزرگ چوبي را يه نشانه صلح و آشتي ( البته با تعدادي جنگجو در درون آن ) به درون شهر محاصره شده تروا مي فرستند و ...!

1- سرعت بارگيرى (Download) همزمان را افزايش دهيد!
مرورگر اينترنت (IE) نسخه 6 به شما فقط اجازه دو عمل بارگيرى همزمان را مى‏دهد. اين مقدار را مى‏توان به 10 رساند. چگونه؟ در پنجره Run، regedit را تايپ كرده و كليد enter را فشار دهيد. در ويرايشگر رجيسترى ويندوز به آدرس

\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\ CurrentVersion\InternetSettings

برويد و منوى edit را باز كنيد. "Add Value" را انتخاب كنيد و مقادير زير را در آن بنويسيد:

"MaxConnectionsPer1_0Server"=Dword:0000000a
"MaxConnectionsPerServer"=Dword:0000000a

ويرايشگر رجيسترى را ببنديد و سيستم را دوبار راه‏اندازى كنيد.

2- آيا آدرس IP خود را مى‏دانيد؟
پنجره Run را باز كنيد و Winipcfg را تايپ كنيد و كليد Enter را فشار دهيد، شما مى‏توانيد با اجرا شدن اين دستور آدرس IPخود را ببينيد. اين آدرس همان آدرسى است كه ISP به شما مى‏دهد.

3- بررسى ديوار آتش (Firewall):
ويندوز XP اولين نسخه ويندوز است كه ديوار آتش خودش را به همراه دارد Internet Connection Firewall(ICF). اين برنامه از شما در برابر نفوذگران محافظت مى‏كند. براى بررسى فعال بودن ICF در Control Panel وارد Network Connections شويد بسته به نوع ارتباط شما (..., Dial-up, DSL) ممكن است آيكونهاى مختلف ارتباطى را ببينيد روى يكى از آيكونها عمل كليك راست بزنيد و Properties را انتخاب كرده، سپس در اين پنجره Advanced را انتخاب كنيد. در باكس انتخاب ICF يك كليك بزنيد و دكمه OK را فشار دهيد. حالا روى آيكونى كه انتخاب كرده بوديد علامت يك قفل ظاهر مى‏شود و اين علامت به معنى فعال بودن ICF مى‏باشد.

4- تنظيم ICF:
خودتان مى‏توانيد ICF را براى سرويسها تنظيم كنيد. براى اينكار بايد تا همان پنجره Advanced قبلى جلو برويد و پس از تيك زدن در باكس انتخاب ICF، در پايين پنجره دكمه Settingرا مشاهده مى‏كنيد كه در آن مى‏توانيد هر سرويسى را انتخاب كنيد.

5- Refresh كردن فايلهاى اينترنتى:
فايلهاى موقت اينترنتى شامل صفحاتى هستند كه شما تا آنها را ديده‏ايد و با گذشت زمان اين صفحات به روز رسانده مى‏شوند. مرورگر اينترنت اين امكان را به شما داده است كه حالتهاى مختلفى را براى اين عمل انتخاب كنيد. براى ديدن اين حالتها وارد Internet Optionsشويد (از طريق منوى Toolsدر IE) و Settingرا در كادر Temporary Internet Files انتخاب كنيد. مى‏توانيد هر چهار حالت مربوطه را ببينيد. از توضيح اين حالتها به علت واضح بودن صرفنظر مى‏كنيم.

6- امنيت Windows Media Player:
Media Player ويندوز هم مانند بقيه نرم‏افزارها مى‏تواند اطلاعاتى را درباره CD در حال پخش پيدا كند. در ضمن بدست آوردن اين اطلاعات، اطلاعاتى از قبيل نسخه PlayerMedia به سايت مربوطه فرستاده مى‏شود و آن سايت Player را تشخيص مى‏دهد. براى اين كار داده‏ها بايد به صورت اشتراكى باشند تا آنها بتوانند به داده‏ها دسترسى پيدا كنند. براى جلوگيرى از اشتراك داده‏ها مى‏توانيد منوى Tools را در Media Player باز كرده و Option را انتخاب كنيد. در پنجره بازشده در كادر Internet Settings تيك عبارت Allow Internet Sites to uniquely identify your Player را برداريد. با برداشتن آن ديگر به‏سايتهاى اينترنتى اجازه نمى‏دهيد Player شما را تشخيص دهند.

نکته هاي سيستمي در ويندوز
7- ايجاد يك ميانبر براى‏ Outlook Contacts:
ايجاد يك ميانبر براى Contacts روى دسك تاپ باعث مى‏شود كه شما هر وقت Outlookرا باز مى‏كنيد، قسمتهاى آدرس و شماره تلفن را مشاهده كنيد. براى ايجاد اين ميانبر روى دسك تاپ كليك راست بزنيد و New و بعد Shortcut را انتخاب كنيد. با انتخاب اين قسمت پنجره‏اى باز مى‏شود كه بايد مسير outlook.exeرا بدهيد. (مسير بين دو علامت " "قرار مى‏گيرد). بعد از اين عبارت بايد outlook:contactsرا تايپ كنيد و OKرا فشار دهيد. كار تمام است، Outlook را اجرا كنيد و خودتان نتيجه را ببينيد.

8- برگرداندن مرورگر ويندوز (Restore Windows Explorer)
زمانى كه اشتباهى در اجراى برنامه‏ها در XP مى‏افتد، تمام آيكونهاى روى دسك تاپ ناپديد مى‏شوند و يا در مرورگر ويندوز اشتباهى پيش مى‏آيد. به جز راه‏اندازى مجدد سيستم، XP راه ديگرى هم ارائه داده است. براى برگرداندن مرورگر ويندوز دكمه‏هاى Ctrl&Alt&Del را بگيريد و در پنجره Task Manager، دكمه New task را انتخاب و در كادر آن explorer را تايپ كنيد. خواهيد كه پنجره مرورگر ويندوز ظاهر مى‏شود.

9- Hibernation (خواب زمستانى! را از كار بيندازيد)
مى‏دانيد كه حالت Hibernation را مى‏توانيد با پايين نگاه داشتن كليد shift در پنجره خاموش كردن انتخاب كنيد. Hibernation تمام اطلاعات شما را روى ديسك سخت ذخيره مى‏كند و سيستم را خاموش مى‏كند. اين حالت به صرفه‏جويى در منابع انرژى بسيار كمك مى‏كند، چون مانند حالت Stand-by تمام اطلاعات شما را ذخيره مى‏كند با اين تفاوت كه Hibernation سيستم را خاموش مى‏كند. اگر بخواهيد اين حالت را غيرفعال كنيد بايد به قسمت Power Options در Control Panel برويد و در قسمت Hibernate كادر Enable Hibernation را غيرفعال كنيد.

10- غيرفعال كردن پيغامهاى خطا:
زمانى كه ويندوز XP با يك خطا برخورد مى‏كند، يك پيغام خطا ايجاد مى‏كند كه از شما مى‏پرسد مى‏خواهيد اين خطا را به مايكروسافت گزارش دهيد يا نه (Send error). اگر برنامه‏هايى داريد كه باعث ايجاد اين پيغامها مى‏شوند، مى‏توانيم به شما كمك كنيم كه حتى در موقع پيش آمدن خطا هم آنها را ديگر نبينيد! بدين ترتيب وارد قسمت Performance and Maintenance(كه در Control Panel قرار دارد) بشويد. در آنجا وارد Systemبشويد (يا اينكه روى My Computer كليك راست بزنيد و Properties را انتخاب كنيد). بعد از آن وارد قسمت Advancedشويد و Error Reporting را باز كنيد. در اين پنجره مى‏توانيد آنها را از كار بيندازيد يا اينكه ايجاد پيغامهاى خطا را محدود كنيد.

11- حل مشكلات سازگارى در XP
يك مشكل عمومى كه در ارتقاء هر ويندوز به ويندوز XP اتفاق مى‏افتد ناسازگارى برنامه‏ها و نرم‏افزارها با ويندوز XP است. اين امر در ويندوز 2000 هم اتفاق مى‏افتاد و ويندوز XP كه معماريش بر پايه ويندوز 2000 است از اين امر مستثنى نيست. دو راه براى حل اين مشكل وجود دارد. اولى انتخاب حالت سازگارى است كه مى‏توانيد آنرا با كليك راست روى هر برنامه و انتخاب Properties و بازكردن قسمت Compatibility تنظيم كنيد. در اين پنجره مى‏توانيد برنامه‏ها را در حالت سازگارى با وي ندوز 95، 98 ، NT4.0 و ويندوز 2000 اجرا كنيد. حتى مى‏توانيد تعيين كنيد كه برنامه در حالت 256 رنگى اجرا شود و يا اينكه در حالتى اجرا شود كه دقت تصوير 480*640 باشد و يا اينكه تمام امكانات بصرى را از كار بيندازيد .(Disable Visual Themes)

دومين روش دستكارى خود برنامه و مراحل نصب است. اين بار بايد سراغ ديسك نصب برنامه موردنظر برويد و در آن دنبال قسمتى برگرديد كه مربوط به ويندوز XP مى‏باشد. فايل setup.exe آنرا پيدا و اجرا كنيد. در واقع فقط برنامه و نرم‏افزارهايى كه از ويندوز XP پشتيبانى مى‏كنند اين قسمت خاص را دارا مى‏باشند. در اكثر موارد روش دوم بهتر عمل كرده و روش اول به ندرت كاملاً درست كار كرده است.

12- غيرفعال كردن System Recovery
قسمت «بازيافت سيستم» مى‏تواند ابزار مناسبى براى ترميم سيستم باشد. البته كند عمل مى‏كند و مقدارى از فضاى ديسك سخت را مى‏گيرد. براى از كار انداختن آن روى My Computer كليك راست بزنيد و Properties را انتخاب كنيد. قسمت System Restore را انتخاب كنيد و در پنجره آن كادر انتخابى را فعال كنيد. با فعال كردن آن عمليات بازيافت روى تمام درايوها از كار مى‏افتد.

13- عقب گرد راه‏اندازهاى XP:
زمانى كه وسيله جديدى را نصب مى‏كنيد، ممكن است راه‏انداز آن احتياج به روزرسانى داشته باشد. وقتى شما عمل به روزرسانى راه‏انداز را انجام مى‏دهيد، ممكن است در بعضى موارد مشاهده شود كه اين وسيله تحت XP درست كار نمى‏كند و بنابراين عمل به روزرسانى راه‏انداز اين وسيله به جاى بهتركردن كار، كار را خرابتر كرده است. حالا چه بايد كرد؟ نگران نباشيد XP فكر اينجا را هم كرده است! وارد Device Manager شويد (از طريق كليك راست روى My Computerو انتخاب Properties و Hardware) و روى وسيله موردنظر كليك راست بزنيد و Properties را انتخاب كنيد. بعد از آن قسمت Driver را باز كنيد و دكمه RollBack Driver را بزنيد. راه‏انداز جديد برداشته مى‏شود و وسيله موردنظرتان با همان راه‏انداز قبلى كار خواهد كرد.

14- از كار انداختن Task Scheduler:
زمانبند وظايف ويندوز يك ابزار سودمند است ولى اين برنامه CPUو فضاى حافظه را اشغال مى‏كند. شما نمى‏توانيد آنرا حذف كنيد ولى مى‏توانيد آنرا از كار بيندازيد. براى اينكار ويرايشگر رجيسترى ويندوز را باز كنيد. به مسير زير برويد:

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\ CurrentVersion\RunServices

خط مربوط به زمانبند را پيدا كنيد نام فايل mstask.exe را حذف كنيد و سيستم را مجدداً راه‏اندازى كنيد. از اين به بعد زمانبند بار نمى‏شود.

15- انتقال ديسك سخت‏
زمانى كه سيستم خود را ارتقاء مى‏دهيد ممكن است كه بخواهيد ديسك سخت آنرا نگه داريد. براى اين امر شما تمام تنظيمات مربوط به وسايل را برداريد تا دچار مشكل نشويد.

ويرايشگر رجيسترى ويندوز را باز كنيد و تمام قسمت Enum را در HKEY_LOCAL_MACHINE حذف كنيد (البته ما هيچ مسؤوليتى در برابر مشكلات احتمالى به عهده نمى‏گيريم).

16- امن كردن سيستم‏
شما مى‏توانيد يك كلمه عبور را به Screen Saver اضافه كنيد و آنرا با سوئيچ "/s" در دايركتورى Startup قرار دهيد. اين روش دقيقاً مانند اين است كه سيستم شما كلمه عبور دارد. براى اينكار وارد پوشه \Windows\system شويد و يكى از Screen Saverها را انتخاب و در پنجره Startup كپى كنيد. اين كار باعث مى‏شود بلافاصله پس از شروع ويندوز محافظ صفحه موردنظر اجرا شود و كلمه عبور براى بازگشت، باعث امنيت ويندوز مى‏شود.

اگر كلمه عبور را فراموش كرديد ناراحت نباشيد، سيستم را مجدداً راه‏اندازى كنيد و در موقع اجراشدن سيستم كليد F5 را پايين نگه داريد. اين باعث مى‏شود كه سيستم به صورت Safe mode اجرا شود. ديگر هيچ كدام از برنامه‏هاى Startup از جمله محافظ صفحه موردنظر اجرا نمى‏شود. فايل Control.ini (در شاخه \windows) را باز كنيد و Screensaver.name را پيدا كنيد. قسمت نام محافظ صفحه‏اى است كه شما استفاده مى‏كنيد. آن را كلاً حذف كنيد و يا مقدار pwprotected را از 1 به 0 تغيير دهيد. بعد از ربوت شدن سيستم كلمه عبور حذف شده است.

17- برداشتن پيغامهاى خطاى Rundll:
ظاهرشدن اين پيغامها در شروع برنامه‏ها و جاهاى ديگر بسيار عمومى است كه در بعضى مواقع ممكن است رنج‏آور باشد و به همين دليل شايد بخواهيد آنها را از كار بيندازيد. براى اين كار به آدرس

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Run

در ويرايشگر رجيسترى ويندوز برويد و در آنجا دنبال رشته پيغام خطا بگرديد (همان پيغامهايى كه در موقع بروز خطا ظاهر مى‏شد). بعد از پيدا كردن آن را پاك كنيد و سيستم را مجدداً راه‏اندازى كنيد. ديگر اين پيغام را نخواهيد ديد.

نكاتى در مورد منوها و عملياتى جالب و غيرعادى در ويندوز
18- آيكونهاى ميانبر را عوض كنيد
اينكار را مى‏توانيد با كليك راست روى آيكون و قسمت Properties>Shortcut>Change Icon را انتخاب كنيد.

تمام آيكونهاى مخفى كه در فايل \windows\system\shell32.dll قرار دارد.

19- صفحه كليد XP:
در ويندوز XP مى‏توانيد به يك صفحه كليد مانند صفحه كليد خودتان اما روى صفحه نمايشگر دست يابيد. با اجراكردن اين صفحه كليد يك پنجره مانند شكل بالا كه مى‏بينيد. با فشاردادن هر دكمه روى صفحه كليد خود، دكمه موردنظر روى اين صفحه كليد مشخص مى‏شود. از اين صفحه كليد مى‏توانيد براى يادگيرى تايپ نيز استفاده كنيد.

20- برداشتن پشت زمينه آيكونها:
در ويندوز XP يك خاصيت وجود دارد كه مى‏تواند جالب باشد. اين كار را در ويندوزهاى ديگر نمى‏توانستيد انجام دهيد و آن اين بود كه روى نوشته تمام آيكونهاى روى Desktop يك پشت زمينه رنگى وجود دارد كه به هيچ وجه از بين نمى‏رود، اما در ويندوز XP اين كار عملى شده است. براى انجام آن وارد پنجره System Properties (كليك راست روى My Computer و انتخاب Properties) بشويد و بعد به قسمت Advanced و بعد Performance>Setting برويد. در آنجا دنبال عبارت 'use drop shadows for icon labels' بگرديد و كادر انتخابى آنرا فعال كنيد.

21- برداشتن باكسهاى بالونى شكل:
اگر ويندوز XP داريد حتماً با پنجره‏هايى شبيه بالون كه براى توضيحاتى در مورد مطلبى باز مى‏شوند برخورد كرده‏ايد. شما مى‏توانيد آنها را از كار بيندازيد؛ براى انجام اين كار وارد ويرايشگر رجيسترى شويد و به آدرس زير برويد:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\Advanced

بعد از اينكار و رفتن به آدرس بالا در اين قسمت كليك راست بزنيد و يك NewDwordValue با نام EnableBalloonTips ايجاد كنيد و مقدار آن را صفر قرار دهيد. همين! ديگر بالونها را نخواهيد ديد.

22- برداشتن اخطار برنامه Msconfig:
اگر شما با استفاده از برنامه Msconfig تغييراتى در سيستم خود داده‏ايد، ممكن است دفعه بعد در بوت شدن سيستم اخطارهايى را ببينيد كه در بعضى مواقع شما را اذيت مى‏كند. شما مى‏توانيد اين اخطارها از بين ببريد. براى اينكار به آدرس‏

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Run

در ويرايشگر رجيسترى برويد و مقدار Msconfig Reminder را پاك كنيد.

23- تغييرات در Office Asistant
همه با دستيار آفيس مايكروسافت (به شكل گيره كاغذ و سگ و گربه و...) آشنا هستيد. شما مى‏توانيد آنرا كاملاً حذف كنيد و يا اينكه در عمليات آن تغييراتى ايجاد كنيد. براى حذف كامل آن به آدرس‏

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office

در ويرايشگر رجيسترى ويندوز برويد. بعد از بازكردن اين شاخه يكى از شاخه‏هاى 8.0، 9.0 و 10 را باز كنيد (اين شماره‏ها به نسخه آفيس شما بستگى دارد، شماره OfficeXP، 10 است) و در آنجا شاخه Common>Asistant را باز كنيد. دايركتورى Asistant را پاك كنيد. در اين صورت دستيار آفيس به كلى از بين مى‏رود. براى تغييرات در آن يك Dword value ايجاد كنيد و براى عمليات زير كارهاى مربوطه را انجام دهيد:

هدف عمل
غيرفعال كردن كليد F1 AsstAssistWithHelp=0
غيرفعال كردن Tipهاى با اولويت بالا AsstOnlyHighProrityTips=1
غيرفعال كردن پيغامهاى كمكى AsstAssistWithHelp=0

24- برنامه‏ها را از منوى Add/Remove حذف كنيد:
حتماً مى‏دانيد تمام برنامه‏هايى را كه در ويندوز نصب مى‏كنيد، مى‏توانيد در منوى Add/Remove ببينيد. اگر شما يك برنامه را به طور دستى پاك كنيد (پوشه برنامه يا فايل اجرايى آن) ديگر نمى‏توانيد آن برنامه را از منوى Add/Remove پاك كنيد و برنامه هميشه در اين منو وجود دارد. ناراحت نباشيد از طريق ويرايشگر رجيسترى ويندوز مى‏توانيد اينكار را انجام دهيد. به آدرس

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall

برويد. حالا هر برنامه‏اى را كه مى‏خواهيد در منوى Add/Remove نمايش داده نشود را پاك كنيد.

بسیاری از شماها هنگام روشن کردن کامپیوتر قبل از آنکه سیستم عامل خاصی بالا بیاید به سد محکمی با نام رمز عبور BIOS برخورد کرده اید. رمز عبوری که بر خلاف سایر رمز عبورها به هیچ وجه در هارد دیسک کامپیوتر ذخیره نمیشود. یا همین مشکل موقعی که می خواهید مشخصات Setup نامپیوتر را عوض کنید پیش میآید. این مقاله به معرفی چند روش برای حل این مشکل میپردازد. فرض ما بر این است که شما رمز عبور کامپیوتر خود را فراموش کرده اید و دنبال راه حل هستید و قصد اذیت کردن و دست بردن در کامپیوتر کسی را ندارید.

روش اول: برای دزدی از یک مکان ساده ترین و اولین کار استفاده از شاه کلید است تا آبرومندانه و ترو تمیز وارد شوید و آخرین راه حل بالا رفتن از دیوار است. در این مورد هم اینچنین است ما برای مارک ها و مدلهای مختلف Bios رمزهای عبوری معرفی می کنیم که امیدواریم مشکل شما را حل کند و نیازی به بالا رفتن از دیوار نداشته باشید.

توجه داشته باشید که هنگام وارد کردن رمزهای عبور حروف بزرگ را بصورت بزرگ و حروف کوچک را بصورت کوچک وارد کنید.

روش دوم : یک روش نرم افزاری برای پاک کردن رمز عبور

اگر هنگامی که کامپیوتر روشن است بدان دسترسی دارید میتوانید از برخی نرم افزارهای موجود برای پاک کردن رمزعبور استفاده کنید ولی از آنجا که مکن است شما به این نرم افزار ها دسترسی نداشته باشید روش زیر را به شما معرفی میکنیم.

کامپیوتر را به حالت MS DOS برگردانید و دستور DEBUG را اجرا کنید

0 برای مدلهای مختلف BIOS عبارات زیر را وارد کنید

توجه کنید که حرف اول برابرحرف "O " است نه عدد صفر.

روش سوم : روش سخت افزاری

اگر هنگامی که کامپیوتر روشن است به آن دسترسی ندارید یا رمز عبورهای قبلی کارساز نبود می توانید از روشهای سخت افزاری زیر استفاده کنید.

● استفاده از Jumper ها

بر روی تمام مادربردها یک Jumper است که از آن برای پاک کردن CMOS میتوانید استفاده کنید.کنار این jumper معمولا این عبارت دیده میشود Clr CMOS.

تنها کاری که شما میکنید این است که jumper را از پایه 1و2 درآورده و به پایه 3و4 نصب کنید و دوباره به حالت اول برگردانید. شما به همین سادگی میتوانید رمز عبور را پاک کنید.

● در آوردن باتری

میتوانید باتری دستگاهتان را که روی مادربرد است درآورده و دوباره جا بیاندازید در این حالت تمام اطلاعات CMOS به حالت پیش فرض برمیگردد. ولی توجه داشته باشید که جا انداختن باتری کمی مشکل است.

● عوض کردن آی سی ( Cheap CMOS )

اگر هیچ یک از روشهای الا جواب نداد میتوانید آی سی CMOS را با یک آی سی از همان نوع عوض کنید یا از نوع برنامه ریزی کنید اینکار ابزار مخصوصی دارد و شرکتهای تعمیر کامپیوتر برای شما اینکار را خواهند کرد .

توجه: برای پیدا کردن آی سی CMOS میتوانید به دفترچه مادربرد خود مراجعه کنید.

در این روشها علاوه بر اینکه رمز عبور را پاک میکنید سایر اطلاعات نیز به حالت اولیه برمیگرد ولی نگران نباشید مشکلی نیست و شما میتوانید دوباره مشخصات کامپیوتر خود را در Setup وارد کنید.

بررسی اجزای اصلی

در درسهاي گذشته به طور كامل با محيط اكسس آشنا شديم و اميدوارم كه شما تمامي پايگاهاي نمونه را بررسي كرده باشيد و كاملا مفهوم كار با اكسس براي شما روشن شده باشد. درس اين جلسه يكي از مهمترين دروس در رابطه با اكسس است و شما حتما سعي كنيد به طور كامل اين درس را بفميد و حتما در مورد اين درس اگه سوالي بود بپرسيد چون واقعا فهميدن اين قسمت از اكسس كار را بسيار ساده خواهد كرد.
در اين درس ما با بخشهاي مختلف پنجره Database آشنا مي شويم و چگونگي استفاده از هر يك را توضيح خواهيم داد. مي توان گفت پنجره Database سكوي پرتاب شما به سوي Access است, تمامي فعاليتهاي كه در اكسس انجام مي شود از اين محل شروع مي شود, آشنايي با اين پنجره مي توان گفت آشنايي با خود اكسس است. بعد از يادگيري اين بخش ار اكسس شما براحتي خواهيد توانست ديگر خصوصيات پايگاه داده را ياد بگيريد. من به شما توصيه مي كنم يكي از پايگاههاي داده نمونه را باز كنيد تا هنگام درس اجزاي اصلي پنجره Database را مشاهده كنيد.

معني دقيق پايگاه داده ها

به احتمال بسيار قوي شما با مفهوم پايگاه داده آشنا هستيد ولي ما براي ادامه كار اشاره كوچكي به آن مي كنيم. شايد اساسي ترين تعريف پايگاه داده اين باشد:

پايگاه داده: مجموعه اي از داده هاي مرتبط به هم است.

در واقع اين تعريف شامل هر نوع فايل داده اي كه با آن كار مي كنيد مي شود. مثلا نامه, گزارش و كتاب مجموعه اي از داده ها به صورت كلمات مرتبط به هم است. يا فايلهاي گرافيكي داده هاي مرتبطي است متشكل از نقاط رنگي بسياري (پيكسل) كه تصوير را تشكيل مي دهند. با توجه به اينكه ممكن است تعريف بالا كمي پيچيده و عمومي تر باشد در زير اشاره به تعريفي خاص در مورد پايگاه داده در اكسس مي كنيم:

پايگاه داده اكسس: مجموعه اي است از داده هاي مرتبط و ابزارهايي كه با استفاده از آنها با داده ها كار مي كند.
بنابراين پايگاه داده در اكسس از فايلهاي داده مرتبط به يكديگري تشكيل شده است كه به همراه ابزارهايي كه شي ناميده مي شوند به شما امكان دسترسي, گردآوري و گزارش گيري از داده ها را مي دهد. هر پايگاه داده ارتباطي برخلاف انواع ديگر فايلها مجموعه هايي از داده ها را شامل مي شود كه به آنها جدول گفته مي شود. در خارج پايگاه داده, هر جدول, ممكن است بعنوان يك فايل مجزا در نظر گرفته شود. مثلا يك پايگاه داده تجاري ممكن است شامل فايل مرتب شده اي از سفارشات خريداران, فايل موجودي, فايل فهرست نشاني خريداران, فايل اطلاعات كارمندان و فايل دستمزد باشد كه تك تك اين فايلها در اكسس به صورت جدول هستند.
بدون ساخت پايگاه داده ها, هريك از اين فايلها را بايد جداگانه مديريت كرد, اما پايگاه داده ها قادر است تا در صورت وجود مقادير مشترك. اين جدولها (فايلها) را به هم مرتبط كند, مثالي در اين مورد كد مشتركي است كه در جدول مشتريان و جدول سفارشات مشتريان وجود دارد.

توجه:

اكسس پايگاه داده ارتباطي ناميده مي شود زيرا مي تواند جداول داده ها را براساس مقادير مشترك به يكديگر مرتبط كند.
جدول خريداران (فايل داده هاي خريداران)ممكن است شامل كد, نام و نشاني هر خريدار باشد. جدول سفارشها, ممكن است شامل اطلاعات سفارش هر خريدار در طي يكسال گذشته باشد. در اينجا بايد توجه كرد كه جدول سفارشها نبايد نام و نشاني خريداران را داشته باشد فقط كد آنها كافي است. اگر تمامي اطلاعات خريدار در جدول سفارش نيز موجود باشد اينكار سبب هدر رفتن وقت و وجود اطلاعات مشابه و تكراري بسيار خواهد شد و همچنين در موقعي كه مثلا نشاني خريدار عوض مي شود بايد تمامي سفارشها را چك كرد و همه را عوض كرد ولي در موقعي كه فقط كد در جدول سفارشها مي باشد نيازي به تغيير در جدول سفارشها نيست و فقط بايد جدول خريدار عوض شود.

در شكل 41 يعني شكل زير اين مطلب به طور كامل نشان داده شده است يعني ارتباط بين جدول خريداران و جدول سفارشات مشخص است. ممكن است جدول متعدد ديگري نيز وجود داشته باشد. در هر پايگاه داده, تقريبا هر جدولي از طريق داده ها و اطلاعات مشترك به يك يا چند جدول ديگر مرتبط مي شود در مثال زير اين داده مشترك در دو جدول كد خريدار است.

هر پايگاه داده, علاوه بر جداول, شي هاي ديگري نيز دارد. هرچند كه شايد جداول يك پايگاه داده مهمترين شي آن باشد (جداول, داده هاي پايگاه داده را نگهداري مي كنند). اشياي ديگر در پنجره Database ما را در مديريت, پهنگام سازي و گزارش گيري از جداول همياري مي كنند. اكثر پايگاههاي داده اكسس از بجز جدولها كه در تمام پايگاهها موجود است از بيشتر عناصر پنجره Database نيز استفاده مي كنند.

توجه:

هر از چند گاهي به پنجره پايگاه داده, ظرف پايگاه داده نيز گفته مي شود زيرا تمامي اشياي پايگاه داده را شامل مي شود.
حال هر يك از اجزا در پنجره Database را به طور مختصر توضيح مي دهيم:(اين اجزا در زير ستون Objects قرار دارند و به اجزاي اصلي مشهورند)
---------------------
1-جدولها(Tables):
مجموعه اي از داده ها را كه به يك موضوع مشخص مربوط هستند در خود نگهداري مي كنند. مثلا اگر يك سيستم حسابداري خانگي ايجاد كنيد بايد جدولي براي درآمدها, جدولي براي مخارج, جدولي براي هزينه هاي مشخص و غيره ايجاد كنيد.

2-بازجست ها(Queries):
زيرمجموعه اي از داده ها را ايجاد مي كند, كه براي گزارشگيري و جستجو قابل استفاده مي باشند. مثلا اگر شما بخواهيد كليه مخارجي را كه در 10 روز آتي پرداخت شده اند را بدست آوريد بايد از بازجست استفاده كنيد.

3-فرمها(Forms):
صفحه اي گرافيكي براي ورود داده ها يا نمايش آنها را نشان مي دهد كه از فرمهاي كاغذي تقليد شده است. فرم, روش ساده اي است براي مشاهده تمام يا بخشي از داده ها. مثلا شما مي توانيد يك فرم مانند صفحه چك درست كنيد و هر وقت چكي پرداخت كرديد در وارد كردن صورتحساب يك چك معمولي را در صفحه پر كنيد.

4-گزارشها(Reports):
فهرست شكل بندي شده اي از داده ها را چاپ مي كند. يك گزارش ممكن از مواردي از يكي از جداول, فهرستي از اقلام انتخاب شده, تمامي اقلام يك جدول يا فهرستي از مقادير گوناگون از جداول مختلف را چاپ كند. مثلا شما ميتوانيد در حسابداري خانه گزارشي از كليه بدهي هايتان بگيريد.

5-صفحه ها(Pages):
عملي مشابه گزارشگيري را انجام مي دهد با اين تفاوت كه در اين حالت گزارش به صورت يك صفحه اينترنتي به بيرون داده مي شود و موارد استفاده آن در طراحي صفحات اينترنتي است.

6-ماكروها(Macros):
بسياري از كارهاي متداول اكسس را خودكار مي كند. مانند مرتب كردن داده ها, ايجاد گزارشها و ايجاد سرجمع ها. مثلا سيستم پايگاه داده حسابداري خانه مي تواند ماكرويي براي محاسبه گردش پولي در يك ماه داشته باشد.

7-مدولهاي برنامه(Macros):
قابليت خودكار كردن اكسس و ايجاد سيستم هاي آماده براي كار را فراهم مي كند, بطوري كه براي افرادي كه چيزي از اكسس نميدانند قابل استفاده باشد. زماني كه برنامه اي براي اكسس مي نويسيد, در واقع آن را براي انجام كارهاي پيچيده اي برنامه ريزي مي كنيدكه از طريق منوها و ماكروها بخودي خود امكان انجام آن نيست. در واقع ماكروهاي اكسس شكلي از مدولهاي ترجمه شده هستند, بدين معني كه ماكروها شما را در راستاي تمامي اطلاعات لازم براي تكميل يك فرمان Visual Basic for Applications هدايت مي كنند. برخي افراد پس از سالها استفاده از اكسس هيچگاه به مدول نويسي نيازي نداشته اند. اگر سابقه برنامه نويسي نداشته باشيد, نوشتن برنامه دشوار است. ولي به نظر من شما فقط در واقع خيلي پيچيده به مدولها نياز خواهيد داشت.
---------------------
توجه به اين نكته ضروري است كه پايگاه داده ممكن است پيوسته در حال تغيير باشد. مثلا شما با توجه به نيازهايي كه پيش مي آيد اقدام به ساخت جدولهاي جديد و ايجاد گزارشهاي ديگري كنيد. در شكل 42 در زير شما شش شي پايگاه داده را كه تركيب آنها پايگاه داده مستقلي را شكل مي دهد, مشاهده مي كنيد. شايد يكي از مشكلترين چيزهائي كه در هنگام كار با اكسس بايد راجع به آن تصميم گيري كنيد اين است كه چه وقت مجموعه اي از اطلاعات را در پايگاه داده جديد يا پايگاه داده موجود قرار دهيم.


پايگاه داده مي تواند هدفي گسترده داشته باشد, هر پايگاه داده معمولا يك برنامه كاربردي است. در مثالهاي زير به كاربردهاي پايگاه داده هاي خاص اشاره اي مي شود:
1-اگر بخواهيد حسابهاي شما با يكديگر بده-بستان يا تعامل داشته باشند, حساب دفتر كل به يك پايگاه داده مجزا احتياج دارد. هنگامي كه از حسابي پرداختي انجام مي دهيد, مي خواهيد تا هم در جدول پرداختها و هم در جدول حسابها منعكس شود.
2-اگر بخواهيم يك سيستم مستقل پرداخت دستمزد داشته باشيد, بطوري كه بخش پرداخت دستمزد منحصرا براي پرداخت چك و نگهداري سوابق پرداخت مورد استفاده قرار گيرد, سيستم دستمزد نيز يك پايگاه داده مجزا نياز دارد.
3-نرم افزار بودجه بندي, براي بودجه بندي هريك از حسابهاي خانه, از قبيل پرداختهاي قبض, حساب اتومبيل و گزارش گيري از تمامي حسابها, به يك پايگاه داده مجزا نيازمند است.
4-يك سيستم كنترل موجودي به پايگاه داده اي نيازمند است تا بتواند ثبتهاي موجودي مربوط به شركت را پيگري, بهنگام و نگهداري كند.
بايد توجه داشت كه فهرست بالا تنها چند مورد مثال خاص مي باشد كه بسيار مختصر است و فقط براي آشنايي ذكر شده اند. به طور كلي بايد ذكر كرد هر يك از جداولي كه به نوعي با هم در ارتباط هستند بايد در يك پايگاه داده قرار داده شوند.

استفاده از اجزا’ پنجره Database:
هنگامي كه يك پايگاه داده جديد ايجاد مي كنيد, اكسس يك پنجره Database خالي را نمايش مي دهد كه براي هر يك از هفت شي پايگاه داده در آن شاخصي وجود دارد.اگر قصد كار كردن با هر يك از اين هفت شاخص را داريد بايد بر روي آن كليك كنيد مثلا اگر قصد ايجاد ماكرو را داريد بايد بر روي گزينه Macros در پنجره Database كليك كنيد. بسته به انتخابي كه شما از شاخصها مي كنيد در بالاي پنجره Database كليدهاي فرمان مختلفي نمايش داده مي شود كه در زير به طور مختصر به معرفي آنها مي پردازيم:

---------------------

1-باز كردن(Open): براي باز كردن شي موجود مثلا باز كردن يك جدول يا يك فرم

2-طراحي(Design):براي ايجاد تغيير در شي كه با انتخاب اين فرمان حالت نمايشي Design پديدار مي شود مثلا شما اگر بعد از ايجاد يك فرم قصد ايجاد تغيير در آن را داشتيد بايد بر روي Design كليك كنيد.

3-جديد(New):براي ايجاد شي جديد مثلا ايجاد جدولي جديد

4-بازنگري(Preview):
اين فرمان فقط در قسمت گزارش وجود دارد و براي مشاهده گزارش قبل از چاپ مي باشد.

5-اجرا(Run):يك فرمان در شاخصهاي ماكرو و مدول وجود دارد و براي اجراي يك ماكرو يا مدول(برنامه) به كار مي رود.

6-حذف(Delete): در تمامي شاخصها موجود است و براي حذف شي به كار مي رود. اين راحترين قسمت است.

7-مرتب سازي: چهار گزينه بعدي كه در همه شاخصها موجود است براي مرتب سازي اشيا به كار مي رود و درست مانند مرتب سازي آيكونها در ويندوز عمل مي كند.
---------------------
هنگامي كه شي جديدي ايجاد مي كنيد بايد آنرا نامگذاري كنيد. مي توانيد نامهايي با حداكثر درازي 64 كاراكتر(حرف و عدد), كه در آن فاصله نيز مي توان استفاده كرد اختيار كنيد.با ايجاد و نامگذاري يك شي آن شي در پنجره Database نمايش داده خواهد شد.
درس اين جلسه تا بدينجا بود در درس بعدي در مورد هر يك از شاخصها به طور مفصلتر بحث خواهيم كرد. پیشنهاد می کنیم قبل از آنکه به درس بعدی بروید اجزايي كه ياد گرفتيد آشنايي كامل پيدا كنيد.

نگاهی کلی به اجزای اصلی

در درس پيش با مفهوم پايگاه داده آشنا شديم و تا حدودي به جزئيات پنجره Database پرداختيم و آشنايي لازم را با دكمه هاي اين پنجره پيدا كرديم در اين قسمت درس قصد داريم تا پنجره Database را بيشتر از قبل بررسي و تحليل كنيم. اين درس در واقع ادامه درس قبلي مي باشد پس اين درس نيز از نظر اهميت داراي درجه بالايي است.

نگاهي به جداول:
اگر پايگاه داده, هيچ شي ديگري نداشته باشد, همواره بايد حداقل يك جدول داشته باشد. داده هاي پايگاه داده را جدول نگهداري مي كند. همانطوري كه در درس قبل اشاره شد,جداول اغلب با مقادير داده مشترك به يكديگر مرتبط مي شوند, به ترتيبي كه دو يا چند جدول نبايد داده هاي زيادي يا تكراري داشته باشند. براي نمايش اسامي جداول موجود در پايگاه داده بر روي شاخص Tables در پنجره Database كليك كنيد. براي باز كردن و مشاهده محتويات هر جدول مي توانيد بر روي نام آن جدول دوبار كليك كنيد. كه در اين حالت Access جدول را در حالت نمايش Datasheet يا كاربرگ باز مي كند,كه در اين حالت شما مي توانيد داده هاي موجود در جدول را مشاهده كنيد.
معمولا در حالت نمايشي كاربرگ تمامي داده هاي يك سطر جدول در صفحه نمايش جا نمي گيرد. براي مشاهده بقيه داده هاي هر سطر مي توانيد از ميله هاي گردش افقي پنجره در زير آن استفاده كنيد و به چپ و راست برويد.
جدول براي مشاهده و كار با آن, به حالات ديگري هم براي نمايش نياز دارد. در حاليكه حالت نمايشي Datasheet يا كاربرگ امكان مشاهده, افزودن, حذف و اصلاح داده هاي جدول را مي دهد, حالت نمايشي طراحي كه در اكسس با عنوان Design view شناخته مي شود امكان تغيير شكل جدول و طراحي خود جدول را فراهم مي كند. البته وقتي كه بيشتر راجع به ساختار جدول صحبت كرديم شما تصوير بهتري از حالت طراحي خواهيد داشت. به طور كلي حالت Datasheet براي اضافه كردن و مشاهده داده ها و حالت طراحي براي طراحي و تغيير خود جدول نه داده ها به كار مي رود.
براي ديدن جدول در حالت نمايشي طراحي يا Design مي توانيد جدول خود را انتخاب كرده و سپس بر روي دكمه design در بالاي پنجره Database كه قبلا معرفي شد كليك كنيد. بعد از باز كردن پنجره در حالت Design ملاحظه خواهيد كرد كه در اين حالت هيچ خبري از داده هاي موجود در جدول نيست و فقط شكل جدول در اين حالت در دسترس است.
اگر جدول را در حالت Datasheet باز كرده ايد و قصد رفتن به حالت design را داريد اين كار را مي توانيد با استفاده از منو view و انتخاب دو حالت Datasheet view و Design view انجام دهيد و به راحتي بين دو حالت جدول حركت كنيد.
جدول ساختاري مشخص و اكيد دارد. داده هاي جدول در داخل جدول درون سطرها و ستونها جدول قرارگرفته و سازماندهي مي شوند كه به اين سطرها و ستونها به ترتيب ركورد و فيلد گفته مي شود(حتما به خاطر بسپاريد سطر در معناي ركورد و ستون در معناي فيلد به كار مي رود.)
هر ركورد جدول بيانگر يك داده مستقل است. مثلا: در جدول اقلام موجودي در انبار هر ركورد جدول نشان دهنده يكي از انواع قطعات موجود در انبار است.هر فيلد ركورد, نشانه دهنده جزيي از داده هاي مربوط به هر قطعه, مانند شماره قطعه, تعداد و شرح است. اگر قطعه اي 32 عدد موجود باشد, ركورد قطعه فقط يك بار در جدول تكرار مي شود اما ميزان موجودي در فيلد تعداد منعكس مي شود. با توجه كردن به شكل 51 زير بيشتر مفهوم اين بيان را خواهيد فهميد.

اين كه تمامي ركوردها, فيلدهاي مشابهي دارند, به اين معني نيست كه تمامي فيلدهاي هر ركورد بايد پر باشد. مثلا يك جدول موجودي, ممكن است فيلدي به نام قيمت خرده فروشي داشته باشد, ولي فقط تعداد اندكي از ركوردها, مقداري را در اين فيلد نگه داشته باشند. بنابراين برخي از ركوردها قيمت خرده فروشي ندارند عليرغم اينكه پاره اي از ركوردهاي جدول, قيمت خرده فروشي دارند.
توجه به اين نكته ضروري است كه فيلد مشترك مانند شماره قطعه يا كد مشتري, مبناي ارتباط بين دو جدول مرتبط را تشكيل مي دهد و امكان خالي رد كردن اين فيلدها داده نمي شود.
وجود فيلد مشتركي كه دو جدول را به يكديگر مرتبط مي كند, بدين معني است كه امكان رهائي كامل از داده هاي تكراري وجود ندارد. براي دو جدول مرتبط, داده ها بايد تكرار شوند زيرا هر دو جدول بايد فيلدهاي مشتركي براي ارتباط داشته باشند. شايد اگر براي تمامي داده ها يك جدول بزرگ ايجاد كنيد, مجبور به داشتن فيلدهاي تكراري نباشيد, اما با اينكار زمان زيادي را در ورود داده ها هدر خواهيد داد, چون در هر ركورد بايد تمامي فيلدهاي پايگاه داده وجود داشته باشد و از طرفي بعضي مواقع هم امكان ايجاد يك جدول بزرگ وجود ندارد پس ما مجبور به استفاده از چندين جدول هستيم كه بهترين راه براي جلوگيري از افزايش تعداد داده هاي مشترك استفاده از ارتباط فيلد مشترك است.
بعد از كار با جدول مي توانيد جدول را با استفاده از منو File و گزينه Close ببنديد.

نگاهي به بازجست:
براي مشاهده بازجستهاي هر پايگاه داده بايد بر روي شاخص Queries در پنجره Database استفاده كنيد. براي باز كردن هر بازجست مي توانيد بر روي نام آن دوبار كليك كنيد يا بد از انتخاب آن به وسيله ماوس بر روي دكمه Open در بالاي پنجره Database كليك كنيد.
هنگامي كه بازجستي را باز مي كنيد, اكسس آن بازجست را در حالت نمايش Datasheet مربوط به بازجست باز مي كند, كه كاملا مشابه حالت نمايشي Datasheet مربوط به جدول است. تنها تفوت در آن است كه حالت نمايشي Datasheet مربوط به بازجست معمولا به اندازه جدول, داده و اطلاعات ندارد. در واقع اين حالت نمايشي ميزان محدودي از داده ها را, كه مقصود اصلي از ايجاد بازجست است نمايش مي دهد. بازجست, داده ها را از يك يا چند جدول انتخاب مي كند و مي توانيد زيرمجموعه اي از داده ها را به عنوان جدول يا گزارش نمايش دهيد. در بيشتر مواقع مقدار داده هاي پايگاه داده بيشتر از آن است كه مايل به مشاهده هستيد. هدف از ايجاد بازجست, محدود كردن مقدار داده هاي به نمايش درآمده است. بازجست انتخابي از جمله متداولترين انواع بازجست ها است. بازجست انتخابي, داده ها را ميان دو يا چند جدول انتخاب كرده و نمايش مي دهد. علاوه بر حالت نمايشي Datasheet كه مانند حالت نمايشي جدول مي باشد بازجست را مي توان در حالت نمايشي Design نيز باز كرد كه مربوط به حالت طراحي بازجست است و براي رفتن به اين حالت مي توانيد درست مانند جدول رفتار كنيد و يا با انتخاب بازجست مورد نظر و كليك روي دكمه Design در بالاي پنجره Database اين حالت را نمايان كنيد.
همانطور كه مشاهده مي كنيد حالت طراحي Design مربوط به بازجست, ظاهر پيچيده اي دارد. اما بعد از آشنايي كامل با بازجست ايجاد و اجراي آن براي شما بسيار ساده خواهد بود. ايجاد بازجست در حالت طراحي Design و نمايش آن در حالت نمايشي Datasheet صورت مي پذيرد. بعد از پايان كار خود با بازجست مي توانيد بوسيله منو File و گزينه Close بازجست را ببنديد.

نگاهي به فرم:
براي مشاهده فرمهاي يك پايگاه داده, از شاخص Form در پنجره Database استفاده مي كنيم. براي مشاهده محتواي هر فرم مي توانيد در روي نا آن دوبار كليك كنيد و يا پس از انتخاب فرم مورد نظر بر روي دكمه Open در بالاي پنجره Database كليك كنيد.
بعد از باز كردن فرم مورد نظر اكسس آنرا در حالت نمايش Form يا Form View نشان خواهد داد. حالت نمايشي Form, فرم را در شكل نهايي آن نشان مي دهد و امكان ورود, اصلاح و نمايش داده ها را فراهم مي سازد. كليدهاي راهبري كه در زير اكثر حالات نمايشي وجود دارد, شماره ركورد و تعداد كل آنها را نمايش مي دهد.
چهار كليد اطراف نشانگر ركورد, براي گرداندن فرم و نمايش ركوردهاي مختلف به كار مي رود. شما مي توانيد ركوردهاي اول, بعدي, قبلي و آخري را مشاهده كنيد. شماره بين كليدها, شماره ركورد جاري كه فعلا مشاهده مي كنيد است.اگر بر روي شماره ركورد جاري, شماره ركورد جديدي را وارد كنيد اكسس در صورت وجود آن ركورد آنرا در فرم نمايش مي دهد.كليدهاي راهبري كه در منتهي اليه سمت راست قرار دارد, امكان ايجاد ركورد جديدي را با يك فرم خالي فراهم مي سازد. همانطور كه مشاهده مي كنيد كليدهاي راهبري مشابه كليدهاي كنترلي پخش صوت طراحي شده اند. با توجه كردن به شكل 52 در زير مفهوم كليدهاي راهبري را بيشتر درك خواهيد كرد.


حالت نمايشي Design در مورد Form نيز شكل فرم را نشان مي دهد. براي دسترسي به اين حالت شما مي توانيد درست مانند جدول رفتار كنيد و يا با انتخاب فرم مورد نظر بر روي دكمه Design در بالاي پنجره Database كليك كنيد. شايد براي شما در اين لحظه شكل آن عجيب به نظر بيايد ولي وقتي در درسهاي آتي روش ايجاد فرم را فراگرفتيد, نحوه خواندن حالت نمايشي Form را نيز خواهيد فهميد. با دستكاري در حالت نمايشي Design, مي توانيد نحوه نمايش داده هاي درون فرم را تغيير دهيد.
در درون فرم حالت نمايشي ديگري نيز وجود دارد و آن حالت نمايشي Datasheet است. كه براي دسترسي به آن بعد از باز كردن فرم مورد نظر مي توان از منو View گزينه Datasheet را انتخاب كرد.اين حالت كاملا شبيه حالت نمايشي Datasheet در جداول است. مزين حالت نمايشي Datasheet به حالت نمايشي معمولي فرم در اين است كه در اين حالت تعداد ركورد بيشتري نمايش داده مي شود در حالي كه در حالت نمايش معمولي فقط يك ركورد نمايش داده مي شود. البته در درسهاي آتي بيشتر در مورد اين حالت نمايشي صحبت خواهد شد.
بعد از پايان كار با فرم مي توانيد به وسيله منوي File و گزينه Close از فرم مورد نظر خارج شويد.

نگاهي به گزارش:
براي نمايش گزارشهاي هر پايگاه داده مي توان از شاخص Reports در پنجره Database استفاده كرد. هرچند كه مي توان گزارشها را روي صفحه نمايش بازنگري كرد ولي وقتي كه آنها را بر روي كاغذ چاپ كنيم بسيار مفيدتر خواهند بود. اگر بخواهيم قبل از چاپ محتواي گزارش را مشاهده كنيم مي توانيم بر روي نام گزارش مورد نظر دوبار كليك كنيم يا با انتخاب گزارش موردنظر بر روي دكمه Preview در بالاي پنجره Database كليك كنيم. (البته بايد توجه كرد كه گزارش تنها مختص چاپ كردن نيستند و كاربردهاي ديگري نيز دارند)
شما مي توانيد گزارشي بسازيد كه تمامي داده هاي يك جدول, چندين جدول, بازجست را نمايش دهد.با باز كردن گزارش شما آنرا در حالت Print Preview (بازنگري چاپ) به نمايش در خواهيد آورد.بازنگري چاپ گزارش را در شكل نهايي آن نشان مي دهد, اما بجاي چاپ گزارش, آنرا برروي صفحه مشاهده مي كنيد, تا قبل از چاپ گزارش از صحت آن مطمئن شويد.
در حالت Print Preview در مورد گزارش, امكان تغيير, اضافه يا حذف داده ها از پايگاه داده وجود ندارد. ولي با استفاده از آن مي توانيد مقادير مختلفي از اطلاعات را مشاهده كنيد. دقت داشته باشيد كه در هنگام حركت ماوس بر روي پنجره Print Preview, مكان نماي ماوس به يك ذره بين تبديل مي شود. در اين حالت اگر با ماوس كليك بزنيد, تصوير بزرگ شده گزارش را مشاهده مي كنيد, بدين تزتين مي توانيد گزارش را از نزديك مرور كنيد.
حالت نمايشي Design در مورد گزارش شكل آنرا نشان مي دهد.براي دسترسي به اين حالت مي توان درست مانند اجزا ديگر عمل كرد ويا با انتخاب گزارش مورد نظر بر روي دكمه Design در بالاي پنجره Database كليك كرد.بعدا با استفاده از حالت نمايشي Design شكل گزارش را تغيير خواهيم داد.

نگاهي به صفحه ها:
براي نمايش صفحه هاي وب موجود در يك پايگاه داده مي توانيد بر روي شاخص Pages در پنجره Database كليك كنيد. صفحه ها در يك پايگاه داده اكسس براي استخراج داده ها از جدول به يك صفحه وب مورد استفاده قرار مي گيرند درست مانند گزارش با اين اختلاف كه اين بار به جاي چاپ صفحه گزارش آنرا در يك مرورگر وب مانند IE مي تواند مشاهده كرد. من نمي خواهم زياد در مورد صفحه ها در اين قسمت توضيح دهم زيرا كاركرد آنها بسيار شبيه گزارشها مي باشند و هر كاري كه با گزارش انجام داديم مي توانيد با اين صفحه ها نيز انجام دهيد فقط به خاطر داشته باشيد كه اينها هر كدام يك صفحه وب مي باشند. در صفحه ها نيز مانند گزارش ها حالت نمايشي Design براي طراحي استفاده مي شود.
مي توان بزرگترين تفاوت بين گزارشها و صفحه ها را پوياتر بودن صفحات بيان كردن بدين معني كه شما بهتر از گزارش مي توانيد اطلاعات موجود در پايگاه داده را مرور كنيد و بين آنها حركت كنيد.

نگاهي به ماكروها:
ماكروها فهرست فراميني است كه در آنها كارهايي كه معمولا از طريق صفحه كليد انجام مي دهيد, تعريف مي شود. مثلا مي توانيد ماكرويي ايجاد كنيد كه هنگام وقوع شرايطي خاص مثل هنگامي كه ميزا فروش چيزي از تعداد يا مقدار مشخصي كمتر شود, گزارش مشخصي را چاپ كند. البته با استفاده از منوها نيز مي توانيد گزارش مورد نظر را چاپ كنيد ولي ماكرو مراحل كار را خودكار مي كند, بدين ترتيب كي توانيد با فشار كليد فرمان روي فرم, گزارش را چاپ كنيد.
به اين نكته توجه كنيد كه ماكروها اغلب به كليدهاي فرمان وصل مي شوند تا اجراي آنها براي كاربر ساده باشد چون به هرحال شما استفاده كننده هستيد و مايليد تا كارها تا حد امكان ساده انجام شود.
توجه كنيد كه كليد Run در بالاي صفحه Database ماكرو را اجرا مي كند ولي تا زماني كه نحوه عملكرد آنرا در برنامه نمي دانيد به هيچ وجه اقدام به اجراي آن نكنيد.
هرگاه بخواهيد محتويات ماكرو را از پنجره Database مشاهده كنيد بايد نام ماكرو مورد نظر را انتخاب كرده و بر روي دكمه Design در بالاي پنجره Database كليك كنيد كه در اين حالت حالت نمايش Design مربوط به ماكرو را مشاهده مي كنيد. فهرست اعمال ماكرو را در اين پنجره مشاهده مي كنيد به احتمال قوي اين اعمال مرموز به نظر مي رسندولي به مرور با آنها آشنا خواهيد شد.
چون ماكرو فهرست كارهاي خودكار شده است و شما هنوز نمي دانيد اكسس چه كارهايي مي تواند انجام دهد پس در اين مقطع نمي توان كار زيادي براي افزايش درك نسبت به ماكرو كرد. پس از پايان كار با ماكرو آنرا به وسيله منو File . گزينه Close ببنديد.

نگاهي به مدول ها:
مدولها برنامه هاي كاملي هستند كه با Visual Basic for Applications نوشته مي شوند, و براي خودكار كردن كارها به كار مي روند.برخلاف ماكروها كه ساده هستند برنامه كاربردي را مي توان به نحوي ايجاد كرد كه به هر حركت استفاده كننده پاسخ داده و عكس العمل نشان دهد. ما در درسهاي آينده به چگونگي كار مدولها خواهيم پرداخت ولي به دلايل زير به طور كامل آنرا توضيح نخواهيم داد:
----------------
برنامه نويسي با مدولها به مهارت هاي كامپيوتري پيشرفته اي نياز دارد كه من فكر نمي كنم تمامي مطالعه كننده هاي اين دروس به مهارتها آشنا باشند. اكسس محل خوبي براي يادگيري نحوه برنامه نويسي نيست. بسياري از افراد ساليان متمادي بدون نياز به نوشتن مدول, بصورتي موثر و كارا از اكسس استفاده مي كنند. حتي اگر بخواهيم برنامه هاي كاربردي قوي در اكسس ايجاد كنيم مي توان حتي بدون يك نياز كوچك به مدول اين كارها را انجام داد.
---------------
اگر قبلا برنامه نويسي كرده باشيد, خصوصا با يكي از زبانهاي مشابه Basic مانند Qbasic و BasicA يا Visual Basic در استفاده از مدولها مشكل خاصي نخواهيد داشت.
البته در كلاسهاي اين سايت يكي از همكاران من دروس Visual Basic را براي شما عزيران تدريس مي كنند كه بسيار مفيد و پرمحتوا مي باشد و شما تما با دنبال كردن دروس اين همكار عزيز براحتي كار با مدولها را ياد خواهيد گرفت و من نيز شما را در اين راه ياري خواهم كرد.
پس از پايان كار با مدول مي توانيد از منو File و گزينه Close اقدام به بستن مدول بكنيد.
---------------------
درس اين جلسه در اين قسمت به پايان مي رسد و شما تا حالا به طور دقيق با كاركرد اجزا پنجره Database آشنا شده ايد. در دروس بعدي به تدريج به طور حرفه اي به كار با اين اجزا روي خواهيم آورد. در درس بعدي طراحي يك پايگاه داده هاي جديد را شرح خواهم داد. به اميد شادابي بيشتر شما دوستان عزيز

پک نرم افزاری از شرکت معروف Symantec که برای پاک کردن ویروسی که بسیاری از دوستان باهاش آشنا هستن Mydoom که تا حالا خیلی اسم عوض کرده مثل: W32.Mydoom.B@mm . W32.Mydoom.F@mm . W32.Mydoom.G@mm و...

 ۱۵۸ کیلوبایت
 Download